Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 закрепляют правила оформления организационно-распорядительных документов. Несмотря на небрежность разработки и недостатки в оформлении приложений, они нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и унифицированных форм для создания электронных документов в статусе оригиналов. В Методических рекомендациях требования к тексту служебных записок специально не рассматриваются. Но в процессе внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы рекомендуем службам делопроизводства начинать унификацию и разработку электронных шаблонов и бланков с документов, которые массово составляются практически всеми сотрудниками организации, – например, со служебных записок.
Большинство из них имеют короткий (до 5 лет) срок хранения и вполне могут «жить» в качестве электронных оригиналов даже без распечатки на бумагу. И если обеспечить в системе электронного документооборота 2 удобство их составления, маршрутизировать согласование и последующие операции, то служба делопроизводства существенно сэкономит дорогое рабочее время тех сотрудников, которые составляют такие документы, согласовывают их, ставят резолюцию и исполняют ее.
Рассмотрим типовой формуляр служебной записки с позиций управления документами, выявим необходимые реквизиты, атрибуты и метаданные для проектирования электронного шаблона или бланка.
Служебная записка в настоящее время стала играть роль универсального справочно-информационного документа, который составляют сотрудники организации. С помощью официальной служебной записки можно:
Работникам бывает сложно сориентироваться, в какой ситуации какую «записку» составлять, потому в процессе унификации и автоматизации служебные записки со временем «поглотили» другие виды «записок», упомянутые здесь. Но есть 2 исключения:
Таким образом, служебные записки стали основным документом в официальном общении сотрудника и его руководства (работодателя). Лучшей практикой является регламентация правил оформления служебной записки и других форм внутренней коммуникации в отдельном локальном нормативном акте организации – Правилах ведения внутренней регламентированной переписки. Этот документ обычно издается во исполнение требований Инструкции по делопроизводству и доводится до сведения всех сотрудников. Его можно опубликовать на внутреннем портале вместе с шаблоном (электронной формой) служебной записки, чтобы в любое время каждый сотрудник мог вспомнить правила и взять форму для создания служебной записки либо задействовать иные формы коммуникаций. В приказе об утверждении Правил ведения регламентированной внутренней переписки рекомендуем:
Какие же сведения о служебной записке стоит включить в регламентный документ? Лучшие практики организаций показали, что до сведения всех сотрудников необходимо довести и управленческий, и делопроизводственный аспекты ее составления. Материалы этой статьи вы вполне можете использовать для разработки такого регламентного документа.
Служебная записка – справочно-информационный документ, адресованный руководству...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рассказываем о приказах о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска: почему их можно не издавать; что нужно взвесить и на что обратить внимание, чтобы понять, как лучше действовать вашей организации – продолжить их оформлять или отказаться. Аналогично рассматриваем и ряд других кадровых документов.
Кого можно отозвать из отпуска по инициативе работодателя, а кого нет. Какие ограничения еще надо учесть. Как сформулировать обоснование отзыва в документах. Как оформить служебную записку, уведомление работника и его согласие (показываем несколько возможных вариантов), приказ. Как отразить перенос отпуска в личной карточке (по форме № Т-2) и графике отпусков (по форме № Т-7).
Может ли подписание документов уполномоченным лицом во время его отпуска стать проблемой? Оказывается, да. Предупредим о возможных «виражах», чтобы вы смогли к ним подготовиться. Поводом для разбирательств стал вопрос читателя.
Когда и на каких документах оформляется резолюция руководителем. Как ее оформить: из каких обязательных элементов она должна состоять, а что может «достраиваться автоматически» для минимизации усилий руководителя. Почему резолюцию лучше оформлять непосредственно на рассматриваемом бумажном документе либо в СЭД, избегая ее оформления на отдельном бланке. Как работникам наглядно показать их «делопроизводственные роли» в Регламенте работы с организационно-распорядительными документами: кто, что, когда делает. Поводом для этой статьи стал вопрос читателя.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?
Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Статья содержит 44 примера оформления всех реквизитов служебного письма, показывая возможные варианты их «изготовления» для различных ситуаций, а также образцы целых писем. Показаны бланки писем с угловым и продольным расположением реквизитов; бланки организации, структурного подразделения и должностного лица. Больше всего внимания уделено вариантам оформления адресата и приложений (они зависят от того, кому, как и что направляется). Все это сделано с учетом последней практики работы и тех изменений, которые ввел недавно ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данной статьей удобно пользоваться как справочником самому и вооружить им коллег (если вы устали многократно повторять исполнителям азбучные истины о подготовке проектов служебных писем).
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Мы дарим вам бесплатный доступ ко всем материалам
выбранного направления, включая закрытые статьи,
ответы на вопросы и образцы документов
