Top.Mail.Ru

Оформляем служебные записки по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методических рекомендаций к нему

Показали современные правила оформления всех реквизитов служебной записки и ее образец. Объяснили, почему происходит замена объяснительных, пояснительных, докладных записок на служебные. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и форм документов. Поэтому мы дали рекомендации по созданию служебных записок в виде электронных оригиналов в СЭД, объяснили, какие сроки хранения могут быть у служебной записки в зависимости от ее содержания, как от этого зависит выбор формы (электронная или бумажная), показали возможный состав метаданных.

Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 7.0.97-2016 1 закрепляют правила оформления организационно-распорядительных документов. Несмотря на небрежность разработки и недостатки в оформлении приложений, они нацеливают службы делопроизводства на разработку электронных шаблонов и унифицированных форм для создания электронных документов в статусе оригиналов. В Методических рекомендациях требования к тексту служебных записок специально не рассматриваются. Но в процессе внедрения ГОСТ Р 7.0.97-2016 мы рекомендуем службам делопроизводства начинать унификацию и разработку электронных шаблонов и бланков с документов, которые массово составляются практически всеми сотрудниками организации, – например, со служебных записок.

Большинство из них имеют короткий (до 5 лет) срок хранения и вполне могут «жить» в качестве электронных оригиналов даже без распечатки на бумагу. И если обеспечить в системе электронного документооборота 2 удобство их составления, маршрутизировать согласование и последующие операции, то служба делопроизводства существенно сэкономит дорогое рабочее время тех сотрудников, которые составляют такие документы, согласовывают их, ставят резолюцию и исполняют ее.

Рассмотрим типовой формуляр служебной записки с позиций управления документами, выявим необходимые реквизиты, атрибуты и метаданные для проектирования электронного шаблона или бланка.

Служебная записка во внутренних коммуникациях

Служебная записка в настоящее время стала играть роль универсального справочно-информационного документа, который составляют сотрудники организации. С помощью официальной служебной записки можно:

  • зафиксировать информацию, факты, события и передать ее непосредственному руководителю, «владельцу» и контролеру бизнес-процесса (ранее эту функцию выполняла информационная справка);
  • сформулировать предложения о том, как решить вопрос, усовершенствовать деятельность, и представить их на рассмотрение руководства организации (ранее эту функцию выполняла докладная записка, в которой обязательно должен был быть сформулирован проект решения);
  • объяснить руководству причины каких-либо действий, нарушений или бездействия, а также пояснить содержание какого-то основного документа, проекта решения или проекта локального нормативного акта, которые будут принимать органы управления организацией (ранее эту функцию выполняли объяснительная и пояснительная записки);
  • оформить предложения в рамках аттестации, повышения в должности или поощрения сотрудника (ранее эту функцию выполнял специальный документ кадрового делопроизводства – представление, этот вид документа остался в кадровой работе на государственной и муниципальной службе).

Работникам бывает сложно сориентироваться, в какой ситуации какую «записку» составлять, потому в процессе унификации и автоматизации служебные записки со временем «поглотили» другие виды «записок», упомянутые здесь. Но есть 2 исключения:

  • объяснительные записки все еще оформляются в кадровом делопроизводстве так же как и заявления, т.к. их составления в определенных ситуациях прямо требует Трудовой кодекс РФ;
  • а пояснительные записки являются частью многостраничных стратегий, концепций, аудиторских отчетов, а также сопровождают графические презентации проектов решений, подготовленных к заседаниям коллегиальных органов управления.

Таким образом, служебные записки стали основным документом в официальном общении сотрудника и его руководства (работодателя). Лучшей практикой является регламентация правил оформления служебной записки и других форм внутренней коммуникации в отдельном локальном нормативном акте организации – Правилах ведения внутренней регламентированной переписки. Этот документ обычно издается во исполнение требований Инструкции по делопроизводству и доводится до сведения всех сотрудников. Его можно опубликовать на внутреннем портале вместе с шаблоном (электронной формой) служебной записки, чтобы в любое время каждый сотрудник мог вспомнить правила и взять форму для создания служебной записки либо задействовать иные формы коммуникаций. В приказе об утверждении Правил ведения регламентированной внутренней переписки рекомендуем:

  • контроль за их соблюдением возложить на руководителей структурных подразделений,
  • а за службой делопроизводства оставить функцию методического руководства их применением.

Цель создания и типовой формуляр

Какие же сведения о служебной записке стоит включить в регламентный документ? Лучшие практики организаций показали, что до сведения всех сотрудников необходимо довести и управленческий, и делопроизводственный аспекты ее составления. Материалы этой статьи вы вполне можете использовать для разработки такого регламентного документа.

Служебная записка – справочно-информационный документ, адресованный руководству...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформление приложений, связанных содержанием с основным документом

Показываем, как отобразить наличие приложений в основном документе и отметку в верхнем правом углу на самом приложении: общие правила, а также особенности приказов, протоколов и договоров; когда приложение у основного документа единственное и когда их несколько; как в многостраничных приложениях нумеровать страницы, оформлять титульный лист, как сшивать; чем отличается оформление утверждаемого приложения от приложения справочно-информационного характера; как оформить приложение к утвержденному приказом организационному документу, т.е. приложение к приложению (всего в статье показано 25 примеров оформления).

Воинский учет ведем по-новому

Что изменилось в воинском учете с 08.01.2022. Как заполнить новую форму карточки гражданина, подлежащего воинскому учету. На кого ее надо заводить. Какие санкции грозят организациям и должностным лицам за упущения в этой сфере.

Отметка о приложении в сопроводительном письме

Объясняем, какие документы надо пересылать с сопроводительным письмом. Показываем на примерах, как оформить отметку о приложении в различных ситуациях: если приложение названо и если не названо в тексте письма, если их несколько, если приложение к письму имеет собственное приложение, когда не надо указывать количество листов, если электронный документ пересылается по электронной почте или на съемном носителе, если приложение содержит конфиденциальную информацию, если оно направляется не всем адресатам письма, как оформить опись приложений и др. нюансы.

Кто подписал договор? (часть 2)

Все реже договоры подписываются сразу всеми сторонами в присутствии друг друга. Каковы юридические последствия подписания договора неуполномоченным лицом? Как снизить эти риски: что и как реально проверить, когда выручит доверенность и электронная подпись, как должна быть заверена копия доверенности (если оригинал вам не оставляют)? В этом номере читайте вторую часть статьи.

Оформляем приказ по обновленным правилам

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрели документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объяснили, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показали, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Общие правила составления и оформления протокола

Только правильно составленный и оформленный протокол в полной мере может обеспечить юридическую силу решений, которые принимаются на основе принципа коллегиальности. Мы подробно объясняем, как следует оформлять каждый реквизит этого документа. Отмечаем, что в оформлении протокола является обязательным, а что факультативным. Демонстрируем множество примеров. Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.

Правила написания адресов

Основное внимание мы уделили отечественным правилам адресования корреспонденции. Какими документами осуществляется нормативное регулирование в этой сфере? Как указать адресата – частное лицо, организацию или должностное лицо (здесь возникают вопросы с инициалами и падежом)? В какой последовательности указывать элементы адреса? Какие общепринятые сокращения можно использовать? Что писать с заглавной буквы? Как правильно указывать простой, двойной и литерный номера домов? Когда перед городом не ставится буква «г.»? В каких случаях кроме непосредственно населенного пункта нужно включить в адрес его вхождение в определенные административно-территориальные единицы (это касается не только поселков и деревень, но и городов)? Что нужно учесть при использовании отметок «до востребования» и «лично»?

Формы написания чисел в тексте документов

В тексте некоторых документов встречаются числа, которые сначала приводятся цифрами, а следом в скобках – буквенным способом. В каких случаях и в каких документах требуется текстовое дублирование суммы? В каком падеже следует делать такую расшифровку и необходимо ли писать число с заглавной буквы? Если речь идет о сумме, то возможно ли применение ­сокращений «руб.» и «коп.» и какую часть текста брать в скобки?