Штатное расписание: ответы на главные вопросы (часть 2)

Законодательство не определяет круг лиц, которые должны разрабатывать этот документ. В Едином квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКС) обязанность по составлению штатного расписания была вменена экономисту по труду ¹. Сейчас такая должность есть далеко не во всех компаниях. Поэтому руководитель организации вправе самостоятельно составить «штатку» или возложить обязанность по ее подготовке на другого работника: заместителя директора, главного бухгалтера, руководителя кадровой службы и т. п. Указанную обязанность лучше всего закрепить либо в должностной инструкции, либо в трудовом договоре.

Последовательность действий при разработке штатного расписания нигде не прописана. Вы можете разработать свой или использовать наш алгоритм.

1. Для начала следует издать приказ о разработке штатного расписания. ТК РФ не обязывает оформлять такой приказ, однако он позволяет решить организационные вопросы:

• указать, кому поручено возглавить работу по формированию «штатки»;
• определить, какие должностные лица принимают участие в этом, какую часть работы выполняют;
• установить, кто согласовывает проект штатного расписания, если это необходимо;
• прописать сроки разработки, согласования и утверждения документа.

2. Составить проект. Штатное расписание составляют либо по унифицированной форме № Т-3 ², либо по самостоятельно разработанной форме, которую нужно утвердить приказом руководителя или предусмотреть в учетной политике ³.

3. Согласовать проект. Необходимость согласования определяет работодатель. Однако учредительными документами может быть установлена обязанность согласовывать штатное расписание с участниками общества (тогда в левом верхнем углу проекта оформляется гриф согласования).

Процесс согласования с должностными лицами организации целесообразно регламентировать, например, в Инструкции по делопроизводству. В организациях, применяющих ЭДО, согласование может проводиться в электронной форме.

Визы согласования должностных лиц обычно проставляют:

• либо на последнем листе документа под местом для подписи;
• либо на обороте последнего листа штатного расписания;
• либо на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

4. Подписать штатное расписание. Это обычно делают:

• руководитель кадровой службы (или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства), а также
• главный бухгалтер организации.

Именно они указаны в штатном расписании, составляемом по унифицированной форме № Т-3. Поскольку сейчас эта форма необязательна, работодатель вправе сам решить, кто будет подписывать «штатку». В небольшой организации и у ИП допускается подписывать штатное расписание одной подписью – руководителем компании.

Образец приказа об утверждении и введении в действие штатного расписания см. в статье «Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения» в № 1’ 2015, а также в Конструкторе документов.

5. Утвердить штатное расписание. Это можно сделать двумя способами:

• непосредственно руководителем организации или индивидуальным предпринимателем (личной подписью в грифе утверждения);
• приказом по основной деятельности.

В унифицированной форме № Т-3 предусмотрен гриф утверждения с помощью приказа. Советуем не отказываться от этого способа. В приказе можно помимо пункта об утверждении штатного расписания:

• признать утратившим силу старое штатное расписание;
• назначить ответственных за приведение...