Штатное расписание: тонкости оформления и утверждения

Почему необходимо штатное расписание?

Для начала разберемся, является ли штатное расписание ¹ первичным учетным документом и обязательно ли его наличие в организации.

С 1 января 2013 года вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № ­402-ФЗ «О бухгалтерском учете» ², согласно которому каждый факт хозяйственной жизни ³ организации подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим лишь обязательные реквизиты. При этом право выбора форм первичных документов (унифицированных или самостоятельно разработанных) теперь принадлежит работодателю ⁴.

Мнения экспертов об обязательности штатного расписания разнятся. На наш взгляд, оно должно быть утверждено в организации. Такой вывод следует из толкования ст. 15, 57, 66, 81 Трудового кодекса РФ ⁵. Так, в ст. 15 и 57 указывается на необходимость определения работником и работодателем и фиксации в трудовом договоре «трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием...)». При этом отсутствует оговорка «при его наличии», содержащаяся во многих ­статьях ТК РФ ⁶.

Кроме того, в ст. 57 установлено, что работник и работодатель могут предусмотреть дополнительное условие об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте. Сведения о структурном подразделении как раз и содержатся в штатном расписании и впоследствии будут отражены в трудовой книжке работника (ст. 66 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек ⁷).

При этом не нужно забывать и о таком основании увольнения, как «сокращение численности или штата работников» (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). При отсутствии штатного расписания практически невозможно доказать правомерность увольнения сотрудников по данному основанию, а также обоснованность выплаченных таким работникам денежных сумм ни ­трудинспекции, ни налоговикам, ни суду.

Вывод о необходимости штатного расписания подкрепляется также подзаконными актами ⁸ и сложившейся судебной практикой.

В любом случае его наличие минимизирует риски претензий со стороны фискально-надзорных и судебных органов. Поэтому работодателю следует утвердить штатное расписание.

Утверждаем штатное расписание

Штатное расписание является локальным нормативным актом организации, в котором в сводном виде фиксируются сложившееся разделение труда между работниками и его оплата (письмо Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1).

Ранее обязательной была унифицированная форма штатного расписания, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Однако с 2013 года ее использование стало необязательным. И хотя многие организации по-прежнему применяют унифицированные формы, не стоит упускать возможность, предоставленную законодателем, и адаптировать ее под нужды конкретного работодателя.

Учитывая положения ст. 9 Закона № 402-ФЗ, прежде чем составить штатное расписание организации, необходимо утвердить его форму, как и формы других документов по учету труда и его оплате.

Сделать это можно двумя способами:

• утвердить отдельным приказом организации с приложением соответствующих форм (см. Пример 1);
• отразить в учетной политике организации для целей...