Перечислили примеры актов, для которых есть утвержденные формы или рекомендуемые образцы (что существенно упрощает задачу их составления).
Если акт надо составлять самостоятельно, то вам поможет следующий раздел статьи, где показаны: состав реквизитов и правила их оформления, распространенные ошибки, пример акта с классическим расположением реквизитов.
Потом переходим к тонкостям составления текста акта в различных ситуациях (приводя примеры целиком составленных актов): если в полученной корреспонденции не хватает документа; если работник опоздал на работу (акты о самом опоздании, об отказе получить уведомление о необходимости дать письменное объяснение). В конце перечислили ситуации, для которых покажем акты в следующих номерах журнала (с объяснениями, что и почему в них важно отразить).
Множество сфер применения диктует многообразие правил оформления актов
Акт – один из самых востребованных документов в деятельности государственных органов, коммерческих и некоммерческих организаций, ИП. Главная особенность этих документов – отражение в них многочисленных управленческих ситуаций, событий и фактов. Так, в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236), упоминается более 80 разновидностей актов.
Главная сложность при подготовке актов – отсутствие ответа на, казалось бы, простой вопрос: как составить и оформить акт? Относительно легко можно ответить на вопрос о составлении документа, когда речь идет о служебном письме, приказе по основной деятельности, протоколе заседания комиссии, служебных записках. Но для акта требуется обязательное уточнение: для документирования какой ситуации нужно составить акт, в связи с каким произошедшим событием он создается, какой установленный факт он должен подтвердить и т.п. От ответа на эти вопросы его оформление будет зависеть существенно!
Приведем примеры некоторых разновидностей актов:
- акты, фиксирующие нарушение работниками дисциплины труда, свидетельствующие о невыполнении работниками заданий или об отказе от ознакомления с документами;
- акты, отражающие коллегиальную проверочную деятельность (акты ревизий, проверок);
- акты, без которых не допускается проведение определенных управленческих процедур: выделение дел и документов к уничтожению, выемка дел и документов, взаимные расчеты и перерасчеты;
- акты аттестации режимных помещений и технических средств;
- акты к гражданско-правовым договорам (оказания услуг, купли-продажи и пр.);
- акты о передаче и приеме документов, дел, имущества;
- акты об утрате или повреждении документов, дел, имущества;
- акты инвентаризации имущества;
- акты об отчуждении имущества;
- акты о недостачах, присвоениях, растратах денежных и материальных ценностей;
- акты о качестве материалов, сырья, продукции, оборудования;
- акты о ликвидации организации;
- акты, применяемые в области архивного дела, и многие другие, создающиеся в разных отраслях деятельности (в строительстве, в сфере охраны труда, медицинской сфере и др.).
Утвержденная или свободная форма?
Вопрос об оформлении актов связан с их разделением:
- на акты, имеющие установленную унифицированную форму, обязательную для применения;
- акты, имеющие рекомендованные образцы, которые желательно применять во избежание возможных ошибок и неточностей при фиксировании событий;
- акты, составляемые в произвольной форме в связи с отсутствием формы утвержденной или рекомендованной.
В подтверждение сказанного процитируем п. 3.51 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44) 1: «Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Рекомендуемый образец оформления акта (приложение № 7)».
Примерами утвержденных форм актов являются унифицированные формы электронных первичных учетных документов класса 05 ОКУД «Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора». Эти формы (утв. приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н) применяются при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, например:
- акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей;
- акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;
- акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств;
- акт приемки товаров, работ, услуг;
- акт о списании транспортного средства;
- акт о списании материальных запасов;
- акт о списании бланков строгой отчетности;
- акт о результатах инвентаризации;
- акт сверки расчетов и др.
Наличие утвержденной формы максимально упрощает составление и оформление документа, требует минимального рабочего времени на эту процедуру и исключает ошибки в составлении. Вы просто внесите в форму определенные сведения по содержащимся в ней «подсказкам». При оформлении таких актов не нужно решать вопрос о выборе необходимых реквизитов, они внесены в форму. Остается только показать в них свои значения (например, должности, подписи, расшифровки подписей, даты в реквизитах «Гриф утверждения документа», «Подпись»).
Коммерческие организации не обязаны применять унифицированные формы актов, они вправе разработать свои формы первичных учетных документов. Эти формы необходимо утвердить приказом об учетной политике организации (или как приложения к такой политике). При этом следует учесть требования к составу...
