Печать организации: изготавливаем, вводим в действие, защищаем и уничтожаем

Вы узнаете, чем отличается основная печать (круглая или гербовая) от дополнительной и от штампа, как выглядят оттиски нескольких экземпляров одной печати и дубликата утерянной. Каковы обязательные реквизиты печати? Как заказать и ввести в действие новую печать? Что делать, если старая пришла в негодность или пропала, как обезопасить себя от ее несанкционированного использования? Чем грозит изготовление подделок? Как защитить печати и штампы своего предприятия, организовав их учет и закрепив ­за ответственными должностными лицами?

Понятие и классификация печатей

Печать – одна из древнейших вещей, с помощью которой человек отмечал свое право собственности на имущество или документы.

Приведем современное определение этого понятия, которое содержится в ГОСТе Р 51511–2001 (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 25.12.2001 г. № 573-ст):

  • печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;
  • клише печати – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати.

Печать имеет круглую форму.

Наряду с термином «печать» часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Давайте разберемся и с этими терминами.

Штамп (ит. stampa – печать) – это особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, она содержит текстовую информацию. Это может быть сложный штамп, например, повторяющий угловой бланк организации (как правило, содержит наименование организации, адрес и телефон, банковские реквизиты, может содержать пустые графы для вписывания в них вручную переменной информации, логотип или герб), а может быть и простой, содержащий стандартную фразу: «для пропусков», «оплачено», «для рецептов», «для служебного пользования» или др. Форма штампов – произвольная.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участ­ников Конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет «подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ» (ст. 5 Гаагской конвенции 1961 года).

Факсимиле (от лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, оттиск которой воспроизводит подпись официального лица.

Штемпелем (от нем. Stempel) сейчас, как правило, называют печать, проставляемую почтовыми работниками на почтовых отправлениях. Она содержит данные отделения связи и дату проведения операции.

Разновидности печатей:

  • гербовая печать (есть у организаций, обладающих правом использования государственной символики, их перечень указан в Федеральном конституционном законе от 25.23.2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации»);
  • основная круглая печать организации (у тех, кто не обладает правом использования госсимволики);
  • печать обособленного подразделения (филиала, представительства) может быть у него, только если это предусмотрено в Положении об этом подразделении. Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
  • дополнительная печать для определенных групп документов или структурных подразделений организации (например, печать для справок или печать отдела кадров);
  • печать адвокатского кабинета;
  • печать врача;
  • печать индивидуального предпринимателя.

Необходимость наличия печати

Необходимость наличия печати у организации закреплена в федеральном законодательстве. Так, в пункте 7 статьи 2 Закона «Об акционерных обществах» (№ 208-ФЗ от 26.12.1995 г.) установлено, что акционерное общество «должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения». Аналогичная норма есть и в пункте 5 статьи 2 Закона «Об обществах ­с ограниченной ответственностью» (№ 14-ФЗ от 08.12.1998 г.).

Основное предназначение печати – заверение подлинности подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи (это положение закреплено в ГОСТе Р 6.30-2003). Именно поэтому печать должна проставляться только на подписанный уполномоченным лицом документ, а не на его проект, лишенный личного росчерка.

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя.

При разработке своего перечня вы можете отталкиваться от примерного перечня, который содержится в

сборнике принципов и правил документирования и организации работы с документами на территории РФ «Государственная система документационного обеспечения управления» (М., ВНИИДАД, 1991 г.). Он несколько устарел, т.к. содержит документы уже не существующего СССР. Но на его основе мы можем порекомендовать вам включить в свой список документов, на которые в обязательном порядке должна проставляться основная печать вашей организации, следующие позиции:

  • акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.);
  • доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.);
  • договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые и др.);
  • документы по кассовым и кредитным операциям, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные и др.), справка по заработной плате;
  • заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы;
  • командировочные удостоверения;
  • копии документов, требующие особого удостоверения их подлинности;
  • накладные (товарные, товарно-транспортные и др.);
  • нормы расхода материалов;
  • образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;
  • письма гарантийные;
  • протоколы согласования цены, сроков поставок и др.;
  • сметы расходов (на производство, на капитальное строительство и др.);
  • справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.);
  • спецификации (изделий, продукции и др.);
  • трудовые книжки;
  • финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды;
  • характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на предоставление льгот и др.), штатные расписания и изменения к ним.

Требования к печатям

Чтобы основная печать организации (простая круглая или гербовая) имела юридическую силу, она должна, как минимум, соответствовать требованиям, предъявляемым государством. Например, в Москве принят действующий в настоящий момент Закон г. Москвы от 30.06.2004 г. № 44 «Об учете печатей».

В период, когда реестр печатей вела Московская регистрационная палата (МРП), действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории Москвы» (они являлись приложением к утратившему в настоящее время силу распоряжению Мэра Москвы от 25.08.1998 г. № 843-РМ). Но постановлением Правительства Москвы от 08.02.2005 г. №65-ПП Московская регистрационная палата (МРП) и Реестр печатей были ликвидированы. Вместо него было образовано ГУП «Московский реестр», а архив МРП перешел к новой структуре «по наследству». Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо ­полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.

В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:

Пример 1

Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы – просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.

Обязательными реквизитами основной печати в настоящее время являются:

  • полное наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой формы;
  • местонахождение;
  • ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты);
  • Государственный герб Российской Федерации либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).

Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который у организаций состоит из 10, а у индивидуальных предпринимателей из 12 цифр. По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД, государственный регистрационный номер записи о государственной регистрации изменений, вносимых в учредительные документы.

С 1 июля 2002 года все гербовые печати предприятий, организаций и учреждений, находящихся на территории Российской Федерации, изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.

Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государст­венного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.

В Примере 2 представлен оттиск печати с воспроизведением ­Государственного герба Российской Федерации по ГОСТу 51511-2001:

Пример 2

Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).

Организации могут иметь дополнительные (вспомогательные) печати для своих структурных и обособленных подразделений. В этом случае, кроме перечисленных выше реквизитов, в печати должна содержаться ­дополнительная надпись, например:

  • секретариат;
  • канцелярия;
  • управление делами;
  • отдел кадров;
  • для удостоверений;
  • для справок.

Вспомогательные печати могут иметь различную форму: круглую, треугольную, четырехугольную и др.

Технология изготовления печатей

По способу воспроизведения изображения печати делятся на:

  1. Обычные печати организаций, о которых мы говорили выше.
  2. Рельефные – оставляют выдавленное (выпуклое) изображение на бумаге. Обычно рельефные печати используются со специальными наклейками – «лейблами». На цветном лейбле, приклеенном на бумагу, получается красивое тисненое изображение. В сочетании с лейблами рельефная печать идеально подходит для оформления договоров, сертификатов, дипломов, грамот и т.д. Оттиск рельефной печати нельзя скопировать факсимильными и копировальными аппаратами, что служит дополнительной защитой документов.
  3. Печати с защитой содержат сложные полутоновые рисунки или фотографии. Сама фоновая заливка состоит из большого количест­ва мелких элементов, в стандартной круглой печати их может быть до 10 000 шт. Полутоновый рисунок чрезвычайно трудно восстановить по оттиску, а также невозможно изготовить с помощью фотополимерной технологии, которая наиболее распространена среди поддельщиков. По своей сложной структуре печати с полутоновыми заливками нисколько не уступают гербовым печатям со средствами защиты, указанными в ГОСТе P 51511-2001.

В настоящее время для изготовления клише печати используется несколько технологий:

  1. Фотополимерная технология отличается простотой и дешевизной при достаточно высоком качестве получаемых клише печатей и штампов. При этом предполагается пользование штемпельными красками на водной основе, поскольку фотополимеры не обладают стойкостью к различным растворителям.
  2. Лазерная гравировка на резине клише со сложными графическими элементами, а также со специальными фрагментами для защиты от подделок (микросеткой, микрошрифтами и т.д.). Печати из резины отличаются от полимерных более высокой разрешающей способностью, стойкостью к краскам на спиртовой основе, повышенной износостойкостью и, как следствие, увеличенным сроком службы. Они оставляют более качественный оттиск, т.к. чернила не растекаются по поверхности клише.
  3. Вулканизация – длительный, многоэтапный, трудоемкий процесс, в результате которого из сырой резины получается клише. Такая технология выгодна при большом количестве одинаковых печатей. Ее недостатками являются ограничения по разрешающей ­способности, высокая себестоимость при разовых заказах.
  4. Флэш-технология принципиально отличается от вышеперечисленных тем, что позволяет изготавливать красконаполненные печати – краска аккумулируется в пористом материале и не подается извне. Это происходит из-за отсутствия рельефа на самой печати, что имеет несомненные преимущества по сравнению с традиционными печатями. Печати, изготовленные по флэш-технологии, позволяют воспроизводить очень мелкие и тонкие элементы благодаря высокой разрешающей способности, штемпельная подушка для таких печатей не требуется. Поскольку печать не имеет рельефа, она практически не подвержена износу, а оттиск не смывается водой. Проставляются такие печати бесшумно.

Документы, необходимые для изготовления печатей

Печати и штампы изготавливают штемпельные мастерские. Чтобы принять ваш заказ, организация-изготовитель попросит предоставить комплект документов. У разных изготовителей он варьируется и зависит от того, какая организация и какую печать хочет заказать. В любом случае вам потребуется предоставить изготовителю:

  • нотариально заверенные копии Устава организации и свидетельство о госрегистрации;
  • документ, подтверждающий избрание руководителя организации на должность;
  • документ, фиксирующий факт принятия решения об изготовлении данной печати;
Пример 3

Если круглую печать заказывает акционерное общество при созданиии либо по причине изменения своего наименования (организационно-правовой формы, местонахождения), реорганизации либо по причине утраты печати, то представляется протокол собрания акционеров общества о создании, изменении, реорганизации либо утрате печати.

Если же новая круглая печать изготавливается по причине износа прежней либо акционерное общество хочет заказать дополнительную печать, то вместо протокола общего собрания акционеров можно предоставить приказ руководителя организации, в котором ­фигурировало бы данное решение.

  • заявление, содержащее эскиз печати (штампа);
  • если на эскизе печати присутствует товарный знак / знак обслуживания, то необходимо предоставить нотариально заверенную копию свидетельства о его регистрации
  • и др. документы.

Так как данный перечень нормативно не закреплен, его полный состав всегда нужно уточнять у изготовителя печати, к которому вы обращаетесь.

Порядок уничтожения печатей

Итак, мы разобрались с тем, какие печати бывают, а также кто и как ­их изготавливает. Теперь предлагаем рассмотреть правила их уничтожения.

Когда это может понадобиться? Возможны разные причины:

  • во-первых, в случае изменения данных владельца печати, фигурирующих в ней (смена организационно-правовой формы или наименования, местонахождения организации);
  • во-вторых, при полной ликвидации предприятия;
  • в-третьих, печать может прийти в негодность (износиться или быть деформирована) и потребовать своей замены на новую, которая оставляла бы четкий оттиск. Ряд документов требует полного, четкого оттиска, на котором читался бы весь текст.
Пример 4

Примером может быть чек, по которому в банке получают наличные в кассу. И если ваша печать уже не в состоянии оставлять при каждом оттиске полностью читаемое изображение, то приходится оформлять несколько чеков, пока печать на очередном из них не оставит нужный оттиск. А если учесть, что чековая книжка имеет ограниченное количество листов и на каждом чеке необходимы подписи нескольких высокопоставленных лиц организации, то мучения с печатью будут ощутимыми.

В заявлении на изготовление печати должна быть указана причина, по которой изготавливается новая печать. К такому заявлению прилагаются документы, подтверждающие соответствующие изменения: новая редакция устава и свидетельство регистрации изменений, вносимых в учредительные документы, выданное налоговыми органами.

Старая печать должна быть уничтожена, только после этого ­изготавливается новая.

Обратим ваше внимание на один момент. В этой ситуации получается, что до определенной даты на всех ваших документах будет стоять одна печать (например, с непропечатываемым правым краем или без последней буквы в наименовании организации), а после этой даты – другая, идеальная. Тут возникают вопросы. Как старой печати не попасть в плохие руки? И как доказать, что измененная печать теперь придает юридическую силу ­документам? Все просто – вам необходимо:

  • во-певых, физически уничтожить старую печать и,
  • во-вторых, документально зафиксировать факт уничтожения старой и введение в силу новой печати (см. Примеры 5 и 7).

Способ уничтожения печатей выбирается руководителем организации, если у него имеются на это полномочия. Печать может быть уничтожена:

  • силами самой организации или
  • специальной штемпельной мастерской (той самой, которая изготавливает печати) либо органом по учету печатей1 (он вносит печать в государственный реестр печатей1 и выдает ей уникальный номер, который располагается в негативном начертании на внешнем ободке оттиска печати).

Уничтожаем собственными силами

В первом случае уничтожение печатей и штампов производится комиссией, специально назначенной руководителем организации. Данная комиссия уничтожает печать и составляет акт, который утверждается ­руководителем организации. В акте должно быть указано:

  • время и место уничтожения;
  • состав комиссии;
  • основание уничтожения печатей / штампов;
  • наименование и оттиски уничтоженных печатей / штампов;
  • способ уничтожения (изделия из каучука и других полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, а из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями);
  • заключение комиссии о приведении печати / штампа в состояние, исключающее возможность восстановления и дальнейшего использования;
  • подписи членов комиссии.

Данный акт (см. Пример 5) является основанием для внесения отметки об уничтожении печати / штампа в журнал учета (см. Пример 9).

Акт об уничтожении с оттиском старой печати надо хранить постоянно на случай возникновения споров по сделкам, отчетам и др. документам, которые скреплены старой печатью.

Пример 5

Уничтожает сторонняя организация

Во втором случае старые печати / штампы сдаются в соответствующий орган по учету печатей или в организацию – изготовитель печати (штемпельную мастерскую), о чем собственнику печати выдается акт. На его обороте проставляется оттиск уничтоженных печатей и штампов.

При этом на уничтожение подается не только сама печать, но и комплект документов. Приведем их примерный состав:

  • заявление об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель;
  • ксерокопия паспорта руководителя (а для государственных организаций – еще и копия приказа о назначении руководителя, заверенная вышестоящей организацией);
  • доверенность от руководителя организации на уничтожение печати лицу, ответственному за ее уничтожение;
  • паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати;
  • выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия);
  • документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции Сбербанка или платежное поручение).

Если печать утеряна, то уничтожить ее невозможно

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. Именно с этой справкой и вышеуказанным стандартным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в местном СМИ.

Если утерянная печать была зарегистрирована, то о факте пропажи необходимо уведомить регистрационный орган. Считается, что эта процедура является дополнительной гарантией для правообладателя печати.

Если печать до утери не была зарегистрирована в соответствующем органе, то желательно новую печать зарегистрировать, чтобы избежать незаконного использования старой печати. Таким образом, если кто-то незаконно воспользуется утерянной печатью, можно будет опровергнуть незаконную сделку или любую другую операцию, предоставив документы о том, когда была изготовлена новая печать с определенным регистрационным номером взамен утерянной и что старая печать уже недействительна.

Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в своем оттиске букву «Д», которая говорит о том, что это дубликат.

ГОСТ Р 51511-2001 позволяет изготавливать печать с изображением герба в нескольких экземплярах (номерная печать), если печать утеряна – иготавливается ее дубликат.

Пример 6

В целях защиты печати от подделки специалисты рекомендуют менять ее раз в год.

Ответственность за подделку печатей

При современных возможностях даже в домашних условиях можно изготовить печатную форму оттиска на принтере или на фотополимере. Однако такие печати не будут иметь удостоверительной силы. Организации, допускающие в своем документообороте печати, изготовленные несертифицированным изготовителем без учета требований ГОСТа, должны помнить, что таким способом могут воспользоваться и их партнеры или конкуренты, поставщики или заказчики.

Статья 19.11 Кодекса об административных правонарушениях РФ устанавливает ответственность за нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба РФ в виде административного штрафа в размере от 500 до 1 000 рублей. В этом случае протокол об административном правонарушении правомочны составлять только сотрудники органов внутренних дел, а рассмотрение дела по данному вопросу производится в судебном порядке.

Подделка документов является уголовно наказуемым преступлением.

Здесь стоит обратить внимание на статью 327 Уголовного кодекса РФ «Подделка, изготовление или сбыт поддельных документов, государственных наград, штампов, печатей, бланков». Подделка, изготовление либо сбыт документа, предоставляющего какие-либо права или освобождающего от обязанностей (для чего может потребоваться и подделка оттиска печати), наказывается:

  • ограничением свободы на срок до 3 лет, либо
  • арестом на срок от 4 до 6 месяцев, либо
  • лишением свободы на срок до 2 лет.

Те же деяния, совершенные с целью скрыть другое преступление или облегчить его совершение, наказываются лишением свободы на срок до 4 лет.

Использование заведомо подложного документа грозит:

  • штрафом в размере до 80 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 6 месяцев, либо
  • обязательными работами на срок от 180 до 240 часов, либо
  • исправительными работами на срок до 2 лет, либо
  • арестом на срок от 3 до 6 месяцев.

Меру наказания в каждом конкретном случае определяет суд исходя из степени вины и размера последствий. Если поддельный документ был использован для служебного подлога, то в силу вступит еще и статья 292 УК РФ, если для мошенничества – статья 159 УК РФ.

Защита печатей и штампов

Для обеспечения порядка использования, сохранности и учета печатей в организации может быть разработана Инструкция о порядке пользования на предприятии печатями, штампами и факсимиле, приложениями к которой могут быть:

  • образец заявки на изготовление или замену печати;
  • форма журнала регистрации печатей и штампов;
  • перечень документов, на которых ставится печать организации;
  • перечень документов, на которых ставится печать структурного подразделения.

Вступление новой печати в силу должно оформляться приказом руководителя организации. Его образец мы демонстрируем в Примере 7. Обратите внимание: данным приказом назначается лицо, ответственное за новую печать. Это не случайно. Во-первых, изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение всех печатей и штампов организации обеспечивает должностное лицо, назначенное приказом руководителя. Оно же ведет Журнал учета печатей и штампов. Обычно это сотрудник службы, ответственной за делопроизводство на предприятии. Во-вторых, право использовать ту или иную конкретную печать, а также ответственность за ее сохранность может быть передана другому должностному лицу (например, печатью отдела кадров может распоряжаться начальник этого отдела).

В случае увольнения или временного отсутствия ответственного работника (например, в связи с отпуском или командировкой) издается приказ о передаче его полномочий относительно печати другому лицу (см. Пример 8). Можно также данную процедуру закрепить в должностной инструкции сотрудника, используя формулировку такого рода: «В случае отсутствия начальника отдела кадров право использования и хранения печати отдела кадров передается заместителю начальника отдела кадров».

Сам факт передачи печати от одного сотрудника другому тоже должен быть документально зафиксирован. Это можно делать в Журнале учета печатей и штампов организации (см. Пример 9). На некоторых предприятиях вместо журнала или в дополнение к нему оформляют акт передачи печати. Но, на наш взгляд, подписи в журнале достаточно для того, чтобы с даты получения печати ответственность за нее была возложена именно на это должностное лицо.

Пример 7
Пример 8

Журнал учета печатей и штампов находится у лица, ответственного за их учет в организации, и держится в сейфе. Форма такого журнала ­не утверждена, поэтому каждая организация вправе разработать свою форму.

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Каждый лист нумеруется, журнал прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Предлагаем вам примерную форму Журнала учета печатей и штампов:

Пример 9

Итак, чтобы максимально снизить риск фальсификации печати и несанкционированного проставления оттиска реальной печати на поддельном документе, необходимо:

  • размещать заказ на изготовление печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (в России сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в т.ч. с гербовой символикой, выдает единственная организация – ВНИИ Полиграфии);
  • изготавливать печати с учетом требований ГОСТа Р 51511-2001;
  • использовать водостойкую штемпельную краску: это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
  • не использовать основную круглую печать организации на все случаи жизни, изготовив для менее важных документов дополнительные печати;
  • вести учет печатей и штампов организации;
  • хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Сноски 1

  1. Напомним, что гербовые печати подлежат обязательной регистрации, а вот обычные коммерческие фирмы могут регистрировать свои печати добровольно, т.к. такой обязанности у них нет. Вернуться назад
Оценить статью
s
В избранное

Выбери свой вариант доступа

Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Для того, чтобы оставить комментарий, необходимо авторизоваться

Комментарии 4

Анонимный гость
26.05.2015, 09:17

Как выглядит штамп о принятии декорации в налоговую г.Пермь ул.Ким 91а

Оксана
27.05.2014, 19:43

Подскажите пожалуйста - наша организация (ООО) еще полгода назад сменила адрес местонахождения на другой город, но печать не переделала, а продолжает ее использовать. Могут ли быть все подписанные и проштампованные ею документы признаться недействительными?

MAG
07.11.2013, 14:02

Какие документы надо предоставлять при изготовлении клише печати из готового макета, сделанного мной?

mystampready
17.12.2015, 22:15 MAG

Ни какие, нет законного обоснования для предъявления документов при получении печати, есть только внутреннее требования компании изготовителя

Рекомендовано для вас

Как изменилась дистанционная работа с 1 января 2021 года

Поможем вам разобраться в изменениях правил дистанционной работы, которые «заработали» с января 2021 года в ТК РФ: в каких случаях можно перевести сотрудника на «удаленку»; всегда ли требуется согласие работника; как ознакамливать «дистанционщиков» с документами; как обмениваться документами; когда и какие электронные подписи использовать; какие изменения следует срочно внести в локальные нормативные акты и трудовые договоры с дистанционными сотрудниками; чем работодатель должен обеспечить таких работников; по каким причинам их можно уволить и т.д. Привели все принципиальные положения главы 49.1 ТК РФ и собрали мнения экспертов: что станет лучше для работодателей, где возможны злоупотребления со стороны работников, какие проблемы остались неурегулированы.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приводим образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Рассмотрели разные варианты «выбытия» участника общества (владельца бизнеса), чтобы сориентировать вас в возможных последствиях и способах нормализации ситуации. В этом номере читайте вторую часть данной статьи.

Отстранение от работы из-за повышенной температуры в период борьбы с COVID-19: как оформить приказ, ответственность за нарушения

Кто обязал работодателей ежедневно измерять температуру у своих сотрудников и в случае обнаружения повышенной температуры отстранять таких лиц от работы? Какая температура считается повышенной? Ответственность организации и человека, которые отказываются от соблюдения мер профилактики COVID-19, весьма серьезная (в исключительных случаях для граждан штраф до 2 000 000 руб. и лишение свободы до 5 лет, организацию могут оштрафовать до 1 000 000 руб., приостановить ее деятельность до 90 суток и дисквалифицировать руководителя) – разъясняем в статье все возможные варианты. Поэтому работодателю важно документировать факт отстранения от работы предположительно заболевшего сотрудника. Объясняем также, что нужно сделать потом.

Как «обезглавленной» организации продолжить работу

Что делать, если «из строя вышел» генеральный директор или / и владелец бизнеса... временно либо навсегда? Какие действия предпринять компании, чтобы продолжить заключать договоры, распоряжаться денежными средствами на расчетном счете, сдавать отчетность, осуществлять функции работодателя? Какие полномочия можно передать по доверенности, а какие – ​нет? Когда потребуется нотариальная доверенность? И как вернуть полномочия вернувшемуся директору? Приведем образцы формулировок для документов, которые пригодятся на практике. Но в этом номере читайте только первую часть данной статьи.

Обучение работников: документирование и спорные вопросы

Объясняем, кому лучше заключить договор с обучающей организацией, в каком случае ей потребуется лицензия. Показываем, что нужно включить в соглашение об образовании (ученический договор) между работодателем и работником по требованию ст. 199 ТК РФ и что в него стоит добавить дополнительно, чтобы в дальнейшем избежать недоразумений и неоправданных трат. Даем образец приказа о направлении на повышение квалификации. Объясняем, как заполнять табель учета рабочего времени при различных формах обучения (причинах отсутствия человека на рабочем месте), – ​от этого зависит размер оплаты данных дней. Кроме того, отвечаем на самые наболевшие вопросы: обязана ли организация платить за обучение работников для соответствия требованиям профстандартов? из-за несоответствия образования работника профстандарту его могут уволить?

Кто отвечает за делопроизводство в подразделении и организации в целом?

Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика. Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».

Организационный аспект проведения совещаний на предприятии

Автор делится своими секретами по организации эффективного совещания. Предлагается пошаговая методика его подготовки (вы узнаете, как формируется повестка дня, как организовать взаимодействие с участниками совещания и приглашенными, как подготовить информационные материалы и помещение для встречи). Предлагается оптимальный регламент обсуждения, который базируется на рекомендациях психологов. Рассмотрены вопросы хода протоколирования, сроков оформления протокола, правил составления его копии и выписки для ­информирования исполнителей тех решений, которые были приняты на совещании.

Купеческое слово

Любопытные исторические факты показывают принципы, на которых раньше заключались сделки в купеческой среде.