Опоздание на работу: документальное оформление и меры воздействия

Документальное оформление факта опоздания на работу

В прошлом номере журнала мы разобрались, что следует считать опозданием на работу. Сейчас предлагаем приступить к следующему вопросу: каким образом такие опоздания могут быть зафиксированы? Как правильно составить документы, подтверждающие факт опоздания. Без них принятие мер к нарушителю трудовой дисциплины может повлечь неблагоприятные последствия для самого работодателя, если работник будет оспаривать факт опоздания на работу, например, в судебном порядке или путем обращения в инспекцию труда.

Варианты организации контроля за соблюдением трудовой дисциплины

Во многом порядок составления фиксирующих документов зависит от действующей в организации системы контроля соблюдения трудовой дисциплины. Если она не налажена, отследить и зафиксировать факт опоздания будет сложно.

Содержание оформляемых документов в некоторой части зависит от того, каким именно образом обнаружен факт неявки работника на работу в установленное время. Поэтому кратко остановимся на возможных вариантах:

• Во-первых, в зависимости от того, кто данный контроль осуществляет, все методы контроля соблюдения трудовой дисциплины в организации условно можно разделить на следующие виды:
  • централизованный – когда контроль соблюдения установленных правил, касающихся рабочего времени, возложен на отдельное структурное подразделение (например, эти функции могут быть поручены кадровой службе) или должностное лицо организации (например, табельщик);
  • децентрализованный – когда руководитель каждого структурного подразделения самостоятельно следит за соблюдением трудовой дисциплины подчиненными работниками и, при необходимости, инициирует вопрос о применении мер к ее нарушителям;
  • смешанный – когда отдельные функции по контролю соблюдения подчиненными работниками режима работы возложены на руководителя подразделения, а общие вопросы трудовой дисциплины решаются централизованно.
• Во-вторых, в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее по тексту – ПВТР) нужно указать:
  • структурные подразделения и/или должностные лица, ответственные за выявление нарушений трудовой дисциплины в части своевременного появления работников на работе;
  • какие действия следует осуществлять в случае выявления подобного нарушения.
• В-третьих, в организации может в принципе отсутствовать система контроля за соблюдением трудовой дисциплины как таковая, поэтому в случае если будет выявлено опоздание на работу, придется «действовать по ситуации».

Общие рекомендации

Однако при любом развитии событий есть некоторые общие моменты, которые необходимо знать и учитывать при составлении документов на стадии фиксации факта опоздания.

Прежде всего говорить об опоздании на работу можно только тогда, когда работник не появился в свой рабочий день на рабочем месте ко времени, установленному ПВТР и/или трудовым договором как время начала работы. Соответственно, если конкретное время начала течения рабочего времени до сведения работника в письменной форме (под его личную подпись) не доведено или не установлено в трудовом договоре, то последующие «телодвижения» работодателя с целью призвать работника к порядку (наказать за опоздание) будут безосновательными. Если время начала работы было оговорено лишь устно, то это, как говорится, к делу не пришьешь.

Если вы обнаружили факт опаздания работника и намерены в дальнейшем наказать его за это, то документальное оформление факта опоздания становится обязательным. В противном случае у организации не будет доказательств, подтверждающих данное обстоятельство, а на словах ни один проверяющий или судебный орган работодателю не поверит. Ведь бремя представления доказательств нарушения трудовой дисциплины работником возложено законом и судебной практикой именно на работодателя!

Важно установить причину опоздания на работу. Для этого, а также чтобы иметь в дальнейшем законную возможность применить меры дисциплинарного воздействия, необходимо запросить у работника письменные объяснения.

Акт – документ главный, но не единственный!

Трудовое законодательство не содержит указания на документы, которые должны быть составлены для подтверждения факта прихода на работу с опозданием. Поэтому сказать, что в каждом конкретном случае необходимо составлять строго определенный документ, нельзя.

На практике при выявлении данного факта составляются акты за подписями 2-3 работников организации, которые впоследствии смогут подтвердить отсутствие работника в установленное время на работе.

Что касается самих актов, то их название в принципе значения не имеет. Это может быть акт об отсутствии работника на рабочем месте, акт об опоздании на работу. Главное, чтобы обстоятельства опоздания были надежно и подробно зафиксированы.

Давайте разберем, как составляются подобные и сопутствующие им документы.

Составлению акта предшествуют, как правило, различные действия, которые также целесообразно оформить документально. С одной стороны, чем больше документов будет составлено, тем сложнее будет работнику оспорить факт опоздания, если оно реально имело место. А с другой, с точки зрения объективности, не придется в последующем восстанавливать в памяти события, которые имели место в день опоздания, и не будет допущено искажение фактов.

Порой составление акта может оказаться нецелесообразным, исходя из сопутствующей опозданию обстановки и систем контроля за соблюдением трудовой дисциплины, используемой в компании. Так, если в организации используется централизованная система контроля соблюдения режима рабочего времени, то факт явки на работу может отмечаться:

• в журналах (например, каждый работник может быть обязан сделать отметку в журнале по приходу на работу с указанием даты и времени прихода, удостоверив эти сведения своей личной подписью¹, либо такую отметку за своей подписью делает специальный сотрудник, которому поручено фиксировать время явки работников),
• с помощью специальных систем контроля и управления доступом (СКУД, как правило, включает электромагнитные замки, считывающие устройства, домофоны, сигнализирующие устройства, контроллер (устройство, содержащее базу данных и управляющее остальными компонентами системы), консоль администратора (пульт управления системой на базе ПК)). Такие системы позволяют не только не допускать проникновения посторонних на охраняемую территорию, но и в оперативном порядке фиксировать и учитывать время явки сотрудников на работу.

И если кто-то не явился на работу в установленное время, работник, ответственный за осуществление контроля, оперативно фиксирует данный факт в том же журнале (или распечатке данных СКУД) и докладной записке на имя уполномоченного руководителя.

Однако не все организации могут похвастаться наличием отлаженно функционирующей системы такого контроля, поскольку это требует специальных технических средств и дополнительного персонала. Поэтому во многих случаях такой контроль может проводиться хоть и централизовано, но выборочно. Допустим, в отдельные дни работники кадровой или иной уполномоченной службы² будут проводить обход или иным образом выявлять, кто находится на работе, а кто отсутствует. Затем, также в оперативном порядке, может быть составлена докладная записка на имя руководителя кадровой службы (административного аппарата или иного подразделения согласно распределению функций и существующей организационной структуры компании) и/или руководителя того структурного подразделения, в котором работает сотрудник, замеченный в опоздании.

Образец докладной записки приведен в Примере 3.