Для каких документов какую печать использовать? Как в работе помогут штампы? Что такое гербовая печать? Можно ли изготовить несколько основных круглых печатей для одной организации? Чем дубликат отличается от оригинала? Как вести учет: какие печати и штампы используются, где находятся и в чьем распоряжении, когда и почему уничтожены / утеряны? Какие способы подделки оттисков печати существуют? Как защитить себя в случае потери / хищения печати?
В настоящее время любое юридическое лицо должно иметь свою печать, пользоваться ею и хранить, строго соблюдая требования соответствующих законодательных актов. В повседневной практике часто возникают следующие вопросы: какого вида печать или штамп применять для определенных документов? как уничтожить печать? какие штампы можно применять в организации? когда требуется изготовление новой печати взамен старой? нужно ли контролировать состояние учета печатей? какие действия предпринимать в случае кражи печати? как защитить организацию от подделок печатей?
Что говорит закон?
Гражданский кодекс РФ не содержит определения печати юридического лица. Но его можно найти в ГОСТе.
Фрагмент документа
Пункт 2.1 ГОСТа Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования»
Печать – это устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.
В зависимости от своей организационно-правовой формы организация руководствуется следующими законодательными актами, регулирующими вопросы пользования, хранения и учета печатей и штампов:
- Пункт 5 статьи 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ предусматривает обязанностью общества иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. При этом печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов России и (или) иностранном языке. Наличие печатей и штампов Закон относит к праву общества, а не к его обязанности.
- Пункт 7 статьи 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 12.12.1995 № 208-ФЗ гласит о том, что общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов России. Кроме того, общество вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.
Что же касается некоммерческих организаций, то здесь проще. Никаких иных требований к печати юридического лица данные законы не предъявляют. Основной целью использования печати является выделение того или иного субъекта из множества подобных, и, следовательно, оттиск должен содержать максимальный объем информации об этом субъекте. Некоммерческая организация имеет печать с полным наименованием этой некоммерческой организации на русском языке.
Какие бывают печати, штампы и где проставляются их оттиски?
По своему назначению и в зависимости от вида деятельности в организации печати и штампы могут делиться на:
-
основные:
- это основная круглая печать организации (в т.ч. гербовая),
- печать обособленного подразделения (если в Положении о филиале, представительстве предусмотрено наличие у него печати). Такая печать в обязательном порядке должна содержать слово «филиал» или «представительство»;
-
вспомогательные (для определенных групп документов), например:
- для документов – ставятся на акты, реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк), соглашения, удостоверения, спецификации, штатное расписание и изменения к нему, используются для заверения копий;
- для счетов,
- для накладных;
- для командировок;
- для сертификатов;
- для таможенных документов;
- для заявок и коммерческих предложений.
Часто можно услышать понятие «гербовая печать». Оно появилось еще в советский период, когда на основной печати большинства организаций красовался герб СССР. Теперь такое право есть не у всех: организации, обладающие правом использования государственной символики, перечислены в Федеральном конституционном законе от 25.03.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».
Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, и начало подписи, в том случае если в форме документа нет указания места печати «М.П.».
Пример 1. Заверение подписи на документе оттиском печати
Оттиск основной печати должен ставиться на документах для удостоверения их подлинности (договоры, доверенности, банковские и платежные поручения и т.д.). Основная печать организации должна содержать следующую информацию:
- полное фирменное наименование на русском языке и
- указание на место нахождения организации,
- номер ОГРН (или номер в регистрационном реестре – для лиц, зарегистрированных до образования Московской регистрационной палаты),
- Государственный герб РФ либо герб субъекта РФ (для организаций, имеющих право на их воспроизведение).
Кроме того, часто в печати включают идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). По желанию заказчика в кругах информационного поля может располагаться и другая дополнительная информация, например, коды ОКПО, КПП, ОКВЭД и т.д.
Вспомогательные же печати, кроме перечисленных выше обязательных реквизитов, должны содержать дополнительную надпись:
- для какого структурного подразделения предназначена («Канцелярия», «Отдел кадров» и т.д.),
- для каких документов используется («Для счетов», «Для справок» и т.д.).
Мнение эксперта
Лариса Доронина, к.э.н., доцент кафедры Государственного управления и кадровой политики МГГУ при Правительстве Москвы
Теперь включение печати организации в государственный реестр печатей осуществляется только по добровольному решению юридического лица. При этом такая печать получает регистрационный номер, указываемый на крайнем внешнем ободке оттиска печати. Некоторые справедливо полагают, что зарегистрированная печать больше защищена от подделки.
В 2003 году Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно со Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования». Приведем пример простой круглой печати, которая соответствует требованиям национального стандарта:
Сертифицированное изготовление печати из резины методом лазерной гравировки по Национальному стандарту предусматривает 3 степени защиты:
- Микротекст высотой 0,5–0,8 мм с указанием номера сертификата изготовителя и даты изготовления печати.
- Линии толщиной 0,08 мм.
- Элемент с полутоновым растром 40 линий на см.
Вы можете встретить на документах печати, не обладающие перечисленными здесь степенями защиты. Это не лишает их удостоверяющей силы, просто делает менее защищенными от подделки злоумышленниками.
С 1 июля 2002 года все гербовые печати отечественных организаций изготавливаются в соответствии с ГОСТом P 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Согласно этому документу государственные организации обязаны размещать заказы на изготовление печати только у сертифицированного производителя. Документы, заверенные гербовой печатью, изготовленной с нарушением ГОСТа и без соответствующего сертификата, не будут иметь юридической силы. Уполномоченным органом, осуществляющим сертификацию организаций – изготовителей печатей, является ВНИИ Полиграфии.
Минимальный диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации точно определен ГОСТом 51511-2001 и составляет 40 мм, а максимальный – 45 мм. По внешнему кольцу клише печати ограничивается ободом, на котором располагается микротекст в негативном начертании (белый текст на черном фоне), микротекст состоит из повторяющейся записи, включающей слово «сертификат» с указанием его номера, а также другой информации, определяемой изготовителем печати.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба РФ по ГОСТу 51511-2001:
Диаметр от 40 до 45 мм.
- Внешний круг толщиной 1,3 мм с микротекстом высотой 0,8 мм.
- Наличие ИНН, ОКПО высотой 0,5–0,8 мм, ОГРН. Наличие линий толщиной 0,08 мм.
- Наличие элементов с полутоновым растром (80 линий на см).
Изготовление печатей с эмблемами, символами, латинским шрифтом возможно только в том случае, если они указаны в Уставе или Положении об учреждении, предприятии. Графика, не зарегистрированная как логотип, разрешена только во внутренних, дополнительных печатях и штампах организации. Если печать будет содержать графическое изображение, то необходимо также свидетельство о регистрации товарного знака / знака обслуживания (или лицензионный договор, договор об уступке товарного знака / знака обслуживания).
