Продолжаем разговор о том, как в отсутствие полноценной методической проработки вопроса обращения юридически значимых электронных документов кредитной организации все-таки справиться с данной задачей. В этом номере мы разобрались с передачей электронных документов на архивное хранение, с организацией их поиска и выдачи по запросам сотрудников, с выделением к уничтожению единиц хранения с истекшими сроками, а также с проверкой сохранности оставшихся носителей.
Продолжение статьи, начало в № 10` 2010
В предыдущем номере журнала мы посмотрели на ситуацию с переходом с бумажного документооборота на электронный юридически значимый документооборот глобально, разобрались с терминологией нового Указания ЦБ РФ, от которого кредитные организации ждали большего, и все-таки приступили к ответу на самый сложный вопрос «что в этой ситуации делать?» Основная часть ответа на него – во второй части статьи в этом номере журнала.
Передача ЕХ на архивное хранение
Прием ЕХ для хранения в фонд ЕХ и их учет должен осуществляться в соответствии с Правилами работы ведомственных архивов ив установленные Центральным банком сроки. Передача ЕХ на архивное хранение осуществляется по описи приема-передачи ЕХ на архивное хранение. Опись составляется сотрудником, осуществляющим хранение ЕХ в структурном подразделении и передающим их на дальнейшее хранение в архив Банка.
Фрагмент документа
Указание Центрального Банка РФ от 25.11.2009 № 2346У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
2.6. На ЕХ, снабженные ярлыками и передаваемые в фонд ЕХ, составляются описи, которые должны включать:
вид отчуждаемого машинного носителя информации;
информацию, содержащуюся на ярлыках ЕХ (в том числе значение функции хэширования);
Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, составившего опись;
Ф.И.О. и собственноручную подпись лица, осуществившего передачу ЕХ с описью в фонд ЕХ;
Ф.И.О. и собственноручную подпись работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.
Возможно формирование описи в электронном виде. В этом случае в течение всего срока хранения описи должны обеспечиваться ее неизменность и возможность идентификации составителя и работника кредитной организации, принявшего ЕХ для хранения в фонде ЕХ.
Опись можно вести в электронном формате, используя имеющееся в распоряжении кредитной организации программное обеспечение: Microsoft Word, Microsoft Excel или систему электронного документооборота (далее по тексту – СЭД). С целью ведения полноценного учета было бы целесообразным к регистрационным карточкам ЕХ прикреплять файл соответствующих описей ДЭВ, размещенных на данной ЕХ.
Образец оформления описи ЕХ, передаваемый в фонд ЕХ, смотрите в Примере 3.
Пример 3. Образец описи приема-передачи ЕХ на архивное хранение
Особое внимание необходимо уделить процедуре передачи на архивное хранение ЕХ, содержащей ДЭВ об исправительных записях. Думаю, что сведения о наличии исправительных записей необходимо вносить не только в опись ЕХ, переданных на архивное хранение, но и во внутреннюю опись ЕХ, и таким образом проводить параллель не только с ЕХ, но и с ДЭВ, информация которой считается измененной в результате данной исправительной записи.
Фрагмент документа
Указание Центрального Банка РФ от 25.11.2009 № 2346У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета»
2.7. При выполнении по указанию главного бухгалтера кредитной организации исправительных бухгалтерских записей формируется ДЭВ, содержащий лицевой счет за день, в котором обнаружена ошибочная запись, с информацией о мемориальном исправительном ордере, которым внесено исправление (далее – ДЭВ об исправительных записях). ДЭВ об исправительных записях записываются на отдельных ЕХ. Хранение ЕХ организуется способом, обеспечивающим возможность установления связи между ЕХ, на которых хранятся ДЭВ об исправительных записях, и ЕХ, на которых хранятся ДЭВ с ошибочной записью. Периодичность формирования ЕХ с ДЭВ об исправительных записях и передачи ЕХ в фонд ЕХ определяется кредитной организацией.
Передачу ЕХ из структурных подразделений кредитной организации на архивное хранение можно также сопровождать составлением Акта приема-передачи ЕХ на архивное хранение (см. Пример 4) или ведением учета в аналогичных журналах учета поступления и выбытия ЕХ для хранения в фонд ЕХ (см. Пример 5).
Пример 4. Образец оформления акта приема-передачи ЕХ на архивное хранение
