Новые правила работы с электронными документами в кредитных организациях

С 1 января 2010 года вступили в силу два Указания Банка России, которые фактически вводят новые правила работы с электронными документами в кредитных организациях. Это:

• указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2343-У «О внесении изменений в Положение Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»» и
• указание Банка России от 25.11.2009 г. № 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

С этих документов начинается, можно сказать, новый этап в развитии управления электронными документами в кредитных организациях России, поскольку нормативно закрепляется не только возможность работы с документами в электронном виде, но и порядок их хранения.

В Правила №302-П внесено много нового, особенно в часть III «Организация работы по ведению бухгалтерского учета». Наиболее интересны изменения в положениях, затрагивающих вопросы управления документами и организацию их хранения.

Ответственность за организацию хранения документов

Если раньше ответственность за организацию хранения документов вместе с руководителем кредитной организации несли главные бухгалтеры, то теперь она полностью возложена только на руководителей (изменения внесены в п. 4.1 «Положения о Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации», утв. Банком России 26.03.2007 № 302-П).

Мы «дождались» специально оборудованных архивов!

Более подробно описана процедура передачи на архивное хранение документов кредитной организации.

В частности, в п. 4.2 сказано, что «хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах)». Это положение полезный «рычаг» для архивистов и специалистов по управлению документами тех организаций, в которых обеспечению сохранности документов не уделяется должного внимания. Теперь наличие специально оборудованного помещения является обязательным требованием для кредитных организаций!

Распечатываем документы со сроком хранения свыше 10 лет

Кроме того, установлено, что лицевые счета и бухгалтерские документы со сроком хранения свыше 10 лет подлежат хранению только на бумажных носителях.

На данный момент это вполне разумное требование, поскольку обеспечение долговременной сохранности электронных документов требует более совершенной законодательно-нормативной базы, чем есть у нас сейчас, а также значительных финансовых и организационных усилий. Объем этих документов в отношении ко всему массиву документации кредитной организации невелик. Больших проблем с выявлением документов длительных сроков хранения и их оформлением на бумажных носителях быть не должно, т.к. кредитные организации уже давно «уважительно» относятся к установленным срокам хранения документов и поэтому наладили технологию их соблюдения.

Правила, однако, не говорят, как поступать в достаточно часто встречающихся ситуациях, когда документы, которым, согласно законодательству, установлен небольшой срок хранения, в интересах самой организации нужно хранить дольше. Конечно, можно продолжить хранить эти документы в электронном виде, но в данный момент такой подход существенно повышает риски кредитной организации.

Можно предложить следующий вариант действий: если выявляются электронные документы, срок хранения которых необходимо увеличить, то соответствующее решение принимает экспертная комиссия (ЭК) организации и она же устанавливает, в каком виде (бумажном или электронном) они будут храниться. На основании решения ЭК документы могут быть переведены на бумажные носители. Процедура этой операции и порядок ее документирования должны быть регламентированы во внутренних нормативных документах организации.

Как исправлять ошибочные записи?

Разрешение ведения документации в электронном виде поставило перед Банком России еще один интересный вопрос: как исправлять выявленные ошибочные записи? В бумажном делопроизводстве эта процедура хорошо отлажена, а вот в электронном ее еще предстоит освоить и кредитным организациям, и Банку России. В правила ведения бухгалтерского учета включены, на мой взгляд, достаточно спорные положения:

Таким образом, получается, что порядок проведения исправлений в бумажном и электронном делопроизводстве различается. Если в бумажном документе сразу видно, что ошибка выявлена и исправлена, то с электронными регистрами все пока очень туманно. Слов о том, что «информация о внесенных впоследствии исправлениях… фиксируется службой, обеспечивающей хранение в электронном виде лицевых счетов», недостаточно, поскольку совершенно не ясно, как и с помощью каких документов это можно сделать.

Более подробно порядок внесения изменений в электронные документы описан в Указании Банка России от 25.11.2009 № 2346-У.

Каким способом установить связи между первоначальными и исправляющими документами и соответствующими единицами хранения, в нормативных документах не сказано, так что это придется продумывать самим кредитным организациям. Можно предложить следующие варианты:

• в случае внесения исправительных записей в ярлык основного носителя об этом вносится отметка (правда, на ярлыке и без того требуется разместить очень много информации, так что на нем просто может не оказаться свободного места);
• информация аппарат;
• если ярлык и сам носитель могут храниться отдельно друг от друга (в Указаниях сказано лишь, что носитель должен быть «снабжен» ярлыком, но следует ли ярлык «намертво» прикреплять к носителю, или он может храниться отдельно – не ясно), стоит предусмотреть определенную маркировку носителя, показывающую, что в содержащиеся на нем документы вносились изменения;
• продумать такой порядок хранения, чтобы носители с исправительными записями можно было хранить в одной упаковке вместе с носителем, содержащим исправляемые документы.

Базы данных – вне закона?

Кроме того, изменен и п. 4.8, который раньше разрешал хранение электронных документов в виде баз данных. Теперь этой возможности у кредитных организаций не будет. Они, однако, могут вести такие базы данных для справочно-информационных целей.

Таким образом, начиная с 1 января 2010 года, в кредитных организациях на совершенно законных основаниях можно перевести основную часть наиболее массовых бухгалтерских документов в электронный вид.

Порядок хранения электронных документов

Надо отметить, что Банк России подошел к вопросу об использовании бухгалтерских документов в электронном виде очень ответственно, одновременно с подготовкой изменений в Правила ведения бухгалтерского учета разработав и порядок их хранения (см. указание Банка России от 25.11.2009 № 2346-У).

Данный документ устанавливает «порядок хранения в кредитной организации в электронном виде в файлах, размещенных на машинных носителях типа CD-, DVD-дисков однократной записи, отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета» (сразу же, правда, возникает вопрос: а можно ли использовать, например, магнитооптические MO-диски или современные «голубые диски» однократной записи?).

Прежде всего стоит отметить, что хранение в электронном виде право, а не обязанность кредитной организации (п. 1.1). Кредитные организации самостоятельно могут решить, в каком объеме и какие виды документов они будут хранить в электронном виде – из числа тех, что перечислены в приложении 1 к Указаниям.

Достаточно важным, с моей точки зрения, является и требование о том, что в случае необходимости представления электронного документа на бумажном носителе должна быть возможность вывести его в соответствии с требованиями, которые действовали на момент составления документа, т.е. в той же форме и с тем же содержанием (п. 1.2).

Можно выделить следующие основные требования к организации хранения:

• в кредитной организации создается фонд хранения носителей однократной записи;
• учет единиц хранения ведется на основе описей;
• на каждую единицу хранения составляется ярлык (п. 2.3). Что это такое – наклейка, книжечка, вкладываемая в коробку с носителем, или что-то еще, – не сказано. Во всяком случае, та информация, которая, согласно Указаниям, должна присутствовать на ярлыке, вряд ли уместится на наклейке CD- или DVD-диска;
• при формировании единиц хранения должны быть созданы их резервные копии (не менее одной);
• резервные копии «должны храниться в местах, территориально удаленных от мест хранения основных ЕХ» (п. 2.12). К сожалению, в нормативном документе не разъясняется, что понимается под «территориальной удаленностью»: другая комната, другое крыло здания, отдельно стоящее здание, здание в другом районе населенного пункта или в другом населенном пункте.

Предложенная технология хранения не предусматривает возможность конверсии (миграции) электронных документов. А для документов, хранящихся более 5–7 лет, это важно. Ведь этот срок уже грозит устареванию технических средств и программного обеспечения, на которых первоначально был создан документ. И по прошествии этих лет появляется угроза, что в организации не останется такой техники и программного обеспечения, которые бы позволили прочитать документ. И что же –зря его хранили?

Что касается форматов документов, то в Указаниях сказано, что на носителях документы сохраняются в готовом для просмотра формате TXT, DOC, RTF, PDF, TIFF, JPG, BMP, XLS, XML и допускается возможность использования архиваторов ZIP, ARJ, RAR, TAR (п. 2.4). Получается, что нельзя использовать новые офисные форматы Microsoft (DOCX, XLSX) или форматы семейства ODF.

Как мне кажется, Банк России напрасно не подумал о включении требования о том, чтобы файлы офисных форматов (из списка в Указаниях это DOC, XLS, XML) не содержали встроенного кода или макросов и не использовали какие-либо внешние (не помещенные на тот же носитель) элементы, включая шрифты, стилевые файлы и т.п. Такое требование позволило бы поставить «вне закона» документы, воспринимаемое человеком представление которых может со временем изменяться¹.

Важным моментом, который отражен в указаниях, является вопрос об организации регулярной проверки состояния носителей информации.

С моей точки зрения, пункт 2.19 написан технически не совсем верно.

Во-первых, наибольшая вероятность выхода из строя будет у носителей, дольше всего хранящихся в фонде, в то время как формулировка п. 2.19 фактически ориентирует кредитные организации на проверку вновь поступивших носителей.

Во-вторых, когда имеет место несовпадение хэш-функции, это уже крайняя ситуация, до которой лучше дело не доводить. За рубежом (например, в США) при проверке используется доступное программное обеспечение, замеряющее уровень ошибок ввода-вывода при работе с носителем. При превышении порогового значения носитель (к этому моменту еще вполне читаемый) заменяется. Национальные Архивы США также рекомендуют отслеживать статистику ошибок по партиям закупленных носителей и в случае большого числа ошибок перезаписывать все носители из подозрительной партии.

Многие электронные архивы также рекомендуют сочетать проверку носителей по графику и случайную выборку по всему фонду.

Кредитные организации при желании могут предусмотреть такого рода дополнительные работы по проверке состояния электронных носителей информации в своих внутренних регламентах.

Хочется обратить внимание еще на один интересный момент: в новых положениях вообще не упоминается ЭЦП, хотя по правилам бухгалтерского учета все документы должны, как минимум, иметь подпись исполнителя. В Правилах ведения бухгалтерского учета уже давно есть интересный пункт по поводу подписи на документах, в том числе и электронных:

Все это означает, что Банк Росси довольно элегантно ушел от непростой проблемы организации хранения документов, подписанных ЭЦП, полностью переложив эту головную боль на кредитные организации.

В нормативных актах Банка Росси не сказано ни слова о том, чтобы обеспечивать при организации архивного хранения электронных документов возможность перепроверять ЭЦП. Если такую возможность реализовывать, то потребуется сохранять дополнительные документы (сертификаты открытых ключей, списки отозванных сертификатов и т.д.) и хранить их в течение как минимум того же периода времени, что и подписанный электронным образом документ. Кроме того, для подтверждения правильности тех ЭЦП, для которых уже истек срок действия сертификата открытого ключа, придется закупать или разрабатывать специальное программное обеспечение.

Установлены сроки хранения для электронных документов и носителей информации. Уничтожение носителей информации должно оформляться актом об уничтожении (п. 2.15).

Разрешена свобода творчества в разумных пределах

Стоит отметить и то, что Банк России не пытался в данном документе регламентировать порядок работы с электронными документами «до запятой». Он предоставляет сделать это самим кредитным организациям. В качестве приложения 3 к Указанию дано примерное содержание регламента ведения фонда единиц хранения в кредитных организациях.

Предусмотрено, что данный документ должен определять:

• какие виды документов будут храниться в электронном виде и их сроки хранения;
• как будут создаваться, маркироваться и учитываться носители однократной записи;
• правила оформления ярлыков и описей;
• правила ведения описей электронных носителей;
• порядок предоставления информации, хранящейся на электронных носителях;
• порядок хранения резервных копий;
• порядок проверки наличия и состояния единиц хранения, организация проведения проверок и оформление их результатов;
• процедура замены единиц хранения и порядок восстановления утерянных (испорченных) единиц хранения;
• процедура рассмотрения случаев утери (порчи) документов в электронном виде и единиц хранения;
• порядок уничтожения единиц хранения и оформления акта об уничтожении единиц хранения;
• порядок обеспечения информационной безопасности фонда единиц хранения.

Кредитным организациям, которые будут налаживать электронное хранение документов на съемных носителях, можно дополнительно порекомендовать применять такие носители однократной записи, которые производитель снабжает уникальными серийными номерами. Это может существенно облегчить идентификацию и учет носителей, поскольку такой уникальный номер можно будет включать во все учетные документы и регистры архива. Использование подобного номера также затруднит подмену носителей.

Во внутреннем регламенте стоит предусмотреть и вопрос о том, какие действия кредитная организация должна предпринять в тех случаях, когда она по каким-либо причинам не в состоянии выполнить определенные требования. Например, что она должна делать в случае неисполнения ею (например, по техническим причинам) требований п. 2.2 о записи документов за каждый операционный день не позднее рабочего дня, следующего за этим операционным днем? Возможно, в этом случае стоит предусмотреть составление акта о нарушении, утвержденного руководителем организации.

Выводы

Возможность хранения основного массива бухгалтерской документации в электронном виде – это большой и своевременный шаг вперед, который можно только приветствовать. Банк России еще раз наглядно продемонстрировал, что он является одним из самых передовых российских ведомств в области современного управления документами.

Понятно, что от кредитных организаций, которые захотят организовать хранение документов в электронном виде, потребуется существенная перестройка всей системы работы с бухгалтерской документацией и значительная переработка внутренней нормативной документации.

Реальная практика работы наверняка потребует со временем корректировки ряда нормативных положений, но это естественный процесс. Пока работа не начата, некоторые «подводные камни» новой технологии трудно увидеть. Но главное уже сделано, и теперь кредитные организации могут снять со своих плеч значительную часть «бумажного бремени».