Какие командировки считаются длительными, а какие краткосрочными? Нужно ли разделять документацию по заграничным и внутрироссийским командировкам? Какие сроки хранения следует устанавливать для этих документов? Почему в Перечне сроки хранения документов по заграничным командировкам более длительные, чем по внутрироссийским?
После прочтения ст. 19 новой редакции Перечня1 у меня возник вопрос. В ней гораздо больше внимания уделено приказам о командировках по сравнению с действующим Перечнем:
- приказы о длительных внутрироссийских и зарубежных командировках предписано хранить 75 лет;
- а приказы о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках – 5 лет.
А какая командировка является краткосрочной и какая длительной? Где «граница»?
Заданный коллегой вопрос в очередной раз затронул еще не осознанный до конца нашими специалистами момент: у нас в области управления документами до сих пор существуют «серые зоны», в которых, ввиду отсутствия или неполноты законодательно-нормативной базы, приходится действовать по понятиям и традициям, сохранившимся еще с советских времен.
Документация по командировкам – наглядный тому пример. При работе с ней у специалистов постоянно возникают одни и те же вопросы:
- Какие командировки считаются длительными, а какие краткосрочными?
- Нужно ли разделять документацию по заграничным от документации по внутрироссийским командировкам?
- Какие сроки хранения нужно устанавливать для этих документов? Почему в Перечне сроки хранения документов по заграничным командировкам установлены более длительные, чем по внутрироссийским?
Длительные и краткосрочные командировки – какая разница?
Прежде всего хочу обратить внимание на следующее: в конце 2008 года постановлением Правительства был изменен порядок направления работников в служебные командировки. В новом «Положении об особенностях направления работников в служебные командировки» не делается различия между российскими и заграничными командировками, не регламентируется в нем и длительность командировок.
Фрагмент документа
Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
1. Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки (далее – командировки) как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.
Единственный документ, который до сих пор действует одновременно с «Положением» и в котором регламентируются сроки командировок, – это утвержденная еще в 1988 году Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР». Но она относится только к внутрироссийским командировкам.
Фрагмент документа
Инструкция о служебных командировках в пределах СССР (утв. Минфином СССР, Госкомтрудом СССР и ВЦСПС от 07.04.88 № 62)
4. Срок командировки работников определяется руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств и ведомств СССР и Советами Министров союзных республик.
Хотя в нормативных актах регулярно упоминаются как краткосрочные, так и длительные командировки, чаще всего не дается разъяснения, что под этим понимается. Удалось найти несколько нормативных актов, из которых видно, что разные ведомства, исходя из собственных интересов, по-своему определяют, какие командировки считаются длительными.
Фрагмент документа
Постановление Правительства РФ от 06.02.2010 № 63 «Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне» (вступает в силу с 1 мая 2010)
61. Переоформление допуска к государственной тайне по первой, второй и третьей (с проведением органами безопасности проверочных мероприятий) формам независимо от срока действия производится в следующих случаях:
в) возвращение из длительной, свыше 6 месяцев, заграничной командировки...
Фрагмент документа
Методическое письмо по вопросам организации голосования на избирательных участках, образованных за пределами территории Российской Федерации на выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации пятого созыва (утв. постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 21.08.2007 № 26/197-5)
На избирательном участке, образованном руководителем дипломатического представительства, консульского учреждения, в список избирателей при его составлении включаются подавшие личные письменные заявления избиратели, которые:
… постоянно проживают за пределами территории Российской Федерации либо находятся в длительных заграничных командировках (не менее трех месяцев)...
Фрагмент документа
Инструкция по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования (утв. постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 № 192п)
18. Документ представляется в территориальный орган ПФР при регистрации застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования...
Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить документ по причине длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке, длительной болезни или иной причине, страхователь (работодатель) указывает эту причину в документе, который заверяет.
Срок пребывания за границей приходится учитывать прежде всего из-за налогового законодательства. Согласно п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ физические лица признаются налоговыми резидентами Российской Федерации только в том случае, когда они фактически находятся на территории России не менее 183 дней в календарном году (т.е. более полугода). В противном случае...
