Речь идет о внушительных штрафах в 200 000 и 500 000 рублей, которым уже подвергаются организации за нарушение порядка хранения документов. Мы рассказываем, в каких случаях и какие решения принимают суды. Эту информацию вы сможете использовать, во-первых, чтобы понять, что нужно исправить в своей работе, и, во-вторых, чтобы убедить руководство собственной организации в важности вашей работы и необходимости исправления ситуации, если оно того требует. И пусть потом не говорят, что вы их не предупреждали!
Год назад, рассказывая читателям нашего журнала об ужесточении требований к управлению документами в коммерческих организациях, мы обращали внимание на то, что введение новых статей в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях может серьезно усложнить жизнь акционерных обществ.
Речь шла о том, что среди прегрешений, за которые общество могло быть привлечено к ответственности, было указано и нарушение порядка хранения документов. В законах «Об обществах с ограниченной ответственностью» и «Об акционерных обществах» соответствующие требования несколько отличаются:
Фрагмент документа
Федеральный закон № 14-ФЗ от 08.02.1998 г. «Об обществах с ограниченной ответственностью». Статья 50 «Хранение документов общества»
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.
Фрагмент документа
Федеральный закон № 208-ФЗ от 26.12.1995 г. «Об акционерных обществах». Статья 89 «Хранение документов общества»
2. Общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг.
Получается, что если ООО имеет возможность самостоятельно установить место хранения своих документов, то для акционерных обществ уже законом установлено, что они должны хранить документы в зданиях, где размещается их исполнительный орган. Правила хранения и сроки хранения для АО устанавливает сейчас Федеральная служба по финансовым рынкам (ФСФР).
Неисполнение этих требований может повлечь за собой для акционерных обществ существенные штрафные санкции:
Фрагмент документа
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях. Статья 13.25 «Нарушение требований законодательства о хранении документов» (введена Федеральным законом от 09.02.2009 г. № 9-ФЗ)
Размер административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.
Какая складывается практика?
Одно дело – появление новых жестких требований законодателя и совсем другое – как это реально будет применяться. При мониторинге арбитражной практики нами выявлено четыре интересных судебных дела по привлечению организаций к административной ответственности по статье 13.25. Общим для всех дел является то, что штрафные санкции накладывались подразделениями Федеральной службы по финансовым рынкам в размере 200 тысяч рублей за нарушение установленного порядка и сроков хранения документов, которые предусмотрены законодательством об акционерных обществах.
Суды определяли наличие факта нарушения на основе дословного толкования нормативных актов ФКЦБ (ФСФР), прежде всего «Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденного постановлением ФКЦБ № 03-33/пс от 16.07.2003 г. (далее – Положение). В одном судебном деле решение принималось на основе «Порядка ведения внутреннего учета сделок, включая срочные сделки, и операций с ценными бумагами профессиональными участниками рынка ценных бумаг, осуществляющими брокерскую, дилерскую деятельность и деятельность по управлению ценными бумагами», утвержденного постановлением ФКЦБ России и Минфина РФ от 11.12.2001 г. № 32, 108н.
В трех случаях суд признал вину общества и только однажды встал на сторону акционерного общества. В настоящее время по двум судебным спорам поданы апелляции, которые должны быть рассмотрены в самом конце июля 2010 года.
Теперь рассмотрим каждое из этих дел более подробно. В первом случае общество было оштрафовано за то, что допустило утрату документов и не предприняло мер к их восстановлению.
Судебно-арбитражная практика
При проведении плановой выездной проверки деятельности ЗАО «Овощевод» было установлено, что главный бухгалтер общества в середине января 2009 г. вывез в подвальное помещение гаража все документы предприятия о текущей бухгалтерской отчетности, включая входящую и исходящую корреспонденцию за 2009 г., папку с протоколами Совета директоров, решениями общих собраний и относящиеся к ним документы до 1 января 2009 г. До этого они находились дома у главного бухгалтера. В конце января 2009 г. подвал подвергся подтоплению и все находящиеся в нем документы пришли в негодность, текст на них был размыт и главный бухгалтер выбросил их.
Организации было вменено нарушение:
- п. 3.6 Положения, по которому подлежащие хранению документы до передачи их в архив общества должны храниться в рабочих комнатах по месту нахождения исполнительного органа общества, и
- п. 3.4, где говорится, что хранению подлежат подлинники документов общества. В случае же утраты или повреждения подлинника документа общество должно хранить заверенные в установленном порядке копии документов. Об утрате или повреждении подлинника документа должен быть составлен соответствующий акт с указанием причины утраты или повреждения, приобщаемый к передаваемой на хранение копии документа общества и подлежащий хранению вместе с ней.
Поскольку ничего этого не было сделано, общество было оштрафовано на 200 тысяч рублей!
(Решение Арбитражного суда Краснодарского края по делу № А32-4676/2010-51/155-74АЖ от 11.03.2010; постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда по делу № А32-4676/2010 от 28.05.2010)
