Перед службами ДОУ сейчас все чаще ставят задачу разработки показателей оценки деятельности подразделений и сотрудников на основе данных системы делопроизводства. Эта задача не нова, хотя сейчас ее «одевают в новые одежды». Что такое KPI? Как устроена эта система?
Все большее число организаций – государственных органов и коммерческих структур – внедряют в свое управление показатели оценки по основным направлениям деятельности и сбалансированные системы показателей. В рамках установленных форм отчетности уже многие научились оценивать финансовые результаты и измерять степень достижения поставленных целей. Сейчас назрела необходимость оценить, насколько система управления, организационные и информационные технологии соответствуют потребностям развития организации, выработать подход к оценке качества работы с документами, которые в современных условиях должны рассматриваться как ценнейший нематериальный актив.
Перед службами документационного обеспечения управления (Служба ДОУ) ставят задачу разработки системы показателей оценки собственной деятельности и прежде всего – по важнейшей интеграционной функции «организация документооборота», предлагая включить в нее множество показателей, измерителей (индикаторов), установить их значения и «вес», возлагая таким образом ответственность за организацию работы с документами в целом. Причем часто в качестве показателей оценки деятельности предлагаются такие, которые не являются для Службы ДОУ ключевыми.
Немного теории и истории
Показатели эффективности деятельности (Key Perfomance Indicators, KPI) – это набор показателей, отражающих аспекты организационной деятельности, которые являются (в определенный период деятельности) наиболее важными для сегодняшней и завтрашней деятельности организации.
KPI обычно связывают со стратегией развития. Систему KPI используют в качестве инструмента операционализации стратегии, ее трансляции и доведения до сведения каждого подразделения и каждого сотрудника. KPI измеряются как достигнутый результат в процессе аттестации и персональной оценки деятельности руководителей, значения KPI «планируются» на предстоящий период (полгода, год) в рамках системы мотивации.
Традиционно главные и универсальные критерии оценки деятельности Службы ДОУ, впрочем, как и любого другого структурного подразделения, формулировались следующим образом:
- полнота реализации основных задач и функций, закрепленных положением о подразделении;
- полнота реализации предоставленных подразделению прав и ответственности.
Дополнительными критериями являлись уровень квалификации сотрудников, степень механизации (а сейчас – автоматизации) выполняемых делопроизводственных операций.
Следует отметить, что раздел «показатели оценки деятельности» всегда рекомендовалось вводить в структуру текста положений о подразделениях и в должностные инструкции сотрудников, начиная с момента внедрения в организациях систем мотивации и оценки персонала.
Постепенно в системе показателей оценки деятельности Службы ДОУ стали выделяться категории количественных и качественных показателей.
К количественным показателям относятся:
