Автор делится собственным опытом по выявлению наиболее распространенных ошибок в работе с документами. Даны рекомендации по оформлению результатов проверки и устранению найденных недочетов.
Взаимное представление
Председателю комиссии необходимо начать свою работу с официального представления членов комиссии руководителю проверяемого структурного подразделения. Кто из сотрудников комиссии какие вопросы будет проверять, правила совместной работы, предоставления документов и освещение других организационных моментов не займет много времени. Ознакомление с полномочиями проверяющих необходимо, чтобы сотрудники обследуемого подразделения отнеслись к проверке должным образом: у них не должно остаться желания саботировать действия проверяющих.
Со своей стороны руководитель проверяемого структурного подразделения представляет своих сотрудников, кратко поясняя, какие функции они выполняют и по каким вопросам могут дать ответы.
Типичные ошибки
Мне хотелось бы обратить ваше внимание на ряд типичных ошибок, выявляемых в ходе проверок.
Первым предметом проверки должен стать вопрос о наличии правовой базы делопроизводства и архивного дела на предприятии и ее соответствие практике.
Для этого вам нужно запросить в проверяемом подразделении все используемые здесь нормативные акты, которые касаются вопросов документационного обеспечения управления. Безусловно, в структурных подразделениях должны быть и номенклатура дел, и Инструкция по делопроизводству, и Инструкции по конфиденциальному делопроизводству (если оно ведется на предприятии), словом, вся та нормативная и методическая база, на которую в повседневной жизни опираются сотрудники предприятия.
Будьте внимательны: нормативные акты, разработанные и утвержденные в головном офисе и распространяемые на все предприятие, должны быть предоставлены для проверки в любом вашем филиале и структурном подразделении. В случае выхода нормативного акта дирекции филиала (структурного подразделения) основополагающие положения этого документа не должны противоречить нормативному акту головного офиса.
Если в регламенте по документационному обеспечению управления предприятием разрешается вести переписку между генеральной дирекцией и филиалами исключительно письмами, то в инструкции по делопроизводству филиала не должно быть разрешено вести такую переписку служебными записками.
В Положении о филиале право подписи приказов дано только директору филиала. Однако в ходе полистного просмотра подлинников приказов выявлены документы, подписанные одним из его заместителей.
В день подписания документов официального возложения обязанностей на другое лицо не было. Какой вывод делаем? Данный документ может быть признан недействительным.
Относитесь с особым вниманием к подписи. Документ должен быть подписан только лицом, имеющим на это право.
В ходе проведения проверки было выявлено несоответствие подписи должностного лица.
Во время командировки должностного лица вместо него на важном документе свою подпись оставил другой сотрудник. В этот период на него приказом было возложено исполнение обязанностей командированного работника. Однако в самом подписанном документе наименование должности и фамилии выехавшего в командировку работника изменено не было.
Делаем вывод: документ можно признать нелегитимным.
Одним из основных направлений проверки является соблюдение правил оформления документов. Здесь снова необходимо обратить внимание на соответствие правил и норм, изложенных в инструкциях и регламентах по оформлению документов, и реальной практики составления документов. Заметьте, какие бланки и печати используются на предприятии, когда они менялись.
Филиал компании изменил свое местонахождение, в бланк письма было внесено соответствующее изменение. Однако на практике выявилось, что ряд структурных подразделений продолжает использовать старые бланки, поэтому ответы на письма высылались на старый адрес. Они доходили с запозданием, а некоторые терялись. Решение важных дел откладывалось или срывалось.
