Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2

Для эффективного управления необходима хорошая нормативная база. Ситуация в России на данный момент такова, что по многим направлениям деятельности нормотворчество значительно отстает от потребностей общества и государства, да и сами документы нередко получаются недостаточно качественными. Ситуация в области управления документацией – яркий тому пример, и в качестве основных причин этого можно, наверное, назвать следующие:

• недостаток в органах государственной власти и в ведущих отраслевых научно-исследовательских институтах высококвалифицированных специалистов, способных качественно выполнить такую работу;
• непонимание того, что специалистам государственных органов совмещать деятельность по разработке нормативных документов с текущей работой очень сложно. Как результат – работа над проектами нормативных документов затягивается на месяцы, а то и годы;
• неумение привлечь к разработке нормативных документов сильнейших специалистов страны, большинство из которых сейчас «рассеяны» по организациям частного и государственного секторов, по учебным заведениям и т.д. Использование устаревшего «келейного» подхода, когда нормативные документы разрабатываются, согласовываются и утверждаются без участия других заинтересованных сторон и без публичного обсуждения;
• ко всему перечисленному можно добавить и то, что многие специалисты отрасли плохо владеют современными информационными технологиями и слабо знакомы с достижениями последних лет. Это тоже сказывается на качестве разрабатываемых ими нормативных актов.

Решаясь на участие в европейском проекте разработки новой редакции «Типовых требований к управлению электронными документами» MoReq2, мы, в первую очередь, хотели поучиться методам организации подобной работы, – ведь совершенно ясно, что именно в этом направлении будет развиваться организация нормотворчества и в нашей стране. Было интересно, образно говоря, «померяться силами» с зарубежными коллегами. Хотя иллюзий мы не строили и у нас были большие сомнения относительно того, будет ли проекту какая-либо польза от нашего участия, – тем более что замечания и предложения нужно было готовить на английском языке.

Состав привлеченных экспертов

Спецификации MoReq достаточно широко использовались как в странах Евросоюза, так и за его пределами. Однако за семь лет многое изменилось, и стала ощущаться необходимость обновления спецификаций. Кроме того, встал вопрос о разработке методики тестирования программного обеспечения на соответствие данным требованиям, что также требовало их переработки – спецификации нужно было сформулировать таким образом, чтобы их положения трактовались однозначно и не создавали трудностей при тестировании.

В 2006 году Генеральный секретариат Еврокомиссии объявил о проведении открытого конкурса на право подготовки новой редакции требований – MoReq2. Не удивительно, что победила в тендере та же английская консультационная компания Cornwell Consulting (позднее – Serco Consulting⁴), которая разрабатывала первую версию MoReq. По условиям тендера компания должна была не только написать проект документа, но и организовать его широкое публичное обсуждение, доработку с учетом поступивших замечаний и предложений, а также согласование и окончательное составление документа после экспертизы его качества заказчиком.

На это хочется обратить особое внимание – конечным результатом работы по тендеру для коммерческой компании был не просто проект документа, а утвержденный заказчиком нормативный документ.

Все участвующие в проекте специалисты были разделены на 3 группы:

• Проектная группа – два представителя заказчика (Еврокомиссия), сотрудники компании Serco Consulting и Imbus AG (компании-разработчика методологии тестирования) во главе с руководителем проекта Марком Фреско (Marc Fresco). Всего в этой группе работало 17 человек: они писали текст спецификаций, занимались администрированием и управлением проектом.
• Редакционная коллегия, состоящая из 8 международных экспертов в области управления информацией и документацией из различных стран мира (Испания, Франция, Норвегия, Канада, Италия, Нидерланды, Германия, Ирландия). В задачу экспертов входила предварительная оценка написанного проектной группой, консультирование и разработка рекомендаций по совершенствованию содержания.
• В обсуждении и рецензировании проекта документа принял участие 71 эксперт из различных стран мира. Это были представители заинтересованных организаций, а также специалисты, работающие в области управления документами. Все участники обсуждения были разбиты, для удобства обработки замечаний, на 4 группы:
• эксперты от архивных учреждений (Archives Panel) – 5 человек;
• эксперты от профессиональных организаций и объединений (Specialists Panel) – 3 человека;
• эксперты от компаний – разработчиков программного обеспечения (Vendors Panel) – 24 (в обсуждении приняли участие практически все основные европейские поставщики программного обеспечения для управления документами и информацией);
• самая многочисленная группа – эксперты, участвовавшие в обсуждении по личной инициативе (Users Panel), – 39 человек.

Эксперты представляли Великобританию (26), США и Канаду (11), Германию (6), Испанию (6), Австралию (3), Бельгию (3), Чехию (2), Россию ( 2⁵). От остальных стран Европы участвовало 12 рецензентов.

Промежуточный и окончательный проекты MoReq2 были представлены на одобрение в Европейскую Комиссию. От имени Европейской Комиссии экспертизу проводила группа рецензентов DLM-форума, включавшая 12 ведущих специалистов из стран – членов Евросоюза. Это был правильный шаг – работу у поставщика принимали специалисты, не только прекрасно понимавшие значение данного документа и хорошо разбиравшиеся в предметной области, но и представлявшие различные школы / традиции управления документами.

Хочется отметить, что разработчики стандарта в одном из приложений к основному тексту поименно перечислили всех, кто прислал хотя бы одно...