Опыт публичного обсуждения важнейших нормативных документов на примере спецификаций MoReq2

В ходе разработки новой версии спецификации MoReq «Типовые требования к системам управления электронными документами» была применена интересная технология публичного обсуждения проекта этого документа ведущими специалистами по управлению документацией из разных стран мира. Это сделало MoReq2 оптимальным в использовании практиками. Вам любопытно будет узнать, какой вклад внесли наши отечественные специалисты. Кроме того, вы увидите последние «тенденции моды» в сфере управления электронными документами через призму «внутренней кухни их приготовления».

Для эффективного управления необходима хорошая нормативная база. Ситуация в России на данный момент такова, что по многим направлениям деятельности нормотворчество значительно отстает от потребностей общества и государства, да и сами документы нередко получаются недостаточно качественными. Ситуация в области управления документацией – яркий тому пример, и в качестве основных причин этого можно, наверное, назвать следующие:

  • недостаток в органах государственной власти и в ведущих отраслевых научно-исследовательских институтах высококвалифицированных специалистов, способных качественно выполнить такую работу;
  • непонимание того, что специалистам государственных органов совмещать деятельность по разработке нормативных документов с текущей работой очень сложно. Как результат – работа над проектами нормативных документов затягивается на месяцы, а то и годы;
  • неумение привлечь к разработке нормативных документов сильнейших специалистов страны, большинство из которых сейчас «рассеяны» по организациям частного и государственного секторов, по учебным заведениям и т.д. Использование устаревшего «келейного» подхода, когда нормативные документы разрабатываются, согласовываются и утверждаются без участия других заинтересованных сторон и без публичного обсуждения;
  • ко всему перечисленному можно добавить и то, что многие специалисты отрасли плохо владеют современными информационными технологиями и слабо знакомы с достижениями последних лет. Это тоже сказывается на качестве разрабатываемых ими нормативных актов.

Решаясь на участие в европейском проекте разработки новой редакции «Типовых требований к управлению электронными документами» MoReq2, мы, в первую очередь, хотели поучиться методам организации подобной работы, – ведь совершенно ясно, что именно в этом направлении будет развиваться организация нормотворчества и в нашей стране. Было интересно, образно говоря, «померяться силами» с зарубежными коллегами. Хотя иллюзий мы не строили и у нас были большие сомнения относительно того, будет ли проекту какая-либо польза от нашего участия, – тем более что замечания и предложения нужно было готовить на английском языке.

Состав привлеченных экспертов

Справка

Впервые вопрос о необходимости разработки требований к системам электронного документооборота (СЭД) был поднят на DLM-форуме1 в 1996 году. Еврокомиссия2 в рамках программы «Обмен данными между правительствами» (Interchange of Data between Administrations, IDA) заказала разработку спецификаций MoReq – «Типовые требования к системам управления электронными документами3», которые были опубликованы в 2001 году.

Спецификации MoReq достаточно широко использовались как в странах Евросоюза, так и за его пределами. Однако за семь лет многое изменилось, и стала ощущаться необходимость обновления спецификаций. Кроме того, встал вопрос о разработке методики тестирования программного обеспечения на соответствие данным требованиям, что также требовало их переработки – спецификации нужно было сформулировать таким образом, чтобы их положения трактовались однозначно и не создавали трудностей при тестировании.

В 2006 году Генеральный секретариат Еврокомиссии объявил о проведении открытого конкурса на право подготовки новой редакции требований – MoReq2. Не удивительно, что победила в тендере та же английская консультационная компания Cornwell Consulting (позднее – Serco Consulting4), которая разрабатывала первую версию MoReq. По условиям тендера компания должна была не только написать проект документа, но и организовать его широкое публичное обсуждение, доработку с учетом поступивших замечаний и предложений, а также согласование и окончательное составление документа после экспертизы его качества заказчиком.

На это хочется обратить особое внимание – конечным результатом работы по тендеру для коммерческой компании был не просто проект документа, а утвержденный заказчиком нормативный документ.

Марк Фреско - руководитель проекта MoReq2

Все участвующие в проекте специалисты были разделены на 3 группы:

  • Проектная группа – два представителя заказчика (Еврокомиссия), сотрудники компании Serco Consulting и Imbus AG (компании-разработчика методологии тестирования) во главе с руководителем проекта Марком Фреско (Marc Fresco). Всего в этой группе работало 17 человек: они писали текст спецификаций, занимались администрированием и управлением проектом.
  • Редакционная коллегия, состоящая из 8 международных экспертов в области управления информацией и документацией из различных стран мира (Испания, Франция, Норвегия, Канада, Италия, Нидерланды, Германия, Ирландия). В задачу экспертов входила предварительная оценка написанного проектной группой, консультирование и разработка рекомендаций по совершенствованию содержания.
  • В обсуждении и рецензировании проекта документа принял участие 71 эксперт из различных стран мира. Это были представители заинтересованных организаций, а также специалисты, работающие в области управления документами. Все участники обсуждения были разбиты, для удобства обработки замечаний, на 4 группы:
    • эксперты от архивных учреждений (Archives Panel) – 5 человек;
    • эксперты от профессиональных организаций и объединений (Specialists Panel) – 3 человека;
    • эксперты от компаний – разработчиков программного обеспечения (Vendors Panel) – 24 (в обсуждении приняли участие практически все основные европейские поставщики программного обеспечения для управления документами и информацией);
    • самая многочисленная группа – эксперты, участвовавшие в обсуждении по личной инициативе (Users Panel), – 39 человек.

    Эксперты представляли Великобританию (26), США и Канаду (11), Германию (6), Испанию (6), Австралию (3), Бельгию (3), Чехию (2), Россию (25). От остальных стран Европы участвовало 12 рецензентов.

Промежуточный и окончательный проекты MoReq2 были представлены на одобрение в Европейскую Комиссию. От имени Европейской Комиссии экспертизу проводила группа рецензентов DLM-форума, включавшая 12 ведущих специалистов из стран – членов Евросоюза. Это был правильный шаг – работу у поставщика принимали специалисты, не только прекрасно понимавшие значение данного документа и хорошо разбиравшиеся в предметной области, но и представлявшие различные школы / традиции управления документами.

Хочется отметить, что разработчики стандарта в одном из приложений к основному тексту...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
Ловите годовую подписку 2022 в сентябре!
Скидка становится меньше с каждым месяцем.

Рекомендовано для вас

Отстранение от работы невакцинированного сотрудника: основание и образцы документов

После Москвы все больше регионов вводит обязательную вакцинацию от коронавируса для работников определенных сфер деятельности. Рассказываем, кого работодателю придется отстранить от работы и под угрозой каких штрафов. Какие документы оформить, чтобы проверяющие «были довольны» и отстраненные сотрудники не смогли оспорить законность недопуска к работе и неначисления зарплаты за это время (показали образцы приказов, уведомления сотрудников, служебной записки, табеля учета рабочего времени и личной карточки).

Как загрузить документы в СЭД

Описан ассортимент решений, которые сейчас используются для создания или «заглатывания» готовых документов в СЭД: их можно создавать по шаблонам; загружать готовые файлы; работать с комплектом файлов, из которых состоит один документ; автоматически распознавать текст отсканированного документа, чтобы СЭД сама заполнила часть полей для его регистрационной карточки (РКК) и смогла потом осуществлять полнотекстовый поиск, а не только по тем полям, что есть в РКК; как штрихкоды помогают организовать потоковое сканирование входящих документов. Эти современные возможности показаны на примерах из СЭД «1С: Документооборот».

Прием-передача дел при смене работников делопроизводства

Прием-передача дел обычно проводится при увольнении работника и при переводе. Объясняем, когда ее надо проводить, в каких случаях для этого потребуется создавать комиссию (показываем образец приказа). Как организовать передачу документов, печатей и штампов, как отозвать ЭП. Кому передавать дела, если новый человек на освобождаемое место еще не найден. Можно ли задержать уходящего работника, если он не успел передать дела или обнаружились существенные проблемы с документами. Показываем образец оформления акта приема-передачи.

Современные тенденции развития СЭД

Как СЭД может одновременно выполнять функции системы управления процессами. Главные сложности в интеграции с другими ИС. Как управлять качеством контента СЭД. Чем должен отличаться интерфейс руководителя. Как поставить на 1-е место не документ, а коммуникацию, изменив логику работы СЭД. Как уходить от бумагоподобной логики при автоматизации составления и регистрации документов. Какой следующий шаг будет сделан при электронном подписании документов. В статье не фантазии футурологов, а идеи, которые уже начинают претворяться в жизнь!

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.