Вы еще сомневаетесь в необходимости включения электронных документов в номенклатуру дел своей организации? Если да, то проведенный в статье анализ действующей нормативно-методической базы снимет все оставшиеся вопросы.
Кроме того, мы показали, как отразить электронные документы в номенклатуре дел двумя способами: в утвержденной Росархивом форме номенклатуры и внеся в нее минимально необходимые дополнения.
Порядок начинается с номенклатуры дел
Как навести порядок в документах организации? Этим вопросом задаются сегодня многие руководители и специалисты служб документационного обеспечения управления. Много денег и сил тратится на внедрение современных технологий по работе с документами и, к сожалению, зачастую совсем напрасно, если нет упорядоченного делопроизводства в организации. Автоматизированные системы по делопроизводству только увеличивают беспорядок в документах и, кроме бумажных заторов, в организации возникают еще и электронные завалы.
Потребность упорядочить документацию в системах электронного документооборота во многих организациях проявилась в рождении различных «классификационных схем», «файловых планов» и др. Наблюдая эти попытки изобрести велосипед, мы предлагаем внимательнее присмотреться к тому, что уже давно существует в нашем делопроизводстве, хорошо зарекомендовало себя на практике и проверено временем, – к номенклатуре дел.
Что такое номенклатура дел?
Определение «номенклатуры дел» можно найти во многих нормативных и методических актах по делопроизводству, например, в старенькой, но еще не отмененной Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ) сказано, что «номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»1.
На основе приведенного определения было разработано определение номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти, которое зафиксировано в таком документе, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти: «Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральных органах исполнительной власти, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке»2. Здесь слово «заголовки» имеет синоним в скобках – «наименования» дел.
В определении номенклатуры дел, которое дано в терминологическом стандарте по делопроизводству ГОСТ Р 51141-98, есть указание именно на наименования, а не на заголовки дел3. Точно так же, слово в слово, сформулировано определение номенклатуры дел и в Основных правилах работы архивов организаций4. Однако добавим, что в том же стандарте ГОСТ Р 51141-98 нет термина «наименование дела», но есть термин «заголовок дела», который определяется как «краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле»5. Поэтому корректнее, по нашему мнению, в своих инструкциях по делопроизводству привести определение номенклатуры дел с формулировкой «заголовками дел».
Файл или электронное дело?
Определение, зафиксированное в ГОСТе Р 51141-98: «Дело – совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку»6, – использовалось долгое время многими документоведами без корректировки. Однако в 2005 г. в Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур в определение термина «дело» было внесено дополнение, которое касается непосредственно сроков хранения документов. Приведем это определение, выделив дополнение подчеркиванием: «Дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку и имеющих сроки хранения»7.
Это изменение вполне оправдано порядком формирования документов в дела, при котором следует учитывать сроки хранения документов. Документы с разными сроками хранения, но одного вида хранения или постоянного (вечного), или долговременного (свыше 10 лет), или временного (до 10 лет включительно) могут формироваться вместе. При этом срок хранения документа, подшитого в дело, может увеличиваться до срока хранения данного дела.
В современном делопроизводстве электронные документы имеют такие же сроки хранения, как и документы на бумажном носителе8. Причем срок хранения зависит не от носителя документа (бумажный или электронный), а от его вида и назначения, т.е. определять срок хранения электронных документов нужно по тем же источникам, что и для бумажных.
Для работы и рационального хранения электронные документы могут формироваться в электронные папки, причем с тем программным обеспечением, на котором эти документы созданы. Эти папки на электронном носителе являются электронными делами, сформированными по одному вопросу или участку деятельности и имеющими определенные сроки хранения. По нашему мнению, в настоящее время необходимо ввести в терминологическую систему определение электронного дела, так как такие дела включаются в документальный фонд, а следовательно, и в номенклатуру дел.
Таким образом, при включении электронного дела в документальный фонд будет сохранена наша отечественная двухступенчатая концепция делопроизводства: документ / электронный документ – дело / электронное дело – документальный фонд9 (см. Рисунок 1).
