Термин «проект документа» используется в ряде правовых актов, например:
Но, к сожалению, ни один правовой акт не разъясняет, что же такое проект документа. Учебники и пособия по делопроизводству тоже оперируют этим термином, но не дают его определения. Поэтому, отталкиваясь от общепринятых понятий, приведем свое определение:
Проект документа – это предшественник документа, содержащий всю или основную часть речевой информации документа и не обладающий юридической силой.
Внутренние и исходящие документы проходят стадию проекта, и при их подготовке можно выделить следующие основные этапы:
При этом в настоящее время подготовка создаваемых в организации документов может осуществляться одним из двух способов:
Давайте рассмотрим, как осуществляется работа с проектом документа на каждом из вышеперечисленных этапов традиционным способом и с использованием систем автоматизации.
Данный этап включает проработку вопроса и подготовку текста будущего документа. Проект документа еще не имеет юридической силы.
Его может готовить один работник или несколько специалистов. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства организации может назначаться рабочая группа для его подготовки или создаваться временная комиссия.
При традиционной технологии проект документа создается на бумажном носителе и оформляется в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации. При использовании системы электронного документооборота проект готовится в электронном виде, например, в виде файла текстового проекта Microsoft Word, и загружается затем в систему. Некоторые СЭД позволяют разработчикам совместно работать над электронной версией проекта, не покидая своего рабочего места.
Согласование бывает внутренним и внешним.
При внутреннем согласовании проект документа анализируют уполномоченные должностные лица внутри организации. Они оценивают целесообразность издания документа предложенного содержания, соответствие текста проекта действующему законодательству и внутренним нормативным документам.
Внешнее согласование выражает согласие с содержанием проекта документа организации, не являющейся его автором. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» внешнее согласование оформляется реквизитом «гриф согласования». Но в данной статье мы не будем останавливаться на внешнем согласовании подробно, а рассмотрим только процедуру внутреннего согласования.
Отметим, что термины «внутреннее согласование» и «визирование» являются синонимами. А лиц, которые осуществляют внутреннее согласование, часто называют согласующими или визирующими.
Процедура визирования осуществляется от низшего уровня компетенции к высшему.
Результат внутреннего согласования должностное лицо оформляет визой, которая выражает его согласие или несогласие с содержанием проекта документа. Если у должностного лица есть принципиальные замечания по тексту проекта документа, то он их указывает и прикладывает к проекту. Затем разработчик создает новую версию проекта с учетом замечаний. Новая версия проекта документа должна пройти повторную процедуру согласования1.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536
2.7.1.2. ...Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
К сожалению, в правовых актах, регламентирующих делопроизводство, работа с проектами документов практически не описывается. В связи с этим работа с проектами документов, в том числе процесс их визирования, в организациях может сильно различаться.
При традиционной работе существуют два наиболее распространенных способа передачи проекта документа лицам, осуществляющим его визирование: это может делать непосредственно разработчик проекта или служба документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).
Если этим занимается разработчик проекта, то он вынужден сам обивать пороги кабинетов визирующих лиц, либо ожидая, когда каждый из них ознакомится с текстом и проставит свою визу, либо оставляя проект у должностного лица или его помощника и оговаривая при этом, когда можно будет зайти за завизированным проектом документа. Получается, что при использовании данного способа передачи проекта документа разработчик тратит достаточно много рабочего времени не на выполнение своих прямых должностных обязанностей, а на «хождение между кабинетами» визирующих и ожидание в этих кабинетах результата согласования. Больше всего времени «съедается» в крупных организациях, в которых визирующие могут находиться в разных концах здания или даже в разных зданиях.
Служба ДОУ может осуществлять передачу проекта визирующим несколькими способами.
Например, для этой цели могут использоваться специальные ячейки, расположенные в службе ДОУ и предназначенные для передачи документов и материалов. Для каждого подразделения отводится отдельная ячейка, в которую кладутся документы, адресованные руководителю и сотрудникам данного подразделения. В этом случае разработчик относит проект в службу ДОУ, где работниками службы ДОУ или непосредственно разработчиком проект помещается в ячейку подразделения, в котором работает первый визирующий. Затем секретарь или ответственный за делопроизводство данного подразделения забирает из ячейки проект документа и передает его на согласование своему руководителю, а после согласования относит проект назад в службу ДОУ. Там проект...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
Получи подробный ответ от ключевого разработчика
нового ГОСТ Р 7.0.8-2025: что изменилось,
почему, какие последствия, сравнительные таблицы
