Нормативная база ДОУ: ответ специалиста на непростой вопрос

Статья о современной нормативной базе документационного обеспечения управления (делопроизводства; ДОУ) подготовлена по просьбе нашего читателя. Вы узнаете, какими документами сейчас нужно руководствоваться, чем можно пользоваться в справочных целях, как выстроить систему локальных нормативных актов организации, какую позицию занять в отношениях с руководством и коллегами.

Итак, был задан вопрос. Мы благодарим читателя за добрые слова в наш адрес, а также за то, что Ирина сформулировала наболевшую для большинства специалистов ДОУ проблему и привлекла к ней наше внимание.

Срочные мероприятия

В ситуации, в которой оказался наш читатель, можно дать самый первый и главный ответ: необходимо срочно, в плановом или внеплановом порядке, поставив в известность первого руководителя и привлекая руководителей и специалистов основных подразделений, взаимодействующих со службой делопроизводства (юридическая служба, ИТ-подразделение, служба безопасности, бухгалтерия, кадры и др.), начать работу по созданию системы локальных правовых актов, регламентирующих все аспекты работы с документами в данной организации.

Если в организации существует проблема оформления документов, рекомендуем с ее решения и начать регламентацию, подготовив, например, правила/регламент оформления служебных писем, правила/регламент оформления служебных записок, правила/регламент издания распорядительных документов; правила/регламент подготовки и оформления протоколов и т.п. Советуем в этих регламентах сразу учитывать ситуации оформления документов и их проектов в информационной системе (в электронном виде) и в бумажной форме. Каждый из подобных документов необходимо утвердить и ввести в действие приказом первого руководителя, в котором контроль за соблюдением соответствующих требований возложить на службу делопроизводства. Тем самым служба делопроизводства (ее руководитель и сотрудники) приобретает одну из своих важнейших рабочих функций – осуществление нормоконтроля всех видов и разновидностей документов организации в процессе их согласования, подготовки к подписанию, утверждению или отправке. И взаимодействие с сотрудниками организации по поводу правильности оформления документов постепенно перейдет из области «доказывания правоты» в область технологии и нормальных служебных отношений.

Нельзя рассчитывать, что какой-либо закон или иной нормативный правовой акт может полностью урегулировать порядок организации работы с документами во множестве конкретных органов и организаций нашей страны. Создание системы локальных правовых актов по вопросам делопроизводства необходимо каждой современной организации. Кстати, внутренняя организация деятельности является зоной ответственности первого руководителя, и все управленческие риски отсутствия регламентации процессов документирования и организации работы с документами несет именно он.

С управленческой точки зрения нельзя позволять исполнителям самостоятельно устанавливать какие-либо правила оформления документов и внедрять традиции, часто усвоенные ими на прежних местах работы. Опасность ситуации в том, что отсутствие локальных правовых актов, регламентирующих делопроизводство, на самом деле означает отсутствие контроля за доказательным оформлением управленческих действий, за процессами обработки и представления информации.

Специалист службы делопроизводства обязан изучить основы деятельности отрасли, в которой развивается его организация (торговля, финансы, образование, строительство, медицина и др.), особенности терминологии, законодательного и нормативного регулирования, наличие и обязательность применения форм соответствующей унифицированной системы документации, характер взаимосвязей и т.п. факторы, которые определяют правила работы с документами в конкретной области деятельности. А «настольными» документами в службе делопроизводства должны стать устав или положение об организации, приказ о распределении полномочий между руководителями, положения о структурных подразделениях и другие организационные документы, закрепляющие основы документирования и организации документооборота.

Немного истории

Документами, которые в нашей современной истории разрабатывались с целью регламентации делопроизводства в целом, можно считать следующие:

  • «Единая государственная система делопроизводства. Основные положения» (ЕГСД) одобрена Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике; постановление от 04.09.1973 № 435; М., 1974. В развитие данного документа был подготовлен проект «Единая государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» (ЕГСДОУ), который не был введен в действие.
    ЕГСД должна была применяться избирательно в зависимости от отнесения организации к одной из четырех категорий по объему документооборота (для каждой из категорий устанавливались типовые решения). Системность и комплексность регламентации делопроизводства обеспечивались в ЕГСД не только за счет закрепления единых правил документирования управленческой деятельности и основных делопроизводственных операций, но и благодаря разделам, содержащим рекомендации по разработке структуры и функций службы делопроизводства, названиям должностей, специальностей и численности сотрудников, установлению требований к условиям труда, правилам механизации...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание!
20% скидки на 2 полугодие 2021 г. на электронную версию журнала + специальный промокод от 10% на любой тип подписки (бумажная, электронная, комплект с доступом к базе знаний) = скидка от 30%

Рекомендовано для вас

Работа с факсимиле: где можно использовать, как документировать легитимность, риски (часть 3)

Завершаем разговор о факсимиле перечнем видов документов, которые нельзя подписывать с его помощью, т.к. на это есть прямой запрет. Перечисляем возможные риски использования факсимиле.

Организация работы с персональными данными службой делопроизводства

Изменения Закона о персональных данных – это повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Что стоит сделать службе делопроизводства совместно с кадровой службой: какие приказы и ЛНА проверить, какие формы документов утвердить (опубликовали образцы новой разновидности согласия (на распространение персданных) и отзыва согласия). Описана современная лучшая практика работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных: кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив). Сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных (с примером отражения в номенклатуре дел и оптимальной систематизацией документов внутри дела).

Вид, разновидность и тип документа – в чем разница?

Даем определение таким понятиям, как вид и разновидность документа, которые относятся к нашей профессиональной терминологии. Тип и группа – это универсальные понятия, родом из русского языка, которые применительно к документам тоже можно использовать. Оттенки смысла объясняем на примерах. Правильное употребление терминологии сделает логичными ваши ЛНА и классификаторы / справочники документов. Поводом для этой статьи стал вопрос подписчика.

Промахи новых Правил хранения научно-технической документации

Описаны основные проблемы содержания новых Правил хранения НТД, в т.ч. касающиеся электронных НТД. Охарактеризованы главные болевые точки самих научно-технических документов в современной России (в т.ч. на примере яркого судебного разбирательства о попытке госорганов Тульской области вернуть необходимую проектную документацию советского института, приватизированного в 1992 году).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?