Top.Mail.Ru

Изменения в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: актуальные комментарии

Уже вступили в силу новые изменения в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Для кого они обязательны? С какой неопределенностью в терминологии нам придется работать? Полностью изменен раздел VI Правил, посвященный электронному документообороту. Что изменилось в нем? Как работать с перечнем обязательных сведений о документах в СЭД?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (далее – Правила), являются важнейшим нормативным документом общегосударственного значения. В процессе реализации требований, закрепленных Правилами, необходимо учитывать их обязательный характер1 и большое значение для перехода на электронный документооборот.

План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот в процессе организации их внутренней деятельности был утвержден распоряжением Правительства РФ от 12.02.2011 № 176-р, на его основе федеральные органы подготовили и реально приступили к выполнению своих конкретных планов мероприятий, которые касаются и подведомственных им территориальных органов. Одним из ключевых моментов в плане является закрепление единых основ для реального перехода на безбумажный документооборот.

В момент утверждения и официальной публикации Правила были восприняты неоднозначно. Но и внесенные в них в настоящее время изменения, утвержденные постановлением Правительства РФ от 07.09.2011 № 751 (далее – Изменения), так ожидаемые профессиональным сообществом документоведов и специалистами в области IT, по-прежнему нуждаются в дополнительной профессиональной оценке и взвешенных комментариях.

Попытаемся рассмотреть утвержденные Изменения в Правилах в позитивном аспекте. Структура Правил в целом осталась прежней, в текст разделов внесены небольшие изменения и дополнения, а полной замене подвергся лишь текст раздела VI.

Изменения в терминологии

Изменения, внесенные в раздел II «Основные понятия», позволяют более точно понимать и правильно организовать соблюдение требований, установленных прежде всего в разделе VI. Положительной оценки заслуживает то, что дано определение понятия «система электронного документооборота», которое полностью соответствует термину, установленному национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Это позволяет использовать в качестве синонимов понятия «система электронного документооборота» и «система управления документами» и находить общий язык во взаимодействии с ИТ-специалистами.

Но, к сожалению, без введения понятия «управление документами», которое определяется как деятельность по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях с целью доказательства проведения деловых (управленческих) операций (по ГОСТ Р ИСО 15489- 1- 2007) обязательность основополагающих функциональных требований к СЭД, которые упоминаются в п. 40, 41, 45 Правил (создание, использование, хранение документов в системе) может пониматься неправильно. Так, можно понять, что п. 45 новой версии Правил закрепляет в качестве единственной довольно устаревшую технологию, предусматривающую «посредника» между документом и информационной системой, в которой он обрабатывается, т.е. некую промежуточную форму ввода информации о документе:

Пример 1. Смысл п. 45 Правил

Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти.... включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

В связи с этим представляется, что введенное в Правила понятие «электронный документооборот» нуждается в редактировании, т.к. реальную функциональность информационной системы более точно отражает формулировка: «электронный документооборот – документооборот, осуществляемый в информационной системе», а не с ее применением. Кроме того, в данном понятии необходимо дать определение и родовому понятию «документооборот» как движению документов.

Введение таких основанных на профессионализмах ИТ-среды 3 понятий, как «электронный образ документа» вместо «электронная копия документа», «электронные шаблоны бланков документов» (п. 8 Правил) вместо принятых документоведческих понятий «унифицированная форма документа», «типовая форма документа» и «сканирование»...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.