Утрата документов – случай нередкий, особенно в организациях, где не налажена работа с документами. Законодательство не предусматривает определенной процедуры при утрате документов, не относящихся к бухгалтерским. Тогда как быть с остальными документами? В какие органы и сторонние организации стоит обратиться для подтверждения пропажи? И какие документы нужно будет оформить самим? В зависимости от ситуации ответы на последние два вопроса будут отличаться. Как можно восстановить утраченные документы и что делать, если часть из них восстановлению не подлежит? Основной упор в статье сделан на документальное оформление этой процедуры.
Утеря и утрата – в чем разница?
Понятия «утеря» и «утрата» имеют разное значение. Так, в Толковом словаре русского языка под ред. Д.Н. Ушакова 1 утеря означает «пропажа, потеря». Утрата же означает «ущерб, потеря, урон». То есть утрата всегда влечет ущерб, урон, убыток, в отличие от утери. И хотя результат утери или утраты документов одинаков – их фактическое отсутствие, разница в последствиях исчезновения документов все-таки есть: при утере документы просто пропадают по невыясненным причинам, а при утрате – портятся, и причины их порчи в большинстве случаев известны.
Что делать?
Итак, если в организации по каким-либо причинам утеряны или утрачены документы, то важно четко определить порядок действий, которые необходимо предпринять для фиксации факта пропажи или гибели документов, чтобы в дальнейшем исключить вину самой организации и ее должностных лиц в их исчезновении или порче.
Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате первичных учетных документов, при этом отсутствуют четкие правила их восстановления. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 отмечено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. В соответствии с п. 2 ст. 12 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации. Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Порядок проведения инвентаризации и способ отражения результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам в банках можно запросить у банков, в которых открыты счета организации; договоры, акты, накладные можно запросить у контрагентов и т.д.
Законодательство не предусматривает порядок действий при утере или утрате иных документов, не относящихся к бухгалтерским. Поэтому, по нашему мнению, было бы полезно применять этот порядок и в отношении пропажи / гибели всех видов документов: кадровых, организационно-распорядительных общего характера и др., обычно используемых в организациях.
Итак, порекомендуем следующий порядок действий при утере / утрате документов:
- назначение приказом комиссии по расследованию причин пропажи, гибели документов 2;
-
обращение в уполномоченные государственные органы, а также проведение инвентаризации в случае утраты документов в чрезвычайных ситуациях: стихийные бедствия, пожар и другие чрезвычайные ситуации, вызванные экстремальными условиями 3;
-
принятие мер по восстановлению документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока 4.
Далее по тексту статьи для упрощения изложения формулировку «утеря или утрата» мы будем заменять просто «утратой» документов, т.к. порядок действий в обоих случаях будет одинаковым.
Проведение служебной проверки
Обычно в комиссию по расследованию причин утраты документов включают специалистов, имеющих непосредственное отношение к утраченным документам (см. Пример 1). Это могут быть работники бухгалтерии, кадровой службы, службы делопроизводства или канцелярии, юридической службы. В случае утраты документов при необходимости, в зависимости от причин этого происшествия, в комиссию могут быть отдельно привлечены сотрудники следственных органов, органов государственного пожарного надзора, эксплуатирующей организации, а также независимых экспертов. Заметьте, в участии данных лиц в комиссии заинтересована прежде всего сама организация, поскольку они могут документально подтвердить отсутствие вины организации и ее работников в утрате каких-либо документов, что имеет большое значение.
Пример 1. Приказ о назначении комиссии по расследованию причин утраты документов
