Какой бы участок работы ваш топ-менеджмент ни решился передать на аутсорсинг, собственником документов, созданных в процессе выполнения данной функции, остается ваша организация, и ей за них отвечать. Как заключить договор с аутсорсером так, чтобы «не потерять» ни одного своего документа?
В соответствии с общим определением аутсорсинг – это передача на договорной основе функций организации внешним исполнителям, специализирующимся на соответствующих видах деятельности. Исходя из сложившейся практики одним из ключевых вопросов в процессе «постановки» аутсорсинга, а также при его реализации является регламентация взаимодействия и документооборота между компанией-заказчиком и компанией-аутсорсером (далее в статье будем именовать эти стороны Заказчик и Аутсорсер).
Документооборот внутри компании – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Вне зависимости от того, какой участок работы отдается на аутсорсинг, документооборот между Заказчиком и Аутсорсером – это движение документов в рамках реализации договора аутсорсинга от их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Все документы в рамках документооборота между этими компаниями должны подчиняться двум основным правилам:
- иметь прямое отношение к функции, переданной на аутсорсинг;
- иметь прямое отношение к обеим сторонам договора аутсорсинга.
Из данного правила следует, что документы, связанные напрямую с функцией, передаваемой на аутсорсинг, но имеющие отношение только к одной стороне договора аутсорсинга, не должны включаться в регламент документооборота между Заказчиком и Аутсорсером.
При создании регламента документооборота между Заказчиком и Аутсорсером и регламента взаимодействия между ними следует исходить из необходимости стандартизации этих документов. Их формирование в виде стандартов решает следующие проблемы:
- является технологическим обеспечением деятельности работников Заказчика и Аутсорсера;
- создает условия для реализации управленческих функций (в первую очередь – функции контроля) в процессе реализации договора аутсорсинга;
- снижает трудоемкость деятельности (рационализирует деятельность) работников Заказчика и Аутсорсера, что позволяет сократить расходы на оплату труда за счет отсутствия дополнительных выплат, например, таких, как сверхурочные;
- снижает требования к квалификации исполнителей, что, как и в предыдущем случае, позволяет сократить расходы на оплату труда за счет оптимизации уровня заработной платы.
Составляем основные документы, регламентирующие взаимодействие сторон
Теперь рассмотрим правила составления основных документов, связанных с взаимодействием сторон договора аутсорсинга и постановкой документооборота между ними. В качестве примера используется ситуация, когда компания-заказчик передала на аутсорсинг свою бухгалтерскую функцию.
Договор аутсорсинга и акт об оказании услуг
Несмотря на то, что наиболее сложными для составления являются уже упомянутые Регламенты взаимодействия и документооборота, основным документом, регулирующим взаимоотношения между Заказчиком и Аутсорсером (компанией – исполнителем услуг аутсорсинга), является все же договор аутсорсинга. Обычно он относится к договорам возмездного оказания услуг (глава 39 ГК РФ). При составлении договора аутсорсинга рекомендуем иметь в виду следующее.
Прозрачность операций, то есть ни одна из сторон не может действовать «втемную», каждой из них должно быть ясно, в чем заключается ее часть работы. Кроме того, прозрачность должна проистекать из заключенного между сторонами договора, а ни в коем случае из личных договоренностей между руководителями.
Партнерские взаимоотношения между сторонами договора, то есть договор должен отражать, во-первых, меру ответственности каждой из сторон за допущенные нарушения в процессе реализации договора, а во-вторых, договор должен четко устанавливать различия между структурными изменениями, стратегическими и чисто тактическими, носящими оперативный характер.
Не пытайтесь определить все подробности взаимодействия до начала реализации договора. На этапе заключения договора значительно важнее основные положения и возможные переменные, а не детали. Поэтому необходимо включить в договор принципы управления, предусматривающие возможность маневра для обеих сторон. То есть, например, техника согласования и заключения дополнительных соглашений не должна быть громоздкой.
Корректировка цены. Корректировка цены не должна происходить в одностороннем порядке. Если какое-либо изменение приводит к снижению затрат Аутсорсера, то должен быть снижен и объем платежей в зависимости от структуры ценообразования.
Пример 1. Договор аутсорсинга бухгалтерского учета
