Документы юридической службы: сроки хранения по Перечню 2010 года

Документов, которые хранятся в юридических службах, всегда много. И убеждать в важности их сохранности нет необходимости – она и так всем понятна. Мы же попробуем дать рекомендации читателям, как систематизировать документы юридической службы в зависимости от тех функций, которые она выполняет, и сроков хранения указанных документов.

Задачи юридической службы современных организаций определяются многими факторами: размерами организации, наличием филиальной сети, холдинговой структуры, организационно-штатной структурой организации и спецификой ее деятельности. Как правило, общими для всех юридических служб являются следующие функции:

• правовое сопровождение локального (внутреннего) нормотворчества и обеспечения законности организационно-распорядительной документации;
• правовое обеспечение управления предприятием;
• осуществление претензионно-исковой работы;
• осуществление договорной работы;
• правовое сопровождение социального партнерства и трудовых отношений;
• обеспечение правовыми средствами сохранности имущества;
• снижение правовых рисков;
• поддержание и развитие правовой культуры организации.

Указанные функции может осуществлять как один юрисконсульт, так и несколько отделов, в зависимости от размеров организации. Но независимо от количества сотрудников, которые вовлечены в этот процесс, примерный перечень документов, используемых в деятельности юридических служб, является одним и тем же. В случае расширения функций этого подразделения данный список также расширяется.

Документов, которые хранятся в юридической службе, всегда много. Их важно систематизировать в зависимости от тех функций, которые она выполняет, и сроков хранения. Данная статья как раз и призвана помочь вам в этом.

Кратко напомним, что перечень документов, подлежащих хранению в каждой организации, определяется на основании:

• типовых перечней. Обратите особое внимание на следующие типовые перечни:
  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень 2010 года);
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (далее – Перечень 2007 года). Он включает типовые архивные документы о научной, научно--технической, производственной, проектной и строительной деятельности;
• ведомственных перечней. Каждый разрабатывается конкретным ведомством;
• закона, регулирующего деятельность той или иной организационно-правовой формы юридического лица, что в значительной степени накладывает отпечаток на хранение определенных видов документов в организации (например, закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» или закон «Об акционерных обществах»);
• специальных законов и иных нормативных правовых актов, регулирующих ту или иную сферу деятельности;
• иных правовых актов Российской Федерации;
• устава организации;
• внутренних документов юридического лица (например, документы каждой организации и сроки их хранения отражаются в номенклатуре дел, утверждаемой приказом по организации);
• решений исполнительного органа юридического лица (органами управления организации, например, гендиректора).

Мы обозначили обширную нормативную базу, которую необходимо учитывать при определении сроков хранения документов. У каждой организации есть своя специфика. Но общим для всех источником является Перечень 2010 года, с которым мы и продолжим разбираться детально.

Группы документов юридической службы

Все документы юридической службы предлагаем условно разделить на следующие группы:

• документы о создании, реорганизации и ликвидации организации;
• внутренняя переписка (внутри организации);
• внутренние документы компании общего характера (копии должностных инструкций, приказов, распоряжений, локальных нормативных актов);
• документы относительно отдельных видов деятельности организации (претензионно-исковая работа, лицензирование, приватизация, имущественные вопросы, документы по акционерным вопросам, включая внешнюю переписку);
• договоры;
• доверенности.

Теперь посмотрим, какие сроки хранения установлены для каждой группы документов Перечнем 2010 года.

Как «искать документы» в Перечне 2010 года?

Обратите внимание, что отдельные статьи Перечня 2010 года устанавливают сроки хранения:

• конкретному виду документа (например, ст. 97) или
• дают обобщенное название сразу многим документам (без их конкретных наименований). При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, часто используется термин «документы», а в скобках раскрываются наименования их основных видов (например, ст. 63).

Отдельные статьи Перечня 2010 года говорят, с какого момента необходимо отсчитывать указанный в них срок хранения (например, ст. 104), а другие – нет (см. ст. 194). Во втором случае это означает, что его необходимо начинать отсчитывать после окончания делопроизводственного года, в котором образовались подобные документы. А в первом случае – после окончания делопроизводственного года, в котором произошло событие, от которого нужно отсчитывать срок хранения.

А теперь для наглядности приведем те статьи Перечня 2010 года, на которые мы только что сослались:

Документы о создании, реорганизации и ликвидации организации

В эту группу входят документы, которые связаны с государственной регистрацией создаваемого юридического лица, с его реорганизацией и ликвидацией. Сюда же можно отнести документы по банкротству организации.

Об учредительных документах (на основании которых действует юридическое лицо) поговорим отдельно. В соответствии со статьей 52 Гражданского кодекса к учредительным документам юрлица могут относиться:

• устав, либо
• устав и учредительный договор,
• либо только учредительный договор.

Кроме того, некоторые некоммерческие организации могут работать на основании общего положения об организациях данного вида.

Сразу обращаем внимание читателей на то, что в Перечне 2010 года определены сроки хранения не только для утвержденных документов, но и для проектов отдельных документов (например, в ст. 58). Именно о необходимости хранения проектов отдельных документов часто забывают.

Мы «прошерстили» Перечень 2010 года и выудили те его статьи, которые устанавливают сроки хранения для документов этой группы (аналогичным образом вы найдете подборку статей из Перечня в конце описания каждой следующей группы документов).