Кто, что и зачем делает в процессе подготовки проекта приказа? Как можно оптимизировать процедуру его согласования и какие формы документов сделают ее более «прозрачной»? Усовершенствования, предложенные практиком, касаются как «бумажного» делопроизводства, так и технологии работы, возможной в системе электронного документооборота.
В прошлом номере журнала мы рассмотрели правила оформления реквизитов приказа по основным вопросам деятельности, и теперь при необходимости сможем легко напечатать приказ не только на раритетной пишущей машинке, считая межстрочные интервалы и положения табулятора, но и на современных печатающих устройствах. Но, к сожалению, процесс издания приказа этим не ограничивается. Он им как раз завершается (когда печатаем приказ и передаем его руководителю на подпись).
Сегодня руководитель редко надиктовывает текст готового приказа машинистке или помощнику, широкое применение получила практика подготовки проекта приказа исполнителями вне службы документационного обеспечения 1 и его предварительного согласования.
Данный процесс имеет положительные и отрицательные стороны.
Положительным является то, что любой издаваемый таким способом документ – результат коллективного труда: изложенный в нем текст обычно уже рассмотрен с точки зрения исполнителя, финансиста, хозяйственника и юриста. Современный руководитель выдвигает на первый план вполне законное требование предоставлять ему на подпись только тщательно проработанные и юридически грамотные документы, поэтому он направляет работу современных «аппаратчиков» на экономию своего «дорогого» времени и минимизацию возникновения различных рисков.
Однако в данный процесс вовлекается множество людей, что приводит к значительному увеличению трудозатрат и, следовательно, к удорожанию продукта и снижению оперативности издания документа. А сколько жалоб поступает в службы документационного обеспечения по этому поводу? Чаще всего слышен стон: «Ну когда же будет согласован документ? Как все долго... Вот на моем предыдущем месте работы приказы издавались моментально. А у вас...».
В этой статье мы решили разложить по полочкам процесс издания приказа (что делать, как делать и зачем), исходя из озвученных приоритетов руководства. Издание приказов – это процесс, состоящий из отдельных взаимосвязанных этапов:
- подготовка проекта приказа;
- согласование проекта приказа;
- оформление приказа и приложений к нему;
- подписание приказа;
- регистрация приказа.
Подготовка проекта приказа – производственная необходимость или бюрократическая волокита?
Подготовка проекта приказа может начинаться:
- по поручению руководителя с целью решения каких-либо производственных задач либо с целью исполнения приказов, инструкций или циркулярных писем вышестоящей / курирующей (сейчас используют также термин «координирующей») организации / учреждения;
- по инициативе структурного подразделения или должностного лица с целью решения каких-либо производственных задач.
Поручение руководителя на проработку проекта приказа может быть оформлено различными способами: устно, в виде резолюции на документе либо письменного распоряжения. В поручении руководитель оговаривает:
- назначение и содержательную часть приказа;
- должностное лицо, которому поручается подготовка проекта документа;
- срок предоставления согласованного проекта приказа на подпись.
Необходимо отметить, что поручение на подготовку проекта приказа может быть дано одному должностному лицу, кругу должностных лиц, а также одному или нескольким структурным подразделениям (так называемой рабочей группе). Если поручение дается нескольким сотрудникам или рабочей группе, то необходимо назначить сотрудника, ответственного за подготовку проекта в целом.
Мне кажется, поручения такого рода, как «В приказ», удобны только руководителю, который экономя свое рабочее время, порождает неразбериху в головах подчиненных, у которых возникает законный вопрос: «А кто крайний? Кто будет готовить приказ?» При этом из уст сотрудников различного ранга можно услышать: «Лично мне не поручали, и я это делать не буду». Смысл такой – «вы делайте, а я так, посмотрю».
Будем считать, что мы работаем с ответственным и грамотным руководителем, который не только дает точные поручения, но и умеет спрашивать об их исполнении. В этом случае работа службы документационного обеспечения заключается в передаче поручения руководителя ответственным сотрудникам (в противном – СДО сначала выполняет роль «палочника», а потом на нее возлагается роль «стрелочника»).
Сотрудник, которому поручено подготовить проект приказа, в первую очередь должен изучить существо решаемого вопроса, ознакомиться с нормативно-методическими и со всеми ранее изданными по этому вопросу документами. Ведь текст издаваемого приказа должен быть легитимным и продолжать «поступательное движение» организации.
Сегодня приказ порой похож не на распорядительный документ, который четко и кратко излагает основное поручение руководителя, а на расширенный план действий, в каждом пункте которого подробно описывается, кому, что и когда сделать. Мне представляется это излишним. Наличие огромного количества пунктов и, соответственно, исполнителей приводит к тотальному контролю исполнительской дисциплины и неправильному распределению зон ответственности.
Читая эти строки, вы справедливо заметите: «При чем здесь контроль, мы же говорим о подготовке проекта приказа». Но как раз при разработке проекта приказа и закладывается контроль исполнения, ведь на этом этапе исполнитель продумывает, какие поручения внести в текст приказа, кому поручить их и как организовать работу таким образом, чтобы она была выполнена в срок и качественно.
Допустим, необходимо издать приказ о начале работы банковского терминала. Но для того, чтобы терминал заработал, необходимо: заключить договоры на аренду торговой площади, закупить терминальное устройство, программное обеспечение, установить ПО, протестировать терминал, проложить соответствующие кабели, организовать инкассирование, охрану и т.д. То есть провести предварительную работу. Как вы думаете, нужно ли в приказе подробно расписывать весь этот процесс?
Мне кажется, что гораздо эффективнее составить приказ из одного, двух, трех пунктов, назначить одного ответственного исполнителя и срок исполнения, а отдельным документом утвердить план, в который и включить все вышеперечисленные работы (при этом разработку плана тоже можно поручить этому исполнителю).
В результате мы получим одного ответственного исполнителя, с которого и будет спрос. Именно его необходимо наделить правом осуществлять контроль за своевременным исполнением утвержденного плана, от качества исполнения которого зависит исполнение поручения в целом.
