Top.Mail.Ru

Как утвердить формы документов внутри организации?

В предыдущем номере журнала мы обсуждали ситуацию, возникшую в связи с отменой унифицированных форм документов. Ведь начиная с января 2013 года в каждой организации руководитель должен сам утвердить формы используемых ею документов. Как их разработать, систематизировать и ввести в действие? Данная статья является логическим продолжением начатого разговора. В этом номере читайте ее первую часть, которая объяснит назначение табеля форм документов (как он возник и как его можно эффективно использовать сейчас). Вы поймете, как грамотно собрать с сотрудников организации информацию об используемых в работе документах, как систематизировать ее.

Нормативное регулирование управления документами... в динамике

В нормативно-правовом регулировании в области работы с документами можно ясно увидеть несколько четко выраженных тенденций. И наиболее отчетливой из них является последовательный уход от подробной (может быть, даже мелочной) регламентации и приведения к единообразию максимального количества реквизитов не только организационно-распорядительных, но и всех управленческих документов, форм (бланков) документов, отказ от единства технологических приемов их обработки во всех организациях.

Раньше подробная регламентация действительно была оправдана. В 50–60-х годах прошлого века большинство управленцев не было обременено элементарными знаниями в сфере работы с документами да и не могло их получить, допустим, поступив на заочное отделение управленческого вуза. Отсюда и нигилизм в отношении качества документационного обеспечения управления. Ситуация, как ни грустно, напоминала грибоедовского Митрофанушку и их семейное отношение к географии.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и ГОСТы являлись по сути букварем, единственным средством совершенствования, а то и приобретения первичных навыков управленцами того времени.

В этом плане открытие факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте (а где еще могли быть преподаватели по документоведению?) и создание Московского института управления, где впоследствии открылась вторая (!) в стране кафедра документоведения, было вполне адекватным ответом высшей школы на реалии жизни и потребности государства.

В условиях практически 100-процентного государственного централизованного управления это было очень эффективным инструментом поднятия культуры управленческого труда на порядок. При этом не следует упускать из виду, что и разрабатывались нормативно-методические документы в 1960–80-х гг. фактически одним и тем же коллективом специалистов, сформировавшимся вокруг ВНИИ документоведения и архивного дела, так как в течение практически 60 лет (с 1943 г. по 2004 г.) Архивная служба была ведомством, ответственным за постановку делопроизводства в государстве.

С тех пор ситуация несколько изменилась. За прошедшие десятилетия были основательно внедрены в массы офисных работников:

  • единая культура документирования управленческих решений и действий, а также
  • единообразные базовые технологии работы аппарата управления с документами.

И, хотя по этому единообразию было нанесено несколько весьма ощутимых ударов, оно во многом сохраняется и в настоящее время. Ведь и разработчики систем электронного документооборота (СЭД), и многие из ответственных за документационное обеспечение управления в госструктурах и коммерческих организациях прошли в молодости одну документоведческую школу, построенную на одних и тех же принципах и источниках.

Что же все-таки изменилось? Прежде всего – обязательные ранее стандарты, на создание системы которых было потрачено столько сил и времени, одним махом превратились в некие «методические рекомендации». Почила в тумане...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Документы по годовому общему собранию акционеров и участников (в АО и ООО)

Когда ООО и АО должны провести годовые общие собрания своих владельцев. Какие документы по подготовке и проведению общих собраний участников (в ООО) и акционеров (в АО) надо оформлять. Сколько и где их хранить. Как формировать в дела. Описываем требования законодательства (которые порой конфликтуют между собой или содержат устаревшие формулировки). Показываем, как их реально выполнить на практике. Штрафы за ошибки для организаций доходят до 700 000 рублей. Поэтому важно быть очень внимательными при подготовке и проведении собраний высшего органа управления общества, при дальнейшем хранении документальных доказательств того, что все было сделано так, как надо!

Как принимать заявления работников

Кому и как работник должен подавать заявление. Как потом он сможет это доказать в суде. Должен ли работодатель регистрировать заявление и оформлять на нем какие-либо отметки. Как это может происходить на практике с бумажными заявлениями. Как лучше организовать работу (прием, передачу в работу, уведомление в случае отказа). Какие риски выявил анализ судебной практики. В результате предлагаем вам формулировки для регламентации этой процедуры в инструкции. Какие особенности появляются при электронном документообороте.

Разбиваем дело на тома

При каком объеме дела его пора разделять на тома (где установлен этот предел). По каким принципам документы дела могут распределяться между томами. Как это отражается в заголовке тома на его обложке. Как по окончании года указать наличие у дела нескольких томов в номенклатуре и на обложках. По общему правилу в одно дело формируются документы одного календарного года. Какие из него есть исключения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.

Как направить документы своему работнику по почте

Какие документы работодатель обязан отправить почтой, а какие так направлять просто целесообразно. В каком случае предварительно нужно получить на это письменную просьбу работника. На какой адрес отправлять. Какой способ отправки подтвердит факт выполнения работодателем возложенной на него обязанности. Где и сколько потом хранить документы о почтовой отправке. Показываем примеры оформления кадровых документов и форм Почты России: уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на ее пересылку, заявления работника с просьбой направлять ему документы на определенный адрес, сопроводительного письма при отправке документов, описи вложений в ценное отправление, уведомления о вручении.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Обработка входящей корреспонденции

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.