В предыдущем номере журнала мы обсуждали ситуацию, возникшую в связи с отменой унифицированных форм документов. Ведь начиная с января 2013 года в каждой организации руководитель должен сам утвердить формы используемых ею документов. Как их разработать, систематизировать и ввести в действие?
Данная статья является логическим продолжением начатого разговора. В этом номере читайте ее первую часть, которая объяснит назначение табеля форм документов (как он возник и как его можно эффективно использовать сейчас). Вы поймете, как грамотно собрать с сотрудников организации информацию об используемых в работе документах, как систематизировать ее.
Нормативное регулирование управления документами... в динамике
В нормативно-правовом регулировании в области работы с документами можно ясно увидеть несколько четко выраженных тенденций. И наиболее отчетливой из них является последовательный уход от подробной (может быть, даже мелочной) регламентации и приведения к единообразию максимального количества реквизитов не только организационно-распорядительных, но и всех управленческих документов, форм (бланков) документов, отказ от единства технологических приемов их обработки во всех организациях.
Раньше подробная регламентация действительно была оправдана. В 50–60-х годах прошлого века большинство управленцев не было обременено элементарными знаниями в сфере работы с документами да и не могло их получить, допустим, поступив на заочное отделение управленческого вуза. Отсюда и нигилизм в отношении качества документационного обеспечения управления. Ситуация, как ни грустно, напоминала грибоедовского Митрофанушку и их семейное отношение к географии.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) и ГОСТы являлись по сути букварем, единственным средством совершенствования, а то и приобретения первичных навыков управленцами того времени.
В этом плане открытие факультета государственного делопроизводства в Московском государственном историко-архивном институте (а где еще могли быть преподаватели по документоведению?) и создание Московского института управления, где впоследствии открылась вторая (!) в стране кафедра документоведения, было вполне адекватным ответом высшей школы на реалии жизни и потребности государства.
В условиях практически 100-процентного государственного централизованного управления это было очень эффективным инструментом поднятия культуры управленческого труда на порядок. При этом не следует упускать из виду, что и разрабатывались нормативно-методические документы в 1960–80-х гг. фактически одним и тем же коллективом специалистов, сформировавшимся вокруг ВНИИ документоведения и архивного дела, так как в течение практически 60 лет (с 1943 г. по 2004 г.) Архивная служба была ведомством, ответственным за постановку делопроизводства в государстве.
С тех пор ситуация несколько изменилась. За прошедшие десятилетия были основательно внедрены в массы офисных работников:
- единая культура документирования управленческих решений и действий, а также
- единообразные базовые технологии работы аппарата управления с документами.
И, хотя по этому единообразию было нанесено несколько весьма ощутимых ударов, оно во многом сохраняется и в настоящее время. Ведь и разработчики систем электронного документооборота (СЭД), и многие из ответственных за документационное обеспечение управления в госструктурах и коммерческих организациях прошли в молодости одну документоведческую школу, построенную на одних и тех же принципах и источниках.
Что же все-таки изменилось? Прежде всего – обязательные ранее стандарты, на создание системы которых было потрачено столько сил и времени, одним махом превратились в некие «методические рекомендации». Почила в тумане...
