Кто отвечает за текущее и архивное хранение документов в организации

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 9 / 2013

Вера Иритикова

профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Документы как один из видов активов компании в условиях рыночной экономики требуют большего внимания, ответственности и даже уважения. В данной статье даются рекомендации по системной регламентации их текущего оперативного и архивного хранения в организации, при этом особое внимание уделяется разграничению зон ответственности сотрудников и руководства.

Зачем хранить документы с точки зрения законодателя

Документы (прежде всего официальные, возникающие в деятельности юридических и физических лиц) представляют собой уникальное социальное явление и в истории, и в современном развитии человечества, и в государственном управлении, выполняя свою основную роль – регулятора общественных отношений. Документы представляют собой юридически значимые объекты, т.к. влекут правовые последствия.

Они являются объектами регулирования в гражданском праве, поскольку только на основании документов возможно подтвердить права собственности на имущество и иные имущественные права¹.

В административном праве документы являются доказательствами², за подделку документов (а также печатей, штампов и бланков; ст. 19.23 КоАП) и нарушение требований законодательства об их хранении акционерными обществами и иными участниками рынка ценных бумаг наступает административная ответственность (ст. 13.25 КоАП РФ).

Однако четкое определение документа как одного из объектов права в действующем законодательстве отсутствует, отсутствует и прямая норма, позволяющая считать документы имуществом или имуществом особого рода. Особый характер документа определяется тем, что документ и сам является материальным объектом, и фиксирует, доказывает права на имущество, выполняя правовую функцию, функцию доказательства. Кроме того, имущество подлежит денежной оценке и может быть отчуждено, но по отношению к документам методика денежной оценки остается практически неразвитой. Вопросы изъятия официальных документов кратко упоминаются в КоАП РФ. А в сделках слияния или поглощения документальный и архивный фонды практически никогда не упоминаются в актах приема-передачи основных средств.

Руководители организаций нормы ст. 210-211 ГК РФ о бремени содержания имущества собственником и рисках случайной гибели или случайного повреждения, которые собственник имущества принимает на себя, не относят к документальному фонду или архиву своей организации. Более того, в профессиональном сообществе довольно часто возникают обсуждения анекдотичных указаний руководителей организаций разного уровня, которые тем не менее одинаково не хотят создавать архив, возлагать на кого-либо ответственность за обеспечение сохранности документов (документального и архивного фонда), а всерьез планируют уплачивать административные штрафы в размере 300 тыс. руб. с должностного лица (ст. 13.25 КоАП РФ) и уничтожать все документы из-за якобы слишком дорогого хранения.

В связи с этим рекомендуем коллегам еще раз обратить внимание на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»³:

Во-первых, при отсутствии прямых законодательных норм об ответственности коммерческих организаций за обеспечение сохранности их документальных и архивных фондов статьей 3 ФЗ № 125 тем не менее предусмотрено осуществление архивного дела не только государственными органами, органами местного самоуправления, но и организациями и гражданами.
Во-вторых, дается определение понятия «владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором».
В-третьих, права владения, пользования и распоряжения составляют суть содержания права собственности. Поэтому ст. 9 ФЗ № 125 прямо относит к частной собственности архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными. Таким образом, документы как собственность необходимо организовать, систематизировать, взять на учет, назначить ответственного за них и т.п. Собственность необходимо эффективно и рационально использовать, т.е. управлять ею. Для управления архивными документами организации имеют право (но не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ст. 13 ФЗ № 125). Но в то же время ст. 17 ФЗ № 125 устанавливает, что не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами, а также перечнями документов со сроками хранения.

Сделаем выводы:

1. Руководители (креативный топ-менеджмент) должны понимать значение документов как собственности организации, необходимость их хранения и документированного делегирования ответственности за обеспечение их сохранности, что предусматривается нормами корпоративного управления. Служба делопроизводства, которая стремится к реализации концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (а также по стандартам ISO 15489:2001 и новой серии ISO 30300:2011), может помочь руководству.

2. Руководитель службы делопроизводства, отвечающий за ведение делопроизводства в организации, инициирует создание архива как структурного подразделения в составе службы делопроизводства (такова практика последних лет). Руководству организации представляются:

обоснование создания архива в зависимости от состава и количества документов организации, включая обоснование его штатной численности (в форме служебной записки);
проект положения об архиве;
проект внесения соответствующих изменений в штатное расписание службы...