Организация делопроизводства в территориально удаленных подразделениях

Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» № 5 / 2014

Важинская Наталья

руководитель отдела документационного обеспечения в крупной строительной компании

Разбираются различные формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная (их плюсы и минусы, схематичные примеры возможной реализации, чтобы понять, кто что делает). Далее даются некоторые рекомендации относительно организации делопроизводства в компании, имеющей территориально удаленные подразделения, – автор делится собственным опытом.

Формы организации делопроизводства, их плюсы и минусы

Делопроизводство охватывает весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения, уничтожения или передачи на хранение в архив.

На сегодняшний день необходимо знать о трех формах организации делопроизводства:

Централизованная – представляет собой организацию работы с документами в одном месте. Все этапы работы с документами (получение, обработка, регистрация, исполнение, контроль, хранение) сосредотачиваются в едином для предприятия отделе.
В каждой организации такой отдел имеет свое название (например, служба ДОУ). Как правило, в крупных компаниях данная служба имеет разветвленную структуру согласно наделенным функциям (канцелярия, протокольная группа, секретариат, архив, группа контроля и т.д.). Если организация небольшая, то таким «отделом» становится секретарь или помощник руководителя. Структурные подразделения организации в делопроизводственных процессах остаются не задействованы.
Смешанная форма организации делопроизводства – представляет собой разделение делопроизводственных процессов между службой ДОУ и иными структурными подразделениями организации.
Распределение делопроизводственных процессов может быть как на потоки документов (входящие, исходящие, внутренние), так и на этапы работы с ними, например:
- служба ДОУ работает с входящими и исходящими документами начиная с получения документа, регистрации, отправки на исполнение и заканчивая хранением документа; а структурные подразделения работают с внутренними документами, осуществляя их обработку, регистрацию, исполнение и хранение, или
- служба ДОУ осуществляет получение, обработку, регистрацию и отправку на исполнение документов; а структурные подразделения осуществляют контроль исполнения документов и хранение. Для этого приказом по компании могут быть назначены сотрудники, ответственные за делопроизводство в подразделениях, которые будут осуществлять контроль и хранение документов помимо своих основных функций (Пример 1).

Пример 1. Приказ о назначении ответственного за ведение делопроизводства

class=''

Децентрализованная форма организации делопроизводства – представляет собой территориальное разделение делопроизводства. Структурные подразделения, находящиеся на удалении от головного офиса, ведут отдельное делопроизводство (прием, обработку, регистрацию и др.). Т.е. предполагается создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении.

Важно запомнить: вне зависимости от выбранной формы организации делопроизводства предприятие должно соблюдать единые правила делопроизводства, будь то подразделение в головном офисе или удаленное подразделение.

Таблица 1. Плюсы и минусы каждой формы организации делопроизводства