Факсимиле: определяем правила использования

О предназначении факсимиле

Итак, факсимиле – это штамп, воспроизводящий собственноручную подпись. Теоретически собственное факсимиле может иметь кто угодно, и не только генеральный директор. В крупных организациях часто так и происходит: при необходимости факсимильный штамп получают первое лицо и топ-менеджеры.

Объем документооборота многих организаций исчисляется десятками и даже сотнями документов ежедневно. Большая часть из них требует личной подписи руководителя, но не всегда он может позволить себе часами просиживать над бумагами. Здесь и выручает факсимиле: проставление его на однотипных документах можно поручить секретарю, помощнику или заместителю, и тогда «рука» шефа будет ставить подписи даже в его отсутствие. Очень удобно... хотя столь же рискованно:

• а вдруг поставят не на «тех» документах?
• достаточно ли воспроизведения подписи при помощи факсимиле для придания документу юридической силы?

Буква закона

Процитируем 2 кодекса, которые регулируют сферу гражданско-правовых отношений. Вот что говорят о факсимиле Гражданский и Арбитражно-процессуальный кодексы РФ:

Таким образом, только в трех случаях подпись должностного лица, воспроизведенная путем проставления факсимиле, на документах в рамках гражданско-правовых отношений (а это как раз большинство документов, с которыми мы имеем дело на работе) будет иметь такую же силу, как и подпись собственноручная. Это:

• разрешение, закрепленное в федеральном законе;
• разрешение, закрепленное в любом другом нормативном акте;
• соглашение сторон.

Если первые два пункта данного списка – это «задел на будущее», который сделал законодатель на случай, когда подобная возможность будет прямо установлена в каком-либо нормативном правовом акте, то третий пункт списка – это уже работающий и повсеместно применяемый механизм, на рассмотрении которого далее и сосредоточимся.

Соглашение сторон об использовании факсимильной подписи

Можно использовать факсимиле для подписания однотипных документов: счетов, некоторых видов актов и справок, а также приглашений, поздравлений и подобных им видов корреспонденции. Имеются в виду документы «без особых последствий» правового или финансового характера. Относительно всех остальных придется заключать соглашение с адресатом.

Соглашение об использовании факсимиле может быть сразу включено в договор, как в Примерах 1 и 2, а может быть составлено и подписано отдельно, как в Примере 3.

Для соблюдения формальностей приведенного в Примере 1 пункта договора вполне достаточно. В более серьезных случаях, когда речь идет не о формальностях, а об информационной безопасности, договор дополняется перечнем документов, на которые разрешается ставить факсимиле, образцами оттисков и «живых» подписей должностных лиц – см. Пример 2.