Технология цветового кодирования принадлежит к числу незаслуженно обделенных вниманием простых приемов делопроизводства и архивного дела, использование которых порой быстро дает отдачу, сопоставимую с внедрением дорогостоящих современных технологий. Вас ждут конкретные примеры использования цветового кодирования и перечень доступных инструментов для его реализации.
В самой идее использования цвета для упорядочения книг и документов нет ничего нового, и даже на бытовом уровне все знают, что поставить на место книжку гораздо проще и быстрее, ориентируясь по цвету и рисунку корешка. В такой простейшей форме метод цветового кодирования с давних пор использовался многими российскими организациями, в первую очередь регистратурами медицинских учреждений.
Как было раньше
В прошлом веке ограниченное использование цветового кодирования было связано с проблемой закупки соответствующих канцелярских товаров и с отсутствием оборудования для самостоятельного изготовления наклеек с цветовым кодом (например, цветных принтеров). Именно по этой причине в классических стандартах, инструкциях, рекомендациях и учебниках по делопроизводству данный метод упорядочивания и систематизации дел и документов практически не упоминается.
Недостаток внимания к цветовому кодированию, как мне представляется, связан еще и с тем, что оно у нас использовалось и используется в основном:
- при работе с массовыми документами временного срока хранения, которые обычно не попадают в архивы организаций и на протяжении всего своего жизненного цикла (от момента создания до уничтожения) хранятся в деловых подразделениях организаций;
- для обеспечения оперативного доступа к делам и документам всем или нескольким сотрудникам делового подразделения и, что особенно важно, для сокращения числа ошибок при расстановке возвращаемых дел.
Не секрет, что вопросы работы в деловых подразделениях с документами короткого срока хранения меньше привлекали внимание представителей отечественного документоведения.
Что стало теперь
В 21-м веке положение дел с канцелярскими товарами у нас изменилось. Есть возможность приобрести с доставкой в любую точку страны:
- папки и короба различных цветов,
- недорогие цветные принтеры и расходные материалы к ним,
- готовые цветные и чистые самоклеящиеся этикетки,
- фломастеры и т.д.
Даже электронные носители информации можно приобрести различных цветов. Благодаря этому сейчас метод цветового кодирования в различных вариациях достаточно активно используют в своей работе многие организации, в первую очередь коммерческие.
В качестве примера можно привести несколько имеющихся у многих организаций крупных...
