Как хранить доверенности?

Порядок формирования и сроки хранения дел с выданными доверенностями

Доверенности хранятся в порядке и в течение сроков, которые зависят от характера выданного письменного полномочия и вида доверенности.

Действующее законодательство не разделяет доверенности на какие-либо виды, но в зависимости от объема предоставляемых полномочий их подразделяют на:

• генеральную – наделяет представителя широким спектром полномочий (в частности, выдается заместителям руководителя организации);
• специальную – представитель получает право совершать действия по ограниченному количеству функций организации (обычно такими бывают доверенности руководителям филиалов и представительств) или неограниченного числа однородных действий по одной функции (т.е. сужается сфера действия доверенности, например, на подписание договоров купли-продажи с установленным лимитом 300 000 руб.; ­доверенность на получение корреспонденции на почте и т.п.);
• разовую доверенность – выдается для совершения одного конкретного действия (например, доверенность на подписание конкретного договора).

Если доверенностями на представление интересов организации обычно занимается юридическая или делопроизводственная служба, то бухгалтерия отвечает за доверенности на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ), которые имеют свою специфику (раньше у них была даже своя обязательная унифицированная форма).

Сроки хранения доверенностей дифференцируются в зависимости от характера полномочия / вопроса, по которому передается представительство, что отражено в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее – ПТУД). В алфавитном указателе ПТУД доверенности упоминаются в статьях 14, 15, 60, 61, 119, 152, 186, 273, 412, а журналы – в ст. 459 т). Хотя в его основной таблице они встречаются еще в статьях 189 и 956.