Порядок согласования обязательно нужно закрепить во внутреннем локальном акте, например, в Инструкции по делопроизводству (как один из разделов или глав) или в специальном Положении о согласовании документов. Вариаций на тему названий этого положения может быть множество, однако суть такого документа одна – описать и закрепить порядок согласования в вашей организации.
Содержание подобного регламента на практике тоже часто различается, так, например, я видел в одной организации положение, в котором был раздел, описывающий стандарты оформления документа, хотя, как правило, эти вопросы отображаются в основном документе службы ДОУ – Инструкции по делопроизводству.
У нас в кредитной организации порядок согласования установлен Положением о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» 1 (далее по тексту – Положение о согласовании). Для тех, кому предстоит разработать аналогичный локальный нормативный акт (ЛНА), пригодятся наши пояснения к его содержанию.
Пример 1. Содержание Положения о согласовании
Раздел 1 «Назначение Положения» предлагаю формулировать стандартно, например, так:
Пример 2. Назначение Положения о согласовании
1.1. Настоящее Положение о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» (далее по тексту – «Положение о согласовании») устанавливает и описывает совокупность обязательных процедур, необходимых для придания юридической силы и предшествующих выпуску организационно-распорядительных и иных документов кредитной организации.
1.2. Положение о согласовании определяет и устанавливает всех участников процесса согласования, их предметы согласования, а также зоны ответственности.
1.3. Данное Положение о согласовании не распространяется на согласование документов кредитной организации, особенности согласования которых установлены в иных документах кредитной организации.
<. .>
В разделе 2 «Термины и определения» для того, чтобы не возникало недоразумений с двояким толкованием слов, необходимо перечислить все термины, используемые в Положении и дать их определение.
В разделе 3 «Список нормативных документов» обычно указывают перечень нормативных документов (в том числе и внутренних), на основании которых разработан ЛНА. Приведу выдержку из нашего Положения о согласовании:
Пример 3. Список нормативных документов
Раздел 4 «Срок действия Положения» указывает на момент вступления документа в силу, а также говорит о том, как он будет изменяться или отменяться.
В разделе 5 указывается конкретный список лиц, их зоны ведения и предмет согласования. Примерный перечень был приведен в Таблицах 1 и 2 первой части статьи в прошлом номере журнала.
В разделе 6 «Процедуры согласования» прописывается конкретный порядок согласования. Вместо текстового описания процедур можно визуально представить их в виде блок-схем, разместить в приложениях и из данного раздела просто сделать на них ссылки.
Еще предлагаю включить в этот раздел важные, на мой взгляд, пункты:
Пример 4. Процедуры согласования
6.1. Инициатор документа в обязательном порядке разрабатывает проект необходимого документа или получает его шаблон от государственных органов / контрагента / других организаций и др.
6.2. Инициатор несет ответственность за согласование всех пунктов документа с государственными органами / контрагентами / другими организациями и др., если такой документ является неодносторонним.
6.3. Полностью подготовленный проект документа инициатор должен согласовать в установленном порядке.
6.4. В случае отсутствия согласующего согласовать документ от имени профильного подразделения должен старший по должности работник этого подразделения.
6.5. Согласующий профильного подразделения согласует документ исключительно по предмету согласования (профилю этого подразделения в соответствии с Положением о подразделении). Согласующий сотрудник может дать рекомендации, выходя за рамки предмета своего согласования. Но окончательное решение о принятии и / или непринятии указанных рекомендаций принимает инициатор.
6.6. Споры по согласованиям между согласующими не допускаются.
6.7. Воздержание от согласования (в том числе молчанием) недопустимо и расценивается как нарушение исполнительской дисциплины.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Учет каких бланков документов организация вести обязана, а каких вправе. Где и что надо регламентировать. Как нумеровать бланки при их изготовлении типографским способом и распечатке из СЭД. Как вести журнал учета бланков: по какой форме, как отражать выдачу и возврат бланков (показали 2 варианта логики заполнения журнала), как защищать журнал (показали примеры заверения сшива и итоговой записи за год).
По каким критериям можно понять, что пора наводить порядок в исполнительской дисциплине работников и руководителей организации. Опытный руководитель в сфере ДОУ делится своими выводами, на каких принципах стоит выстраивать систему исполнения управленческих решений. Предлагает рабочую формулу для расчета исполнительской дисциплины, которую можно применять для оценки как конкретного работника, подразделения, так и организации в целом. Показан пример Положения об исполнении управленческих решений.
Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам. Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить. Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Какие сведения автор обращения обязан указать о себе и способах коммуникации с ним? Обязана ли организация направлять на почтовый адрес гражданина бумажный ответ на его электронное обращение? Ответы даем на основе анализа формулировок закона об обращениях граждан. Показываем примеры того, как можно организовать распечатку из СЭД и оформлять бумажные копии электронных ответных писем.
Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).
В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.
По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?
Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков. Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.
Оформить подписку на журнал
«Делопроизводство и документооборот на предприятии»
можно в любом отделении почты:
