Во второй части статьи, публикуемой в этом номере журнала, рассматриваем содержание Положения о согласовании документов, а также процесс прохождения согласования на примере конкретного документа – Перечня вкладов для физических лиц.
Содержание Положения о согласовании документов
Порядок согласования обязательно нужно закрепить во внутреннем локальном акте, например, в Инструкции по делопроизводству (как один из разделов или глав) или в специальном Положении о согласовании документов. Вариаций на тему названий этого положения может быть множество, однако суть такого документа одна – описать и закрепить порядок согласования в вашей организации.
Содержание подобного регламента на практике тоже часто различается, так, например, я видел в одной организации положение, в котором был раздел, описывающий стандарты оформления документа, хотя, как правило, эти вопросы отображаются в основном документе службы ДОУ – Инструкции по делопроизводству.
У нас в кредитной организации порядок согласования установлен Положением о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» 1 (далее по тексту – Положение о согласовании). Для тех, кому предстоит разработать аналогичный локальный нормативный акт (ЛНА), пригодятся наши пояснения к его содержанию.
Пример 1. Содержание Положения о согласовании
СОДЕРЖАНИЕ
- Назначение Положения
- Термины и определения
- Список нормативных документов
- Срок действия Положения
- Согласующие лица, их зоны ведения и предметы согласования
- Процедура согласования
- Сроки согласования
- Способы согласования
- Разрешение споров по согласованию
- Приложения: блок-схемы согласований
Раздел 1 «Назначение Положения» предлагаю формулировать стандартно, например, так:
Пример 2. Назначение Положения о согласовании
1.1. Настоящее Положение о согласовании организационно-распорядительных и иных документов Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+» (далее по тексту – «Положение о согласовании») устанавливает и описывает совокупность обязательных процедур, необходимых для придания юридической силы и предшествующих выпуску организационно-распорядительных и иных документов кредитной организации.
1.2. Положение о согласовании определяет и устанавливает всех участников процесса согласования, их предметы согласования, а также зоны ответственности.
1.3. Данное Положение о согласовании не распространяется на согласование документов кредитной организации, особенности согласования которых установлены в иных документах кредитной организации.
<. .>
В разделе 2 «Термины и определения» для того, чтобы не возникало недоразумений с двояким толкованием слов, необходимо перечислить все термины, используемые в Положении и дать их определение.
В разделе 3 «Список нормативных документов» обычно указывают перечень нормативных документов (в том числе и внутренних), на основании которых разработан ЛНА. Приведу выдержку из нашего Положения о согласовании:
Пример 3. Список нормативных документов
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ;
- Национальный стандарт Российской Федерации «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013);
- Государственная система «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденная приказом Главархива СССР от 23 мая 1988 г. № 33;
- ИСО 9001-2000 «Системы менеджмента качества. Требования»;
- ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению документов. Организационно-распорядительная документация (разработаны Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела. Федеральное архивное агентство);
- ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299);
<. .>
- Инструкция по делопроизводству Общества с ограниченной ответственностью Коммерческий банк «А+».
Раздел 4 «Срок действия Положения» указывает на момент вступления документа в силу, а также говорит о том, как он будет изменяться или отменяться.
В разделе 5 указывается конкретный список лиц, их зоны ведения и предмет согласования. Примерный перечень был приведен в Таблицах 1 и 2 первой части статьи в прошлом номере журнала.
В разделе 6 «Процедуры согласования» прописывается конкретный порядок согласования. Вместо текстового описания процедур можно визуально представить их в виде блок-схем, разместить в приложениях и из данного раздела просто сделать на них ссылки.
Еще предлагаю включить в этот раздел важные, на мой взгляд, пункты:
Пример 4. Процедуры согласования
6.1. Инициатор документа в обязательном порядке разрабатывает проект необходимого документа или получает его шаблон от государственных органов / контрагента / других организаций и др.
6.2. Инициатор несет ответственность за согласование всех пунктов документа с государственными органами / контрагентами / другими организациями и др., если такой документ является неодносторонним.
6.3. Полностью подготовленный проект документа инициатор должен согласовать в установленном порядке.
6.4. В случае отсутствия согласующего согласовать документ от имени профильного подразделения должен старший по должности работник этого подразделения.
6.5. Согласующий профильного подразделения согласует документ исключительно по предмету согласования (профилю этого подразделения в соответствии с Положением о подразделении). Согласующий сотрудник может дать рекомендации, выходя за рамки предмета своего согласования. Но окончательное решение о принятии и / или непринятии указанных рекомендаций принимает инициатор.
6.6. Споры по согласованиям между согласующими не допускаются.
6.7. Воздержание от согласования (в том числе молчанием) недопустимо и расценивается как нарушение исполнительской дисциплины.
...
