Top.Mail.Ru
С 1 июля 2016 года вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации, который разработан специалистами ВНИИДАД на основе первого стандарта новой серии (семейства) международных стандартов ИСО 30300 на системы управления документами (Management systems for records; MSR). Применение этих стандартов позволит построить систему управления документами как важнейшую функциональную часть общей системы управления любой организации, обеспечить управляемость и организационный порядок, совершенствовать корпоративное и административное управление, а также развивать саму систему управления документами за счет оценки, аудита и сертификации на соответствие стандартам новой системы MSR. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа.

Международный технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation), который осуществляет свою деятельность в предметной области «информация, библиотечное и издательское дело», и его подкомитет ПК 11 «Управление архивами / документами» с 2009 года большое внимание уделяют разработке международных стандартов новой серии ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Данные стандарты разрабатываются для того, чтобы в работе с документами обеспечивался такой же системный подход, применялись такие же общие элементы, единая методология как и в стандартах на другие системы управления: системы менеджмента качества (серия ИСО 9000), информационной безопасности (серия ИСО 27000), требования к документам в электронной офисной среде (3 стандарта ИСО 16175) и др.

Совместимость международных стандартов, распространяющихся на системы управления и системы документации, и комплексность стандартизации являются важнейшими современными задачами.

В рамках нового семейства стандартов ИСО 30300 всего должны быть разработаны 5 стандартов:

  • ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (о нем далее и пойдет речь);
  • ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (формально у нас действует с 01.03.2015 под названием ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»; разработчик – Институт сертификации ОАО «ВНИИС»; экспертным сообществом управляющих документами не признан, нуждается в переработке);
  • ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению»;
  • ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам / организациям, осуществляющим аудит и сертификацию»;
  • ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке».

Разработанные стандарты ИСО 30300 и ИСО 30301 были утверждены в статусе международных стандартов в 2011 году. А в 2014 году специалисты ВНИИДАД зарегистрировали их официальные переводы, на основании которых была организована разработка соответствующих ГОСТ Р ИСО. В России деятельность по стандартизации, аналогичную деятельности ИСО ТК46 / ПК11, осуществляет Технический комитет Росстандарта ТК 191, членами которого являются специалисты ВНИИДАД. В 2015 году институт провел необходимые экспертизы и представил на утверждение ГОСТ Р ИСО 30300, идентичный международному стандарту ISO 30300:2011 и подготовленный на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта. ГОСТ Р ИСО 30300 утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, а вступает он в силу с 01.07.2016.

«Революция» не должна остаться незамеченной!

ISO 30300:2011 и соответственно ГОСТ Р ИСО 30300 произвели революцию в понимании термина «система управления документами» (СУД).

Если прежде, руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (который был подготовлен на основе простого перевода ISO 15489-1:2001), мы могли считать СУД (система управления документами) и СЭД (система электронного документооборота) почти синонимами – просто информационными системами (ИС), программными продуктами с разной степенью развитости функционала.

То с принятием ИСО 30300 система управления документами (СУД) эволюционировала: теперь это, прежде всего, организационная система, система менеджмента, которая управляет документами. Эта налаженная система может быть автоматизирована при помощи того или иного программного обеспечения, но данный фактор уже вторичен!

Отечественный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вступил в силу 01.10.2007, а новый ГОСТ Р ИСО 30300 начал действовать только 01.07.2016. Предыдущее значение термина СУД уже, что называется, «въелось», а к новому пониманию, которое в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, безусловно, подразумевалось, но было неявным из-за неадаптированности перевода, только предстоит привыкать нашему профессиональному сообществу. Потому теперь будем особенно внимательны к тому, в каком смысле наш собеседник либо автор деловой статьи будет употреблять этот термин, чтобы достичь настоящего взаимонимания. Далее в статье мы, естественно, будем употреблять СУД в его новом значении.

Назначение нового ГОСТ Р ИСО

Стандарты ИСО, как правило, отражают опыт «лучших практик» в той или иной предметной области. Их интересно изучать, поскольку в них отражаются профессиональные позиции, результаты обобщения международного опыта, анализа технологий, процедур и правил, которые одобряют и к которым добровольно присоединяются эксперты и специалисты стран, входящих в ИСО.

Обычно во введении (предисловии) к стандарту излагается ситуация, определившая необходимость его разработки, и основное содержание. В связи с этим введение к ISO 30300:2011 и его перевод в ГОСТ Р ИСО 30300 представляют особенный интерес.

Во-первых, поскольку стандарт предназначен для высшего руководства (топ-менеджмента), в нем подчеркивается необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеют система принятия решений и система управления ресурсами. Специально для руководства четко фиксируется, что:

  • «создание документов и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации»;
  • документы обеспечивают управляемость...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Внимание! Стартовала скидка
на 1-е полугодие 2023 г.

Успейте воспользоваться!

Рекомендовано для вас

Опыт внедрения организацией сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»

Подробно описан опыт Отделения ПФР по Тверской области по внедрению сервиса «Электронное заказное письмо» от «Почты России»: как заключить договор, что и кому придется делать, кому можно направить документы электронно через этот сервис. Как определить видовой состав и объемы пересылаемых электронно документов (простыми и заказными отправлениями), как на основе этих данных рассчитать бюджет проекта, на чем можно сэкономить. Как формировать пакеты документов и реестры для отправки, какую отчетность по результатам отправки вы получите. Как лучше внедрять новый проект постепенно (чтобы не рисковать).

Если испорчены бланки трудовой книжки и вкладыша

Отвечаем на следующие вопросы. В каких случаях бланки трудовой книжки и вкладыша в нее считаются испорченными? Кто уполномочен принимать решение об их уничтожении? Как составить акт об уничтожении и требуются ли дополнительные документы? Какая специфика есть у бюджетных организаций? Показываем образцы оформления: приказа о создании комиссии по списанию и уничтожению бланков; актов об уничтожении (составленных как комиссионно, так и единолично); отражения порчи бланков в приходно-расходной Книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (даем разные возможные варианты заполнения).

Акты для фиксации проблем в полученной корреспонденции

Показываем примеры оформления 5 актов: о получении ошибочно направленной корреспонденции, о получении почтового отправления с поврежденной упаковкой, об отсутствии вложения в конверте, об отсутствии заявленного приложения, о получении дефектного факсимильного сообщения. Отмечаем, в каких ситуациях и в скольких экземплярах они составляются, где и сколько хранятся.

Номенклатура дел и СЭД в руках службы делопроизводства

Это теоретическая статья. С точки зрения методологии управления документами и на основе нормативной базы автор рассуждает о роли службы делопроизводства в процессах разработки номенклатуры дел и СЭД ,о взаимных настройках классификаторов, о номенклатуре дел как системном классификаторе.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Как определить сроки исполнения?

После того как определены документы, которые вы хотите контролировать в своей организации, необходимо понять, в какие сроки они должны быть исполнены. Казалось бы, что может быть проще? Посмотри на резолюцию руководителя и выполняй его указания, требуй исполнения документа в указанный срок. Но и здесь могут возникнуть проблемы, т.к. сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? Чтобы разобраться с подводными камнями «сроков исполнения», постараемся проанализировать наиболее распространенные проблемы и дать практические рекомендации читателям, как же их избежать.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Порядок разработки номенклатуры дел

В конце года необходимо составить (или актуализировать имеющуюся) номенклатуру дел на следующий год. Если в вашей организации ее еще нет, то эта статья поможет исправить данную ошибку. Ведь без номенклатуры дел невозможно систематизировать имеющиеся документы и наладить соблюдение сроков их хранения. Мы объяснили, какие документы необходимо включить в номенклатуру дел, как сформировать заголовки дел (которые потом будут переноситься на их обложки), как их проиндексировать, как установить сроки хранения, какую структуру номенклатуры выбрать, чем отличается номенклатура дел организации от номенклатуры структурного подразделения, как оформить, подписать, согласовать и утвердить документ, что заполняется перед началом делопроизводственного года и что — по его окончании.