С 1 июля 2016 года вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации, который разработан специалистами ВНИИДАД на основе первого стандарта новой серии (семейства) международных стандартов ИСО 30300 на системы управления документами (Management systems for records; MSR). Применение этих стандартов позволит построить систему управления документами как важнейшую функциональную часть общей системы управления любой организации, обеспечить управляемость и организационный порядок, совершенствовать корпоративное и административное управление, а также развивать саму систему управления документами за счет оценки, аудита и сертификации на соответствие стандартам новой системы MSR.
Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа.
Международный технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation), который осуществляет свою деятельность в предметной области «информация, библиотечное и издательское дело», и его подкомитет ПК 11 «Управление архивами / документами» с 2009 года большое внимание уделяют разработке международных стандартов новой серии ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Данные стандарты разрабатываются для того, чтобы в работе с документами обеспечивался такой же системный подход, применялись такие же общие элементы, единая методология как и в стандартах на другие системы управления: системы менеджмента качества (серия ИСО 9000), информационной безопасности (серия ИСО 27000), требования к документам в электронной офисной среде (3 стандарта ИСО 16175) и др.
Совместимость международных стандартов, распространяющихся на системы управления и системы документации, и комплексность стандартизации являются важнейшими современными задачами.
В рамках нового семейства стандартов ИСО 30300 всего должны быть разработаны 5 стандартов:
- ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (о нем далее и пойдет речь);
- ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (формально у нас действует с 01.03.2015 под названием ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»; разработчик – Институт сертификации ОАО «ВНИИС»; экспертным сообществом управляющих документами не признан, нуждается в переработке);
- ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению»;
- ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам / организациям, осуществляющим аудит и сертификацию»;
- ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке».
Разработанные стандарты ИСО 30300 и ИСО 30301 были утверждены в статусе международных стандартов в 2011 году. А в 2014 году специалисты ВНИИДАД зарегистрировали их официальные переводы, на основании которых была организована разработка соответствующих ГОСТ Р ИСО. В России деятельность по стандартизации, аналогичную деятельности ИСО ТК46 / ПК11, осуществляет Технический комитет Росстандарта ТК 191, членами которого являются специалисты ВНИИДАД. В 2015 году институт провел необходимые экспертизы и представил на утверждение ГОСТ Р ИСО 30300, идентичный международному стандарту ISO 30300:2011 и подготовленный на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта. ГОСТ Р ИСО 30300 утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, а вступает он в силу с 01.07.2016.
«Революция» не должна остаться незамеченной!
ISO 30300:2011 и соответственно ГОСТ Р ИСО 30300 произвели революцию в понимании термина «система управления документами» (СУД).
Если прежде, руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (который был подготовлен на основе простого перевода ISO 15489-1:2001), мы могли считать СУД (система управления документами) и СЭД (система электронного документооборота) почти синонимами – просто информационными системами (ИС), программными продуктами с разной степенью развитости функционала.
То с принятием ИСО 30300 система управления документами (СУД) эволюционировала: теперь это, прежде всего, организационная система, система менеджмента, которая управляет документами. Эта налаженная система может быть автоматизирована при помощи того или иного программного обеспечения, но данный фактор уже вторичен!
Отечественный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вступил в силу 01.10.2007, а новый ГОСТ Р ИСО 30300 начал действовать только 01.07.2016. Предыдущее значение термина СУД уже, что называется, «въелось», а к новому пониманию, которое в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, безусловно, подразумевалось, но было неявным из-за неадаптированности перевода, только предстоит привыкать нашему профессиональному сообществу. Потому теперь будем особенно внимательны к тому, в каком смысле наш собеседник либо автор деловой статьи будет употреблять этот термин, чтобы достичь настоящего взаимонимания. Далее в статье мы, естественно, будем употреблять СУД в его новом значении.
Назначение нового ГОСТ Р ИСО
Стандарты ИСО, как правило, отражают опыт «лучших практик» в той или иной предметной области. Их интересно изучать, поскольку в них отражаются профессиональные позиции, результаты обобщения международного опыта, анализа технологий, процедур и правил, которые одобряют и к которым добровольно присоединяются эксперты и специалисты стран, входящих в ИСО.
Обычно во введении (предисловии) к стандарту излагается ситуация, определившая необходимость его разработки, и основное содержание. В связи с этим введение к ISO 30300:2011 и его перевод в ГОСТ Р ИСО 30300 представляют особенный интерес.
Во-первых, поскольку стандарт предназначен для высшего руководства (топ-менеджмента), в нем подчеркивается необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеют система принятия решений и система управления ресурсами. Специально для руководства четко фиксируется, что:
-
«создание документов и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации»;
- документы обеспечивают управляемость...
