С 1 июля 2016 года вступил в силу национальный стандарт Российской Федерации, который разработан специалистами ВНИИДАД на основе первого стандарта новой серии (семейства) международных стандартов ИСО 30300 на системы управления документами (Management systems for records; MSR). Применение этих стандартов позволит построить систему управления документами как важнейшую функциональную часть общей системы управления любой организации, обеспечить управляемость и организационный порядок, совершенствовать корпоративное и административное управление, а также развивать саму систему управления документами за счет оценки, аудита и сертификации на соответствие стандартам новой системы MSR. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа.

Международный технический комитет ИСО 46 (ТК 46) «Информация и документация» (Information and Documentation), который осуществляет свою деятельность в предметной области «информация, библиотечное и издательское дело», и его подкомитет ПК 11 «Управление архивами / документами» с 2009 года большое внимание уделяют разработке международных стандартов новой серии ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами». Данные стандарты разрабатываются для того, чтобы в работе с документами обеспечивался такой же системный подход, применялись такие же общие элементы, единая методология как и в стандартах на другие системы управления: системы менеджмента качества (серия ИСО 9000), информационной безопасности (серия ИСО 27000), требования к документам в электронной офисной среде (3 стандарта ИСО 16175) и др.

Совместимость международных стандартов, распространяющихся на системы управления и системы документации, и комплексность стандартизации являются важнейшими современными задачами.

В рамках нового семейства стандартов ИСО 30300 всего должны быть разработаны 5 стандартов:

  • ИСО 30300 «Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (о нем далее и пойдет речь);
  • ИСО 30301 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (формально у нас действует с 01.03.2015 под названием ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования»; разработчик – Институт сертификации ОАО «ВНИИС»; экспертным сообществом управляющих документами не признан, нуждается в переработке);
  • ИСО 30302 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по внедрению»;
  • ИСО 30303 «Информация и документация. Системы управления документами. Требования к органам / организациям, осуществляющим аудит и сертификацию»;
  • ИСО 30304 «Информация и документация. Системы управления документами. Руководство по оценке».

Разработанные стандарты ИСО 30300 и ИСО 30301 были утверждены в статусе международных стандартов в 2011 году. А в 2014 году специалисты ВНИИДАД зарегистрировали их официальные переводы, на основании которых была организована разработка соответствующих ГОСТ Р ИСО. В России деятельность по стандартизации, аналогичную деятельности ИСО ТК46 / ПК11, осуществляет Технический комитет Росстандарта ТК 191, членами которого являются специалисты ВНИИДАД. В 2015 году институт провел необходимые экспертизы и представил на утверждение ГОСТ Р ИСО 30300, идентичный международному стандарту ISO 30300:2011 и подготовленный на основе собственного перевода на русский язык англоязычной версии стандарта. ГОСТ Р ИСО 30300 утвержден и введен в действие приказом Росстандарта от 09.12.2015 № 2123-ст, а вступает он в силу с 01.07.2016.

«Революция» не должна остаться незамеченной!

ISO 30300:2011 и соответственно ГОСТ Р ИСО 30300 произвели революцию в понимании термина «система управления документами» (СУД).

Если прежде, руководствуясь ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования» (который был подготовлен на основе простого перевода ISO 15489-1:2001), мы могли считать СУД (система управления документами) и СЭД (система электронного документооборота) почти синонимами – просто информационными системами (ИС), программными продуктами с разной степенью развитости функционала.

То с принятием ИСО 30300 система управления документами (СУД) эволюционировала: теперь это, прежде всего, организационная система, система менеджмента, которая управляет документами. Эта налаженная система может быть автоматизирована при помощи того или иного программного обеспечения, но данный фактор уже вторичен!

Отечественный ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 вступил в силу 01.10.2007, а новый ГОСТ Р ИСО 30300 начал действовать только 01.07.2016. Предыдущее значение термина СУД уже, что называется, «въелось», а к новому пониманию, которое в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, безусловно, подразумевалось, но было неявным из-за неадаптированности перевода, только предстоит привыкать нашему профессиональному сообществу. Потому теперь будем особенно внимательны к тому, в каком смысле наш собеседник либо автор деловой статьи будет употреблять этот термин, чтобы достичь настоящего взаимонимания. Далее в статье мы, естественно, будем употреблять СУД в его новом значении.

Назначение нового ГОСТ Р ИСО

Стандарты ИСО, как правило, отражают опыт «лучших практик» в той или иной предметной области. Их интересно изучать, поскольку в них отражаются профессиональные позиции, результаты обобщения международного опыта, анализа технологий, процедур и правил, которые одобряют и к которым добровольно присоединяются эксперты и специалисты стран, входящих в ИСО.

Обычно во введении (предисловии) к стандарту излагается ситуация, определившая необходимость его разработки, и основное содержание. В связи с этим введение к ISO 30300:2011 и его перевод в ГОСТ Р ИСО 30300 представляют особенный интерес.

Во-первых, поскольку стандарт предназначен для высшего руководства (топ-менеджмента), в нем подчеркивается необходимость создания, внедрения и поддержания в актуальном состоянии системы управления организацией, в которой важное значение имеют система принятия решений и система управления ресурсами. Специально для руководства четко фиксируется, что:

  • «создание документов и управление ими является неотъемлемой частью любого вида деятельности или делового процесса организации»;
  • документы...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Трансформация согласования распорядительных документов в макрорегиональном филиале телекоммуникационной компании

Показана трансформация алгоритма согласования проектов распорядительных документов в крупной компании на протяжении 15 лет: что вводили, от чего и почему отказывались, к чему пришли. Предлагаем вам этот богатый ассортимент решений с оценкой их последствий: что может делать нормоконтроль и его место в процедуре согласования и подписания проектов документов; что можно запараллелить; как оформить матрицу согласования проектов документов (кого в нее включить и кого вывести в особую логику внутреннего согласования); какие сроки согласования установить в зависимости от объема документа; какие варианты положительной визы можно заложить в СЭД; как уменьшить число кругов согласования и создать схему разрешения разногласий, заставив согласующих лиц быстрее приходить к консенсусу, чтобы избавить от лишних хлопот службу ДОУ и руководителя, подписывающего проект документа.

Анализ нормативной базы по делопроизводству в организации – работа над ошибками

Какие локальные нормативные акты организации обычно регламентируют работу с бумажными и электронными оригиналами и копиями документов, в т.ч. в СЭД. Как их анализировать – даем перечень распространенных ошибок, который поможет и вам вычистить их в регламентирующих документах своей организации. Зачем и как конструировать матрицу ответственности и пользовательские инструкции (в дополнение к руководству пользователя СЭД).

Новые Методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству в государственных органах и местного самоуправления

О новом методическом документе вам рассказывает один из его разработчиков: для кого он обязателен, зачем разработан, когда вступил в силу и вместо какого документа. Обращаем ваше внимание на процедуру согласования Инструкции по делопроизводству; на необходимость отражения в ней распределения ответственности; на приложения, которые содержат конкретные формулировки, которые вы сможете включить непосредственно в текст своей инструкции, там есть и примеры заголовков дел для номенклатуры, перечни утверждаемых документов и заверяемых печатью, типовые сроки исполнения, образцы оформления документов и т.д.

Локальные нормативные акты: как формировать в дела, сколько хранить, как уничтожать

Объясняем, как формировать дела с локальными нормативными актами в службе делопроизводства и других подразделениях в зависимости от того, кто утвердил ЛНА (первый руководитель или иные лица), каким способом это было оформлено, оригинал это или копия (бумажная или электронная) и где документ хранится. Эти возможные варианты мы отразили в примерах номенклатур дел. Еще показали возможные сроки хранения оригиналов и копий ЛНА, по каким перечням их надо искать. Объяснили общую технологию выделения к уничтожению применительно к ЛНА. Поводом для написания данной статьи стали вопросы подписчика.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?