Классические подходы организации делопроизводства в практике конкретных предприятий порой дополняются оригинальными решениями. Посмотрите, как авиационная компания решила задачу упорядочения работы по изданию распорядительных документов: как выявила оптимальный состав подписантов; как описала маршруты движения нескольких десятков разновидностей приказов и распоряжений (от инициализации через согласование и подписание до рассылки исполнителям); как могут сосуществовать Табель унифицированных форм документов и Маршрут движения приказов (распоряжений).

Разновидности приказов

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия (единоличного принятия решений), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В отличие от приказа распоряжение1 издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, производственным, организационно-хозяйственным и административным вопросам.

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из 2 обширных категорий:

  • по личному составу и
  • по основной деятельности.

Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов – приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя, так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления (организаций). Они позволяют осуществлять оперативное управление основными производственными процессами, с их помощью утверждается структура организации и штатное расписание, оформляется изменение режима работы организации, введение и внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий, рабочих групп и т.д.

Тем не менее разделение приказов на 2 группы – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие сложные структуры и выполняющие широкий ряд функций. В итоге количество разновидностей приказов может увеличиваться.

Их состав нужно определить. Целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу:

  • сначала на подвиды для облегчения дальнейшей справочной работы и организации хранения (фактически имеется в виду перечень заголовков дел с приказами в номенклатуре дел, где для каждого дела определен срок хранения и место дислокации – ответственное структурное подразделение) 2.
    В регистрационном номере приказа должен отражаться не только его порядковый номер в пределах года, но и дело, в которое приказ потом должен быть подшит (это может быть номер дела по номенклатуре либо буквенный код, например, № 125/од или №125/02-07, № 77/04-06 или № 77/лс, № 98/04-07 или № 98/к);
  • потом на конкретные разновидности по регулируемым вопросам, которые диктуют приказам свои маршруты движения (например, в нашей организации выделено 60 (!) разновидностей приказов и распоряжений3):
    • по основной деятельности:
      • определение основных направлений развития;
      • организация управленческой деятельности;
      • введение в действие структуры и ее изменений;
      • введение (изменение) штатного расписания;
      • введение (изменение) нормативных процедурных внутренних документов (стандартов, инструкций, правил, положений, регламентов);
      • делегирование полномочий;
      • исполнение обязанностей;
      • создание постоянных или временных комиссий;
      • планирование деятельности (в части основной тематической (производственной) деятельности);
      • контроль за выполнением плана по основной деятельности;
      • финансирование...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Кадровый электронный документооборот: кардинальные изменения и алгоритм внедрения (часть 1)

В конце 2021 года в ТК РФ заработали поправки, которые позволяют перейти на полноценный кадровый электронный документооборот (КЭДО) с работниками без необходимости дублирования документов на бумаге. Сразу оговоримся – это право, а не обязанность работодателя! В чем будет разница при реализации КЭДО в своей информационной системе и при использовании государственного портала «Работа в России». Объясняем, для каких работников и документов теперь можно использовать КЭДО. Какими видами электронной подписи какие виды документов могут подписываться со стороны работодателя и работников (как можно сэкономить за счет минимизации применения квалифицированной ЭП, заключив соглашение). Какой состав мероприятий надо провести работодателю и какие документы оформить для запуска новой технологии (что включить в ЛНА, как уведомить работников, получить согласие сотрудников и др.). В этом номере журнала читайте первую часть подробной статьи.

Электронный кадровый документооборот: как отразить в номенклатуре дел

Теперь любая организация может перейти на кадровый электронный документооборот (КЭДО) со всеми своими работниками. В связи с этим изменится часть документов по личному составу в документальном фонде. Показываем, как в номенклатуре дел теперь стоит отражать: трудовые договоры, приказы и документы к ним, уведомления работодателя о переходе на КЭДО и согласия работников, документы о технологии работы в КЭДО.

Информационная система для электронных кадровых документов

Рекомендации дает компания , которая участвовала в государственном эксперименте по переводу кадровых документов в электронный вид, завершившемся 15.11.2021, после чего новую технологию сразу «включили» в ТК РФ для всех организаций. Исходя из этого ценного опыта, автор объясняет, на что работодателю стоит обратить внимание при выборе информационной системы для кадрового электронного документооборота. Названы основные риски.

Общее собрание участников ООО «на удаленке»

Возможность дистанционного проведения общего собрания владельцев организации предусмотрена в ГК РФ, но должной детализации в других законах и подзаконных актах она пока не получила. Остается масса вопросов, на которые мы предлагаем аргументированные ответы для ООО. Какие процедурные моменты стоит утвердить единогласно в самом начале такого собрания (а еще лучше в уставе до его созыва). Как идентифицировать участников: реально ли использовать биометрию, достаточно ли задействовать инструменты попроще, например номер мобильного телефона, ID технического устройства, пароль, визуальное узнавание при видео­конференции, как передавать доверенность на представителя. Как голосовать и как подписывать протокол, если люди физически находятся далеко друг от друга и не владеют квалифицированными электронными подписями. В завершение показали образец целого протокола дистанционного общего собрания участников, оформленный по всем новым требованиям ст. 181.2 ГК РФ.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.