Классические подходы организации делопроизводства в практике конкретных предприятий порой дополняются оригинальными решениями. Посмотрите, как авиационная компания решила задачу упорядочения работы по изданию распорядительных документов: как выявила оптимальный состав подписантов; как описала маршруты движения нескольких десятков разновидностей приказов и распоряжений (от инициализации через согласование и подписание до рассылки исполнителям); как могут сосуществовать Табель унифицированных форм документов и Маршрут движения приказов (распоряжений).

Разновидности приказов

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия (единоличного принятия решений), в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В отличие от приказа распоряжение1 издается по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, производственным, организационно-хозяйственным и административным вопросам.

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из 2 обширных категорий:

  • по личному составу и
  • по основной деятельности.

Приказы по личному составу издаются для документирования кадровых процессов – приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя, так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления (организаций). Они позволяют осуществлять оперативное управление основными производственными процессами, с их помощью утверждается структура организации и штатное расписание, оформляется изменение режима работы организации, введение и внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий, рабочих групп и т.д.

Тем не менее разделение приказов на 2 группы – по основной деятельности и по личному составу – не может удовлетворить крупные организации, имеющие сложные структуры и выполняющие широкий ряд функций. В итоге количество разновидностей приказов может увеличиваться.

Их состав нужно определить. Целесообразно будет раздробить приказы по основной деятельности и по личному составу:

  • сначала на подвиды для облегчения дальнейшей справочной работы и организации хранения (фактически имеется в виду перечень заголовков дел с приказами в номенклатуре дел, где для каждого дела определен срок хранения и место дислокации – ответственное структурное подразделение) 2.
    В регистрационном номере приказа должен отражаться не только его порядковый номер в пределах года, но и дело, в которое приказ потом должен быть подшит (это может быть номер дела по номенклатуре либо буквенный код, например, № 125/од или №125/02-07, № 77/04-06 или № 77/лс, № 98/04-07 или № 98/к);
  • потом на конкретные разновидности по регулируемым вопросам, которые диктуют приказам свои маршруты движения (например, в нашей организации выделено 60 (!) разновидностей приказов и распоряжений3):
    • по основной деятельности:
      • определение основных направлений развития;
      • организация управленческой деятельности;
      • введение в действие структуры и ее изменений;
      • введение (изменение) штатного расписания;
      • введение (изменение) нормативных процедурных внутренних документов (стандартов, инструкций, правил, положений, регламентов);
      • делегирование полномочий;
      • исполнение обязанностей;
      • создание постоянных или временных комиссий;
      • планирование деятельности (в части основной тематической (производственной) деятельности);
      • контроль за выполнением плана по основной деятельности;
      • финансирование деятельности;
      • статистическая отчетность;
      • бухгалтерская отчетность;
      • защита государственной тайны;
      • перенос рабочих дней, работа в нерабочие праздничные и выходные дни, изменение режима работы;
      • проведение инвентаризации;
      • организация охраны;
      • контроль за соблюдением санитарно-противоэпидемического режима, правил пожарной безопасности, норм техники безопасности, своевременное принятие необходимых мер при выявлении фактов их нарушения
      • и др.;
    • по личному составу:
      • назначение на должность, освобождение от должности;
      • направление на...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 300 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Алгоритм проведения офлайн- и онлайн-совещаний

Приводим пример организации системы плановых совещаний разного уровня, которые обеспечивают продвижение информации в организации снизу вверх во все более структурированном виде. Даем общий алгоритм подготовки и проведения совещаний: как разработать повестку дня, составить список участников, проинформировать их, подготовить помещение и оборудование, фиксировать ход обсуждения (соблюдая конфиденциальность там, где это важно), оформить протокол. К этому добавляем особенности, продиктованные уровнем совещания, эпидемиологической обстановкой, возможностями конференц-связи.

Что делать раньше с договором в электронном виде: регистрировать или подписывать?

Не все технологии бумажного делопроизводства удается полностью перенести на электронные рельсы, когда мы замахиваемся на полноценный электронный документооборот. Какие изменения придется внести в процедуру подписания электронного оригинала договора и его регистрацию (присвоение номера и даты)? Как при этом учесть реалии современных технологий и требования законодательства? Рассказываем о возможных вариантах.

Сколько дней отводится для ответа на обращение?

Вы поймете, на какие обращения можно ответить в течение 30 дней, и обнаружите, что на большинство обращений физических и юридических лиц коммерческая организация должна отвечать в течение 7 календарных дней (приводим ссылки на законы и судебную практику). Еще объясняем, когда действуют другие варианты сроков: 3 дня, 5 дней, 10 дней, 45 дней и др. Даем примеры расчета даты ответа на календаре – ​для сроков по Закону об обращениях граждан и исчисляемых по Гражданскому кодексу РФ (их методики различаются).

Применение Перечня 2019 года со сроками хранения в вопросах и ответах

Ответы на вопросы читателей по применению нового Перечня документов со сроками хранения мы решили объединить в статью. Вопросы взаимосвязаны. Вы поймете, можно ли утвердить описи дел и акты о выделении к уничтожению задним числом, чтобы не пришлось переделывать в них сроки хранения по новому Перечню 2019 г. Надо ли что-то менять в учетных документах архива из-за существенного изменения сроков (когда документы меняют свою категорию, например, постоянный срок хранения заменен временным)? Можно ли использовать это изменение как повод возврата таких документов в подразделения?

Как лучше актуализировать номенклатуру дел на 2020 год в связи с вступлением в силу нового Перечня

Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили. Показали 2 варианта действий: а) как можно утвердить изменения к первоначальной номенклатуре дел на 2020 год, которую подготовили еще в конце 2019 года; б) как утвердить новую номенклатуру на этот год. Они сопровождаются примерами оформления документов. Мы рекомендуем оптимальное распределение обязанностей между службой делопроизводства организации и другими подразделениями, а также удобный функционал MS Word, чтобы вы ничего не упустили.

Анализ нового Перечня документов со сроками хранения и сравнение с Перечнем 2010 г.

Состав статей в новом Перечне существенно сократился. Объясняем, как действовать, если в Перечне 2010 г. была статья, по которой вы определяли срок хранения дела в своей номенклатуре дел, а в новом Перечне аналогичной статьи не оказалось. Отмечаем, что еще изменилось в новом Перечне 2019 г. по сравнению с предыдущим Перечнем 2010 г. Анализируем изменения состава категорий документов и сроков хранения. Рассказываем вам о наиболее значимых документах, которые актуальны для любой организации: по кадровому обеспечению (в т.ч. в связи с вводом «электронной трудовой книжки»), по документационному обеспечению управления и по договорной работе. В ряде случаев даем рекомендации по формулированию статей в номенклатуре дел.

Классификатор приказов вам поможет

Классификатор приказов – это систематизированный перечень правильно сформулированных заголовков приказов, которые издаются в организации. Для каждого приказа здесь закрепляется индекс, кто его подписывает, регистрирует и сколько его следует хранить. Мы опубликовали пример такого классификатора. Он существенно сократит количество допускаемых ошибок; на его основе можно создать справочник в СЭД, из которого работники смогут просто выбирать нужный заголовок; кроме того, упорядочение работы позволит избежать ошибок при дальнейшей экспертизе ценности документов.

Личные карточки и личные дела: систематизация, оперативное хранение и передача в архив

По каким правилам хранить личные карточки и личные дела: где, как и сколько? Как вести Журнал регистрации личных дел, как заполнять их обложки? Что нужно сделать после увольнения сотрудника с его личной карточкой и личным делом? Когда их передавать в архив? Каковы плюсы и минусы сшива карточек и дел разных людей в общие наряды (дела) по году увольнения, как при этом систематизировать документы внутри? Как в описи дел по личному составу на передачу документов из отдела кадров в архив формулировать заголовки дел и томов (что в них включать в зависимости от выбранного способа систематизации)? Каковы особенности написания дат в описи дел? Что делать, если ранее уволенный человек вернулся работать в вашу организацию?