Как принимать заявления работников

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) предоставляет работникам ряд прав и гарантий, которые не зависят от усмотрения работодателя. И тогда задача сотрудника – ​просто поставить работодателя в известность о своем намерении ими воспользоваться (в некоторых случаях соблюдая определенный срок предупреждения или с представлением дополнительных документов).

Есть вполне «безобидные» для работодателя просьбы, например когда сотрудник хочет получить копии документов, связанных с работой.

Другие способны серьезно осложнить рабочий процесс:

• когда сотрудник заявляет об увольнении по собственному желанию;
• требует предоставить ему ежегодный оплачиваемый отпуск или отпуск без сохранения зарплаты в удобное для него время (это полагается по закону отдельным категориям работников в определенных случаях);
• требует дополнительный «донорский» выходной;
• отказывается от дополнительной работы и т.д.

Работодатель и отказать по закону не может, и отпустить сотрудника именно в тот момент бывает невозможно. И тогда возникает соблазн просто не принять от работника «неудобное» заявление или сделать вид, что его не было. Расскажем, каких ошибок лучше избегать в сложных ситуациях.

Кому работник передает заявление?

Для начала вспомним, что сторонами трудовых отношений являются работник и работодатель. Свои просьбы и требования работник адресует работодателю. А вот механизм «доставки» заявлений ¹ в законе практически не прописан (об электронном документообороте и дистанционных работниках мы скажем отдельно). Поэтому в обычных коммерческих компаниях бумажный документооборот организуется самостоятельно исходя из их структуры, расположения подразделений и прочих обстоятельств. Ведь одно дело, когда директор находится в соседнем кабинете и доступен для общения с работниками ежедневно, другое – ​когда руководитель постоянно в разъездах, часы посещений жестко регламентированы (2 часа в неделю по предварительной записи, кто не успел – ​тот опоздал).

Как заявления могут попасть к работодателю, если уполномоченного должностного лица нет здесь и сейчас? В одних компаниях заявления передаются кадровикам, в других – ​посредством секретаря, третьи организуют сбор и передачу документов через руководителей структурных подразделений и т.д. Эти моменты обычно закрепляют в локальном нормативном акте (ЛНА) – Положении о делопроизводстве и документообороте, Инструкции по кадровому делопроизводству, в Правилах внутреннего трудового распорядка, Положении о персонале или др. И если работник передаст заявление ответственному лицу, указанному в ЛНА, то это считается надлежащим уведомлением работодателя.

Иногда налаженная система документооборота работает без официального утверждения, а просто «по традиции». И в один прекрасный момент при «неудобном» заявлении вдруг о ней забывают. Однако подобный маневр может не сработать.

Напомним, что в гражданском праве есть такое понятие, как обычай.

Трудовое законодательство об обычаях «ничего не знает», но это не мешает работникам доказывать правомерность передачи заявления не лично директору, а иному лицу, потому что так было принято в организации.

Как работник докажет получение работодателем бумажного заявления?

Как правило, находящиеся в отчаянии сотрудники пользуются всеми возможностями сообщить работодателю о своем грядущем отсутствии. В отчаянии – ​потому что понимают вероятность увольнения за прогул.

Чаще всего работники просят поставить отметку...