Автор делится своим опытом настройки и использования в Excel матрицы распределения документов определенных тематик по определенным ответственным лицам.
Показываем разные варианты вам на выбор: как можно систематизировать информацию; как пользоваться «простой» и «умной» таблицей (как создавать и ради чего); какие отметки удобно использовать; как осуществлять поиск, связь с внешними источниками и др.; какие макросы стоит внедрить.
Все это поможет ускорить работу и уменьшить количество ошибок при использовании большой матрицы.
Логика работы с простой матрицей
В предыдущем номере журнала мы говорили о логике работы предварительного рассмотрения документов, которое позволяет освободить руководителя организации от необходимости рассматривать большой вал входящих документов для выдачи по ним поручений исполнителям – для выполнения этой задачи можно перенаправить большинство документов на замов и других наиболее ответственных работников компании.
Был также приведен образец простой матрицы распределения документов (Пример 4 в № 3’ 2025 на стр. 30–31), где видно, документы по какой тематике кому надо передать на рассмотрение (точкой пересечения координат «Тема» и «Ф.И.О. руководителя / специалиста» является отметка «О»). В последней колонке справочная информация о том, на основании какого нормативного документа данное лицо уполномочено на рассмотрение документов данной тематики.
В этом номере журнала сосредоточимся на автоматизации работы с такой матрицей в MS Excel. Обратите внимание на Пример 1 данной статьи, где по горизонтали в «шапке» таблицы перечислены Фамилии И.О. лиц, рассматривающих входящие документы, а их должности «убраны» в примечания к этим ячейкам таблицы – этот вариант в работе нам показался более удобным.
Пример 1. Матрица предварительного рассмотрения почты руководителя компании (ведется в Excel)
Отметки о направлении документа
В примерах матрицы этой и предыдущей статьи мы используем единственный вариант отметки – «О».
Можно использовать и другие варианты отметок, удобные именно в вашем случае, например:
-
если все входящие документы передаются исключительно через СЭД в электронном виде, даже если они поступили на бумаге (их сканируют), то в матрице нужна только отметка «О» – о направлении документа определенному руководителю;
-
если входящие документы передаются на рассмотрение на бумажном носителе, могут использоваться 2 вида отметок о направлении:
- один для обозначения необходимости передачи оригинала входящего документа,
- другой – для копии;
-
если же в организации допускается передача входящих документов как на бумажном носителе, так и в виде электронных копий, то в матрице также могут применяться 2 вида отметок о направлении, которые учитывают способ передачи документа.
Поиск
Функцию поиска в Excel можно быстро вызвать нажатием горячих клавиш Ctrl + F, в этом случае поиск будет осуществляться по всему содержимому открытого листа файла. В появившемся окне (см. «1» в Примере 2):
- тему документа лучше вводить в виде ключевого слова без окончания (т.к. это самая видоизменяемая часть слова, что влияет на выдачу результата) или фразы из тематики вопроса и
- нажать кнопку «Найти далее».
Если найденный вариант вам не подходит, то нажимаете кнопку повторно и смотрите, что еще нашел вам Excel в матрице по вашему запросу. Если поиски не увенчались успехом, формулируйте ключевое слово иначе. Обычно специалист, который постоянно распределяет документы при помощи этой матрицы, уже примерно помнит, как в ней сформулированы тематики, поэтому поиском находит нужную строку в матрице...
