Несмотря на то что печати стали не обязательны уже более 8 лет назад, мало организаций от них отказалось. Разбираем подробно, на каких документах и как ставить оттиск печати, какие виды печатей существуют, а также какие организации какие виды печатей имеют право использовать. Выясняем, может ли быть несколько основных печатей, как изготовить максимально защищенную печать, как навести порядок в использовании разных видов печатей в организации (основной, для договоров, для кадров и т. д.). Приводим образцы оформления приказов о вводе печати в оборот и выводе из него, журнала выдачи (учета) печатей, акта об уничтожении печати комиссией.
Удостоверение документов является необходимым условием обретения ими юридической силы и значимости. Чтобы проект документа перешел в статус юридически значимого документа, обычно его надо подписать и зарегистрировать (присвоив дату и номер), какие-то документы еще требуют утверждения, проставления оттиска печати и т. д. Итак, проставление оттиска печати – это дополнительный способ подтверждения достоверности документа. При этом информация на клише печати должна полностью совпадать с информацией, содержащейся в ЕГРЮЛ и в бланке документа.
Где ставить оттиск печати?
Ответ на этот вопрос дает ГОСТ Р 7.0.97-2016. Если про виды документов, на которых должна ставиться печать, он говорит обтекаемо, то про место проставления – вполне четко.
Фрагмент документа
Пункт 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).
В редких случаях правила оформления конкретного вида документа могут содержать указание на необходимость его заверения печатью. Но в отношении большинства документов нормативная база «молчит», это значит, что проставления печати не требуется. Более того, явно просматривается тенденция на уменьшение ее использования.
Чтобы сориентировать вас, приведем список конкретных видов некоторых часто встречающихся документов:
- на большинстве из них печать ставить точно не надо;
- на некоторых она стала не обязательной, но для пущей важности (и для тех, кто не в курсе изменения правил) ее продолжают ставить. Правда, из общего правила бывают исключения – для каких-то разновидностей этих документов необходимость оттиска печати может прямо оговариваться нормативным правовым актом.
Таблица 1. На каких документах ставится оттиск печати организации, а на каких нет
Чтобы работники вашей организации точно знали, на каких документах какую печать ставить, этот момент нужно прояснить в локальном нормативном акте.
Мнение эксперта
Лилия Власова, эксперт по документообороту и делопроизводству
Расположение оттиска печати по отношению к подписи в действующих нормативных правовых актах не установлено (есть только рекомендации ГОСТ). Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.». Если на документе такой отметки нет, то рекомендуется оттиск печати проставлять так, чтобы:
- она задевала часть наименования должности,
- но при этом должна быть полностью четко видна личная подпись должностного лица (которую мы удостоверяем), а также вся информация на самом оттиске печати.
Пример 1. Как правильно заверять подпись печатью
Виды печатей
В крупных организациях достаточно сложно организовать проставление оттиска одной печати на всех необходимых документах, оформляемых во многих структурных подразделениях, в т. ч. удаленных (например, в представительствах и филиалах). Поэтому кроме основной печати стали изготавливать дополнительные. Давайте разберемся в возможных видах печатей и используемой терминологии. Чтобы распутать этот клубок, систематизируем все в виде Схемы 1.
Схема 1. Возможное разнообразие печатей и штампов организации
Обратите внимание: в организации может быть не только 1, но сразу несколько основных печатей, тогда на каждой печати, начиная со 2-й, указывается ее номер арабской цифрой (см. далее п. 3.5 ГОСТ Р 51511-2001).
Еще встречается понятие «реестровая печать» – она регистрируется в реестре печатей и получает индивидуальный номер, который фигурирует на ободке оттиска. Но обязанность для юридических лиц регистрировать свою печать была в России отменена лет 20 назад. Например, раньше в Москве такую регистрацию осуществлял ГУП «Московский реестр», который ныне упразднен, его архив передан «частной конторе» ООО «Мосреестр», она продолжает эту деятельность по собственной инициативе. Теперь регистрация печатей – дело добровольное и никаких правовых последствий не несет. Защищает ли дополнительно изготовление печати с регистрацией в таком реестре? Наверно, да.
Но можно и своими внутренними документами легализовать и зафиксировать оттиск своей печати (см. Примеры 2 и 5).
Некоторые организации используют следующий метод (хотя это все-таки экзотика): обращаются к нотариусу и в его присутствии ставят несколько четких оттисков своей печати на листе, все это заверяется нотариусом. Потом такой документ будет нотариально заверенным доказательством того факта, что на ту дату организация обладала именно той печатью.
Мнение эксперта
Ирина Афанасьева, генеральный директор ООО «Мосреестр»
Обычно для защиты печатей от подделок идут в 2 направлениях:
- технические методы обеспечивают максимальную сложность дублирования печати по оттиску: скрытое изображение, контрольные метки, сложные товарные знаки;
- юридические методы – среди них регистрация печати в Реестре печатей, она обеспечивает идентификацию оттиска печати, определение времени ее изготовления, изготовителя, сохранение в базе данных и архиве Реестра печатей. По запросу следственных органов, арбитражного суда и т. д. производится выемка архива Реестра печатей для экспертизы.
Регистрация печати в Реестре печатей, как и другие методы защиты печатей, является добровольной и используется компаниями, желающими обезопасить себя при использовании печати в хозяйственной деятельности. Реестр печатей содержит данные о печатях организаций не только Москвы и области, но также и других регионов.
До 2012 года регистрацию печатей осуществляло ГУП «Московский реестр». Функция по регистрации печатей являлась негосударственной услугой, но осуществлялась государственной коммерческой организацией на возмездной основе. В связи с административной реформой ГУП «Московский реестр» было ликвидировано.
С целью исполнения обязательств перед клиентами и партнерами, зарегистрировавшими печати в Реестре ранее, а также для его дальнейшего ведения ООО «Мосреестр» обеспечило правопреемственность в ведении базы данных Реестра печатей, содержащей сведения о печатях организаций с 1999 г.
Сейчас перечень документов для регистрации печати следующий:
- заявление на регистрацию печати в 2 экз. (по одному клиенту и в архив Реестра печатей);
- проверяются полномочия организации и полномочия руководителя. Поэтому нужны:
- ОГРН и ИНН из любого документа, например сгодится выписка из ЕГРЮЛ;
- устав (налоговая с июля 2013 г. наименование организации оформляет заглавными буквами, но на печати оно должно соответствовать уставу, поэтому нужен скан хотя бы титула и общих положений устава);
- полномочия руководителя сейчас можно проверить на сайте налоговой. Если подписант – не основной руководитель, то потребуется подтверждение его полномочий.
Уничтожение печати – такая же важная процедура, как и изготовление. Уничтожить печать можно и самостоятельно. Но порядок уничтожения реестровой печати в ООО «Мосреестр» обеспечивает дополнительную защиту от возможного мошенничества и преступлений:
- мы проверяем учредительные документы организации и полномочия лица, обратившегося за уничтожением печати, выясняем полный список печатей организации, изготовленных как в компании «Мосреестр», так и у других изготовителей-партнеров;
- производим экспертизу (сверку) оттиска печати, подлежащей уничтожению, с первым оттиском в декларации для подтверждения идентичности. Указанная процедура позволяет обезопасить руководство организации от уничтожения копий печатей и продолжения незаконного использования оригинала печати в дальнейшем;
- мы производим физическое уничтожение печати без возможности восстановления ее печатающих свойств в присутствии уполномоченного представителя организации;
- оформляем акт об уничтожении, содержащий оттиск уничтоженной печати, место, время и лиц, участвующих в уничтожении печати;
- формируем учетную запись в АИС «Реестр печатей», подтверждающую недействительность уничтоженной печати с даты ее уничтожения.
