Сопроводительное письмо – деловое письмо, используемое для отправки документов (договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.
Основное содержание сопроводительного письма – это информирование корреспондента о высылке ему определенных документов. Текст письма может содержать дополнительную информацию, поясняющую содержание тех материалов, которые составляют приложение к сопроводительному письму, просьбу выполнить какие-либо действия и др.
Текст сопроводительного письма может начинаться ключевым глаголом:
Текст сопроводительного письма может начинаться с обоснования или обозначения цели, например:
С заглавной или строчной буквы писать местоимение «Вы», «Вам», «Вас» и т.п. в тексте письма? Если оно адресовано конкретному человеку с указанием должности (например, генеральному директору АО «Прогресс» Иванову И.И. или главному инженеру АО «Станколит» Чугункову П.Р.), особенно когда в начале текста еще есть обращение «Уважаемый…», то логично в последующем тексте письма обращаться лично к этому человеку и использовать вариации местоимения «Вы» с заглавной буквы (см. Примеры 1, 5 и 6). Если же адресуете письмо в организацию или ее структурное подразделение, то логично в тексте использовать местоимение «вы», «вам», «вас» со строчной буквы, обращаясь к коллективу организации / подразделения в целом (см. Пример 2).
Пример 1. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемые документы названы в тексте)
В соответствии с распоряжением Федерального агентства по управлению государственным имуществом от 20 августа 2024 г. № 115-р направляем Вам акты с комплектами документов по предприятиям:
Приложение: на 18 л. в 1 экз.
Пример 2. Текст сопроводительного письма и отметка о приложении (когда пересылаемый документ назван в тексте)
Направляем проект договора, подписанный с нашей стороны. Просим вернуть его подписанным с вашей стороны до 10 ноября 2024 г. нарочным или по почте по адресу: 124111, Москва, Востряковский пер., д. 11, корп. 1.
Если подписанный с вашей стороны договор окажется у нас позже 10 ноября 2024 г., то мы не сможем поставить вам товар по ранее согласованной цене, которая фигурирует в направляемом проекте договора, поэтому количество и цену товара придется согласовывать заново.
Приложение: на 12 л. в 1 экз.
Пример 3. Текст сопроводительного письма, пересылаемые документы перечислены в отметке о приложении
Направляем в Совет университета заключение по кандидатуре соискателя ученого звания профессора Сарапула М.И. по специальности «Менеджмент» с сопроводительными документами.
Приложение: 1. Заключение на 5 л. в 1 экз.
2. Заявление соискателя на 1 л. в 1 экз.
3. Выписка из трудовой книжки на 2 л. в 1 экз.
4. Справка о научно-педагогическом и научном стаже на 2 л. в 1 экз.
5. Список опубликованных работ на 12 л. в 1 экз.
Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму (см. Примеры 2 и...
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Часто письмо приходит за подписью руководителя организации, а ответ просят направить по адресу электронной почты исполнителя. Кого указывать в адресате в данном случае, ведь письмо-ответ подписывает первый руководитель?
Сопроводительные письма используются в юридической практике регулярно. Объясняем, направление каких документов потребует составления сопроводительного письма и как оформлять отметку о приложении в различных случаях. В частности, если направляемый документ поименован в тексте письма, если приложений несколько, если количество листов зафиксировано в самом приложении, если приложение к письму имеет собственное приложение, если в бумажном письме сообщаем о направлении электронного документа, если приложений слишком много, если приложение содержит конфиденциальную информацию и пр.
Просим разъяснить, склоняется ли фамилия РачЁк? Носитель утверждает, что не склоняется. Чем можно аргументировать?
На практике все чаще можно встретить многостраничные договоры с множеством приложений. Показываем, как нумеровать приложения к приложениям договоров, что делать, если первому приложению номер не дали, а потом оформили второе приложение, как форму документа (например, акта) сделать приложением к договору, как придать юридическую силу скан-копиям договора и приложений к нему при их направлении по электронной почте, если у контрагентов нет электронных подписей. Поводом для написания статьи стали вопросы подписчиков.
В практике любой организации рано или поздно приходится составлять претензионные письма, причем большинство из них могут в дальнейшем выступить доказательствами по спорам с контрагентами. Поэтому очень важно не только юридически правильно составить письмо, но и избежать речевой агрессии при описании проблемы. Разбираем, какие нарушения правил делового общения лучше исключить, даем рекомендации, как вести претензионную переписку с пользой для своей компании. Предлагаем отдельные формулировки и образцы целых писем-претензий и ответов на них.
Юристы регулярно составляют множество документов с массой ссылок на нормативные правовые акты. Показываем образцы оформления ссылок на нормативные документы в приказах и локальных нормативных актах. Поясняем, чем отличаются внутритекстовые ссылки, подстрочные (сноски) и выносные. И главное: что делать с приказами и ЛНА, когда документы, на которые в них ссылались изначально, устаревают. Нужно ли вносить в них изменения и каким образом?
Как оформить в письме отметку о приложении, если приложение и письмо сканируются одним файлом, а потом подписываются электронной подписью? В этом случае отдельного файла у приложения нет – и письмо, и его приложение «находятся» в едином файле.
Оформить подписку на журнал
«Юридический справочник руководителя»
можно в любом отделении почты:
