Пора отпусков в самом разгаре. Многие сотрудники временно покидают свои рабочие места и по возможности стараются забыть о трудовых обязанностях. Но текущую работу никто не отменял. Поэтому руководители задаются вопросом: кому и в каком порядке передать дела отпускника? Ответить на него поможет статья.
Любая организация-работодатель в процессе осуществления своей основной деятельности регулярно сталкивается с ситуациями, когда ее работники (включая руководителей разного уровня) по тем или иным причинам временно отсутствуют, при этом необходимо обеспечить выполнение возложенной на них трудовой функции.
Анализ положений ТК РФ позволяет выделить такие законные основания отсутствия работника, как временная нетрудоспособность, выполнение государственных или общественных обязанностей, обучение и, конечно, отпуск.
Рассмотрим, каким образом и на кого возложить исполнение обязанностей временно отсутствующего работника, как правильно этот факт задокументировать.
Существует несколько способов решения проблемы замещения работника организации, находящегося в отпуске:
- заключение срочного трудового договора со специалистом со стороны на время исполнения обязанностей отсутствующего работника (ст. 59 ТК РФ);
- внутреннее и внешнее совместительство (ст. 60.1 ТК РФ);
- совмещение профессий (должностей), расширение зон обслуживания и увеличение объема работ (ст. 60.2 ТК РФ);
- временный перевод на другую работу (как по соглашению сторон, так и без согласия работника) и перемещение (ст. 72.1 и 72.2 ТК РФ).
Рассмотрим их в той последовательности, в которой они приведены в ТК РФ.
Срочный трудовой договор
Чаще всего трудовой договор заключается на неопределенный срок. Однако в ряде случаев с работником может быть заключен и срочный трудовой договор. Напомним, что срочный трудовой договор в обязательном порядке заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения. Такой договор заключается, например, на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохраняется место работы (абз. 1 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).
Срочный трудовой договор может быть заключен на срок не более пяти лет, если иной срок не установлен законодательством (п. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ). Поскольку продолжительность отпуска (даже с учетом ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных) чаще всего не превышает нескольких недель, на временного работника, с которым трудовой договор заключен по рассматриваемому основанию, распространяются положения гл. 45 («Особенности регулирования труда работников, заключивших трудовой договор на срок до двух месяцев») ТК РФ, включая запрет на испытание при приеме на работу, предоставление отпуска или выплату компенсации при увольнении из расчета два рабочих дня за месяц работы, особый порядок расторжения трудового договора и т.д.
Обязательными условиями срочного трудового договора являются срок его действия и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения (ст. 57 ТК РФ). Эти условия могут быть сформулированы так: «Договор заключается на срок 28 календарных дней для исполнения обязанностей отсутствующего работника – начальника ОТК Петрова А.Б.». Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок (ч. 3 ст. 58 ТК РФ).
Эти условия следует также отразить в тексте приказа (распоряжения) о приеме работника на работу по унифицированной форме Т-1 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В то же время при заполнении раздела «Сведения о работе» трудовой книжки запись о срочном характере работы не вносится (Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Обычно срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. Спецификой договора, заключенного на время отдыха работника, является то, что окончание срока его действия определяется не конкретной датой, а событием (возвращение временно отсутствующего работника).
Часть 1 ст. 79 ТК РФ указывает на отсутствие необходимости предупреждать работника об истечении срока договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника. В остальных случаях о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работника нужно предупредить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения.
В некоторых случаях срочный трудовой договор может превратиться в заключенный на неопределенный срок. Это происходит, если:
- ни одна из сторон не потребовала расторжения срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия и сотрудник продолжает работу после истечения срока действия договора (ч. 4 ст. 58 ТК РФ),
- работодатель не предупредил сотрудника об истечении срока трудового договора не менее чем за три дня до наступления указанного обстоятельства, а фактические отношения продолжаются после истечения срока (п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).
На практике рассмотренный способ замещения работника, находящегося в отпуске, применяется редко. Как правило, его используют в ситуациях, когда работодателю необходимо обеспечить выполнение работы, требующей специальной квалификации, срочной работы и в иных подобных случаях.
Совместительство
Для исполнения обязанностей отсутствующего работника можно принять специалиста на условиях совместительства (ст. 60.1 ТК РФ).
Под совместительством понимается выполнение работником другой регулярной оплачиваемой работы на условиях трудового договора в свободное от основной работы время (ст. 282 ТК РФ). Обратите внимание, что совместительство – это выполнение работы именно в свободное от основной работы время, а совмещение – выполнение наряду (одновременно) с основной работой дополнительной работы по другой профессии (должности).
Совместительство может быть внутренним (у того же работодателя) и внешним (у другого работодателя). Особенности регулирования труда лиц, работающих по совместительству (включая вопросы оплаты труда, предоставления отпусков, прекращения трудового договора и т.д.), установлены гл. 44 ТК РФ.
С работником-совместителем необходимо заключить трудовой договор. В нем обязательно должно быть сказано, что работа является совместительством (ч. 4 ст. 282 ТК РФ), а если он является срочным (что вполне вероятно в случае замещения отсутствующего работника), то и срок его действия.
Указанные сведения следует отразить и в приказе (распоряжении) о приеме работника на работу по форме № Т-1. Также на совместителя необходимо оформить личную карточку работника (унифицированная форма № Т-2, утвержденная постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).
В соответствии со ст. 284 ТК РФ при работе по совместительству продолжительность рабочего времени не должна превышать четырех часов в день. Следовательно, в течение одного месяца (другого учетного периода) продолжительность рабочего времени при работе по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени (нормы рабочего времени за другой учетный период), установленной для соответствующей категории работников. При этом заключение трудовых договоров о работе по совместительству допускается с неограниченным числом работодателей (ч. 2 ст. 282 ТК РФ). То есть ограничение продолжительности рабочего времени при работе по совместительству применяется только в конкретной организации. Получается, что работник может работать по совместительству у одного работодателя четыре часа, у второго – еще четыре часа и т.д.
Для отдельных категорий работников особенности регулирования труда на условиях совместительства могут быть установлены иными нормативными правовыми актами. Так, особенности работы по совместительству педагогических, медицинских, фармацевтических работников и работников культуры установлены постановлением Минтруда России от 30.06.2003 № 41.
Некоторые особенности работы по совместительству установлены и для руководителя организации. По общему правилу он может работать по совместительству у другого работодателя после получения разрешения (ст. 276 ТК РФ):
- уполномоченного органа юридического лица;
- собственника имущества организации по основному месту работы;
- уполномоченного собственником лица (органа).
Правило о получении разрешения не распространяется на руководителя организации, являющегося ее единственным участником (учредителем) (ч. 2 ст. 273 ТК РФ). Однако в ряде случаев законодательством установлен запрет на совместительство руководителя. Например, согласно ч. 3 ст. 11.1 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» руководитель и главный бухгалтер кредитной организации, руководитель ее филиала не вправе занимать должности в некоторых других организациях. В их числе:
- кредитные организации;
- страховые организации;
- организации, занимающиеся лизинговой деятельностью;
- организации – аффилированные лица по отношению компании, в которой работает руководитель (главный бухгалтер, руководитель филиала).
Совмещение профессий (должностей)
В соответствии с положениями ст. 60.2 ТК РФ для исполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника, наряду с работой, определенной трудовым договором, работнику в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) может быть поручена дополнительная работа как по другой (совмещение профессий/должностей), так и по такой же профессии (должности) за дополнительную плату (расширение зон обслуживания, увеличение объема работ).
Выполнение дополнительной работы может быть возложено на сотрудника только с его согласия. Стороны также должны согласовать (ст. 60.2 и 151 ТК РФ):
- срок, в течение которого работник будет выполнять дополнительную работу;
- содержание и объем такой работы;
- размер доплаты. При согласовании этого условия учитывается содержание и (или) объем дополнительной работы.
Для оформления взаимоотношений сторон по рассматриваемому основанию можно заключить письменное соглашение, в которое нужно включить все необходимые условия, а также издать соответствующий приказ. Однако с формальной точки зрения достаточно будет только приказа по организации, содержащего обязательные условия, с отметкой работника о согласии. Приведем примеры обоих документов.
Временный перевод и перемещение
В соответствии с ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя на срок до одного года, а в случае, когда такой перевод осуществляется для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, – до выхода этого работника на работу.
Под переводом следует понимать постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ).
Так же как и при совмещении профессий (должностей), временный перевод на другую работу осуществляется по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, в рассмотренном ранее порядке (ст. 72, ч. 1 ст. 72.1, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). Это значит, что в соглашении должны быть определены содержание и срок работы, а также размер доплаты.
Затем работодатель издает приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5 или № Т-5а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) с ознакомлением работника с текстом приказа под роспись. В трудовую книжку запись о временном переводе работника не производится (ч. 4 ст. 66 ТК РФ, п. 4 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Не требует согласия работника его временный перевод на не обусловленную трудовым договором работу на срок до одного месяца для замещения временно отсутствующего работника, если необходимость такого замещения вызвана чрезвычайными обстоятельствами (катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары и т.д.) (ч. 2-3 ст. 72.2 ТК РФ). В этом случае работодателем издается только приказ о переводе работника на другую работу по форме № Т-5 или № Т-5а.
В отличие от перевода по соглашению сторон, при «принудительном» переводе оплата труда работника производится по выполняемой работе, но не ниже среднего заработка по прежней работе. Кроме того, перевод на работу, требующую более низкой квалификации, допускается в рассматриваемой ситуации только с письменного согласия работника.
Отказ от выполнения работы при «принудительном» переводе, совершенном с соблюдением закона, признается нарушением трудовой дисциплины, а невыход на работу – прогулом (п. 19 постановления от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
По аналогии со срочным трудовым договором, если по окончании срока перевода прежняя работа работнику не предоставлена, а он не потребовал ее предоставления и продолжает работать, то перевод считается постоянным (ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ). В связи с этим рекомендуем оформить «возврат» работника соответствующим приказом.
Что касается перемещения, то под ним следует понимать предоставление сотруднику другого рабочего места у того же работодателя, перевод в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет изменения определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 72.1 ТК РФ). Получать согласие работника на перемещение не требуется. Для целей замещения отсутствующего работника перемещение оформляется в том же порядке, что и «принудительный» временный перевод.
Если в отпуске руководитель организации
Процедура возложения исполнения на другое лицо обязанностей руководителя на время его нахождения в отпуске зависит от того, предусмотрена организационной структурой должность заместителя руководителя (заместителей по разным вопросам) или нет.
Если должность заместителя руководителя в организации предусмотрена, то порядок делегирования полномочий следует отобразить в локальных нормативных актах:
- в уставе организации;
- в положении о единоличном исполнительном органе (генеральном директоре, директоре);
- в должностной инструкции заместителя и т.д.
Сделать это можно, например, так:
«На время отсутствия генерального директора (отпуск, болезнь и т.д.) его обязанности исполняет заместитель, действующий на основании доверенности, выданной в установленном порядке».
Кроме того, соответствующие положения можно включить также в трудовые договоры с руководителем и его заместителем. По нашему мнению, в рассматриваемом случае производить доплату работнику, замещающему руководителя организации, нет никакой необходимости, так как исполнение обязанностей отсутствующего руководителя предусмотрено локальными нормативными актами.
В случае отсутствия в организации такой должности, как заместитель руководителя, возложение обязанностей отсутствующего руководителя на одного из работников производится способами и в порядке, рассмотренными нами выше. При этом чаще всего оформляется совмещение должностей.
Доверенность для заместителя
Локальные акты (приказы, инструкции, положения и т.п.) регулируют отношения, возникающие внутри организации. Они распространяют свое действие только на работников конкретной компании. Для других лиц предписания указанных актов юридической силы не имеют. Поэтому для представительства перед третьими лицами на заместителя руководителя (независимо от основания исполнения им соответствующих обязанностей) необходимо оформить доверенность – письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу (п. 1 ст. 185 ГК РФ). В соответствии с ч. 1 п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени компании (выдается за подписью руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати данной организации).
Автограф заместителя на банковских документах
Нельзя обойти вниманием делегирование права первой или второй подписи банковских документов. Этот вопрос регулируется разделом 7 («Карточка с образцами подписей и оттиска печати») инструкции Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» (далее – Инструкция).
По общему правилу право первой подписи принадлежит руководителю юридического лица (единоличному исполнительному органу), а второй подписи – главному бухгалтеру. При этом в соответствующие поля карточки с образцами подписей и оттиска печати (форма по ОКУД № 0401026) могут быть включены сведения и о других лицах, наделенных правом первой или второй подписи на основании доверенности или распорядительного акта компании (ч. 3 п. 7.5, ч. 1 п. 7.6 Инструкции), а также образцы их подписей. Таким образом, при наличии штатных заместителей, чьи подписи внесены в карточку, в случае подписания ими банковских документов, никаких проблем возникнуть не должно.
А что делать, если заместителя нет? В таком случае можно предоставить право первой или второй подписи лицам, не указанным в карточке, временно. Для этого нужно представить в банк временную карточку (п. 7.16 Инструкции).
