Многие сотрудники используют в работе личное имущество: ездят по делам компании на собственной машине, работают на купленном «на свои кровные» ноутбуке да и просто звонят по работе со своего «мобильника». Но далеко не всегда отношения, связанные с использованием личного имущества, оформляются правильно. А между тем грамотное составление всех необходимых бумаг позволяет сторонам не только не опасаться за сохранность имущества и эффективность его использования, но и законно сэкономить налоговые отчисления. Разберемся, как это сделать.
Использование личного имущества работника – явление достаточно распространенное, особенно в практике мелкого и среднего бизнеса. Далеко ходить за примерами не надо: прием на работу курьера с собственным автомобилем, торгового представителя с собственным ноутбуком для презентаций, надомника-оператора с собственным компьютером и выходом в Интернет. Все это позволяет компании не отвлекать деньги из оборота и производственного процесса, а также снижает риски утраты имущества (работник априори относится к своим вещам бережнее, чем к чужим) и повышает эффективность его использования. В настоящей статье мы постараемся рассказать о плюсах и минусах различных схем сотрудничества компании и работника при привлечении в производственный процесс имущества последнего.
Оформление отношений между сотрудником и организацией возможно как в рамках гражданско-правовых, так и трудовых взаимоотношений. Каждый из вариантов имеет положительные и отрицательные стороны. Для выбора лучшего из них необходимо ответить на ряд вопросов.
Прежде всего надо четко понимать, что для оформления использования имущества в рамках трудовых отношений должны выполняться определенные условия. Для передачи по гражданско-правовому договору ничего, кроме воли сторон на реализацию сделки, не нужно. Кроме того, движение денег и налоговая нагрузка в обоих случаях будут значительно различаться. В рамках гражданско-правовых отношений имущество может быть передано как по возмездному (аренда), так и по безвозмездному (ссуда) договору. При «трудовом» варианте работник должен получать адекватную компенсацию.
Различается и ответственность сторон при утрате такого имущества. В соответствии с трудовым законодательством возмещению подлежит ущерб, а в соответствии с гражданским – убыток. А это совершенно разные правовые конструкции. Ущерб (ст. 235 ТК РФ) – это потери имущества работника, исчисленные по рыночной цене. Убытки (п. 2 ст. 15 ГК РФ) определяются как утрата или повреждение имущества (реальный ущерб), а также неполученные доходы, которые это лицо могло получить, если бы его право не было нарушено (упущенная выгода). В суммовом исчислении разница может быть существенной. Например, если в ДТП пострадает личный автомобиль, используемый работником в рамках трудового правоотношения, он вправе требовать возмещения стоимости его ремонта в сумме, не покрытой страховым возмещением. При передаче автомобиля в аренду арендодатель уже может потребовать не только оплатить ремонт, но и время простоя автомобиля в размере, равном арендной плате за данный период, вне зависимости от того, будет ли в этот момент действовать договор аренды или нет.
Трудовые отношения
Анализ ст. 188 ТК РФ позволяет утверждать, что личное имущество должно использоваться самим работником в процессе исполнения его трудовой функции. Если это автомобиль, то во время поездок за рулем должен находиться тот сотрудник, которому он принадлежит; если это ноутбук, то он должен быть на рабочем месте собственника. Стоит заметить, что при передаче имущества по гражданско-правовому договору таких ограничений нет.
Статья 188 ТК РФ также требует, чтобы соглашение между работником и работодателем было письменным. На наш взгляд, не принципиально, как будет оформлено согласие сторон. Это может быть составление единого документа за подписями сторон (дополнительное соглашение к трудовому договору, соглашение о компенсации за использование имущества работника, см. Пример 1) или «обмен документами» (то есть подача служебной записки работником, по которой будет вынесен организационно-распорядительный акт работодателя (приказ, распоряжение и т.п.)). Главное, чтобы воля сторон однозначно была видна и выражена «на бумаге».
Пример 1. Дополнительное соглашение к трудовому договору
