Top.Mail.Ru

Персональные данные сотрудников. Что должен знать работодатель

Любая компания так или иначе работает с персональными данными. Речь в первую очередь идет о персональных данных своих же сотрудников, поскольку без их получения трудоустройство становится попросту невозможным. В статье мы прольем свет на наиболее распространенные вопросы работодателей: какие именно сведения и документы содержат персональные данные, зачем их защищать, как организовать систему защиты, какая ответственность может грозить компании и работнику, ответственному за сохранность данных, если они не будут ­соблюдать ­требования ­законодательства.

Одним из видов охраняемой законом информации являются персональные данные. Как гласит ст. 23 Конституции РФ, каждый имеет право на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени. Но всякая ли информация будет защищаться? Посмотрим, каков порядок получения, хранения, защиты и передачи персональных данных.

В п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон № 152-ФЗ) указано, что персональные данные – это любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных). Как видите, конкретного перечня нет, достаточно, чтобы такая информация позволяла определить, к какому лицу она относится.

Там же указано, кто обязан принимать меры по защите персональных данных. Это и государственные органы, и юридические и физические лица, которые обрабатывают персональные данные, с использованием средств автоматизации или без них, если обработка персональных данных позволяет осуществлять поиск персональных данных. Таким образом, практически все организации так или иначе сталкиваются с обработкой персональных данных 1 как своих сотрудников, так и клиентов (при оформлении бонусных или скидочных карт). В этом случае их ­называют операторами (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Получение персональных данных

Рассмотрим регулирование защиты персональных данных работника в рамках трудовых отношений с работодателем.

Прежде всего следует очертить круг тех документов и баз данных, в которых содержатся персональные данные работников и которые необходимо защищать от несанкционированного доступа. Так как понятие персональных данных включает в себя любую информацию, позволяющую идентифицировать работника, практически все документы, касающиеся сотрудников – как на бумажных носителях, так и электронные, будут ­являться носителями персональных данных.

К документам, содержащим персональные данные работников, можно, например, отнести следующие:

  • анкету, автобиографию, личный листок по учету кадров, которые на практике часто заполняются работником при приеме на работу;
  • копии документов, хранящиеся в личном деле работника: копии документа, удостоверяющего личность, документов воинского учета, документа об обязательном пенсионном страховании, свидетельств о ­заключении ­брака, рождении детей, документов об образовании;
  • трудовую книжку;
  • личную карточку;
  • трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
  • подлинники и копии приказов по личному составу;
  • документы оплаты труда;
  • документы об обучении, оценке, аттестации работников;
  • базы данных, обрабатываемые автоматически (например, таблицы ­Excel, базы программы 1С);
  • иные документы, содержащие персональные данные работников.

Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получения образования и продвижения по службе, обеспечения личной безопасности, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества (п. 1 ст. 86 ТК РФ). Получаемые персональные данные должны соответствовать только указанным целям.

Запрашивать некоторую информацию прямо запрещено законодательством. Например, работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся к специальным категориям персональных данных (касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни), а также данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной ­деятельности (п. 4 и 5 ст. 86 ТК РФ).

Если работодатель требует личные данные, не соответствующие указанным целям или относящиеся к запрещенным, работник имеет право отказаться их предоставлять.

Пример 1. Отказ работника от предоставления данных

При трудоустройстве работника кадровик заполнял личную карточку по форме № Т-2, в которой есть раздел «Состав семьи», и попросил назвать фамилию, имя, отчество жены для внесения этих данных в личную карточку. Работник отказался сообщить данные, заметив при этом, что они не являются необходимыми для его трудоустройства или карьерного продвижения, а форма личной карточки не носит обязательный характер.

Все персональные данные сотрудника следует получать у него самого (п. 3 ст. 86 ТК РФ). Если информацию можно получить только у третьей стороны, то работник должен быть об этом уведомлен заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение. Это положение относится не к работникам, а прежде всего к соискателям, когда организация запрашивает рекомендации с предыдущих мест работ. Получение согласия является обязательным условием при направлении компанией запросов в иные организации, в том числе на прежние места работы, для уточнения или получения дополнительной информации о кандидате. Исключение составляют случаи заключения трудового договора с бывшим государственным или муниципальным служащим, причем не для запроса информации, а для уведомления прежнего ­работодателя в порядке ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ.

К сведению

Роскомнадзор подтвердил необходимость получения согласия соискателей (разъяснения от 24.12.2012 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», далее – Разъяснения Роскомнадзора). Делать это не надо только в том случае, если от имени соискателя действует кадровое агентство, с которым данное лицо заключило договор, а также при самостоятельном размещении соискателем резюме в Интернете, доступном неограниченному кругу лиц.

В случае получения резюме соискателя по каналам электронной почты, факсимильной связи работодателю необходимо дополнительно провести мероприятия, направленные на подтверждение факта направления указанного резюме самим соискателем (например, приглашение соискателя на личную встречу с уполномоченными сотрудниками работодателя, обратная связь посредством электронной почты и т.д.).

Если сбор персональных данных соискателей...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Что нужно знать о дисквалификации

Кого и за что могут дисквалифицировать? в течение какого времени ожидать такое наказание? какой запрет могут установить? можно ли обжаловать дисквалификацию и в какие сроки? в какой момент она начинается? сколько действует и чем грозит для дисквалифицированного лица и работодателя? что должен делать дисквалифицированный в обязательном порядке? как и где проверить, не вынесено ли в отношении кандидата решение о дисквалификации? Отвечаем на актуальные вопросы с образцами документов (служебной запиской, извещающей работодателя о дисквалификации работника, и запросом в реестр дисквалифицированных лиц).

Привлекаем работников к ответственности за посты в социальных сетях

За активностью в социальных сетях могут следить не только компетентные органы, но и работодатели. Ведь действия работников в том числе в Интернете могут прямо повлиять на репутацию организации, взаимоотношения с государством и контрагентами. Разбираем, какие работники (и другие лица) обязаны по закону отчитываться о своей интернет-активности, где рекомендуется прописывать правила поведения в Интернете, а также как суды разрешают конфликты работодателей и работников по поводу действий последних во Всемирной паутине.

Признание работника безвестно отсутствующим

Бывает, что в компаниях пропадают работники. Не выходят на работу, на телефон не отвечают, письма и уведомления от работодателя не получают. Связи с родственниками нет. По официальной статистике в России ежегодно пропадает около 30–35 тысяч человек. Просто так уволить таких «пропащих» нельзя. Если процедура будет нарушена, они могут восстановиться на работе с выплатой заработка за вынужденный прогул. Поэтому если работник пропал без вести, то нужно соблюсти определенную процедуру для прекращения с ним трудовых отношений. Читайте, как составить заявление в суд; что необходимо доказывать в процессе; что писать в приказе о прекращении трудового договора и трудовой книжке; надо ли кому-то выдавать трудовую книжку и выплачивать зарплату работника, признанного судом безвестно отсутствующим. Приводим формулировки и образцы упомянутых документов.

Трудовые отношения при банкротстве работодателя

В условиях нестабильной экономической ситуации все больше компаний попадают в процедуру банкротства. Разбираем взаимоотношения работников и работодателя на каждом этапе банкротного процесса (процедуры наблюдения, финансового оздоровления, внешнего управления, конкурсного производства). Узнаете, когда арбитражный управляющий может оспорить размер зарплат работников, в т.ч. выплату им премий, потребовать признать недействительным дополнительное соглашение к трудовому договору об увеличении зарплаты; какие есть механизмы, чтобы этому противостоять (на примерах из судебной практики). Сможете оценить риски для работодателя в связи с длительной невыплатой заработной платы одному или нескольким сотрудникам (вплоть до инициирования работником банкротства организации).

Топ-10 нарушений трудового законодательства

Сколько найдется в России работодателей, которые ни разу не нарушали нормы Трудового кодекса РФ? Ответ очевиден: немного. А все потому, что нарушения подстерегают их практически на каждом шагу. И чтобы бороться с ними, надо знать «врага в лицо». В статье мы рассмотрим самые распространенные промахи, которые компании допускают в отношениях с работниками.

Компенсация морального вреда в трудовых отношениях

Подавая в суд на работодателя, сотрудник наряду с основным требованием обычно просит взыскать еще и компенсацию морального вреда. Причем заявляемые суммы могут достигать сотен тысяч рублей. Расскажем, что такое моральный вред, как необходимо обосновывать его сумму и какими способами компания может снизить размер компенсации, а то и вовсе добиться отказа в удовлетворении требования ­работника.

Четыре роковые ошибки работодателя при отзыве сотрудника из отпуска

Причины для отзыва сотрудника из отпуска могут быть самими разными: от банальной болезни коллеги до непредвиденной работы, которую никто другой выполнить не сможет. Но в любом случае надо помнить, что досрочный выход из отпуска – ​дело добровольное. Принудительный отзыв из отпуска – ​наиболее распространенное нарушение. Подробно об этой и о других ошибках читайте в статье.

Семь способов уволить нерадивого сотрудника

Многим известно, что уволить работника при отсутствии его желания не так просто, как может показаться на первый взгляд. Свидетельством тому являются, например, многочисленные споры, победу в которых чаще всего празднуют именно работники. Однако это вовсе не означает, что работника нельзя уволить вообще. Рассмотрим наиболее популярные и, что не менее важно, эффективные способы расстаться с работником, несмотря на отсутствие у него такого желания, и при этом избежать риска «получить» уволенного обратно.