С января 2020 года вступили в силу изменения законодательства, связанные с переходом на так называемые электронные трудовые книжки. В чем суть новшеств? Как они повлияют на работодателей и отразятся на интересах работников? Уйдут ли в прошлое привычные нам бумажные трудовые книжки? Как теперь сотрудники смогут подтвердить свой стаж? И какие обязанности возникнут у организаций в связи с переходом на новые правила? Давайте разбираться.
В декабре 2019 года Президент РФ подписал два федеральных закона, которые направлены на переход к электронным трудовым книжкам:
- от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
- от 16.12.2019 № 436-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования”».
Зачем принимались эти законы?
Они были приняты в рамках утвержденной программы по развитию цифровой экономики России, о которой мы раньше уже писали. Данная программа предусматривает широкий перечень мероприятий. И такая системная цифровизация не обошла стороной трудовые правоотношения и кадровое делопроизводство. Оцифровать и перевести в электронный вид планируется данные не только из трудовых книжек, но и ряда других документов, оформляемых в рамках трудовых отношений с работниками. Поэтому и организациям, и всем работникам в целом стоит быть готовыми к соответствующим нововведениям и жизни в новых реалиях.
Многие полагают, что с принятием этих законов будут использоваться какие-то специальные электронные трудовые книжки, а бумажные будут отменены. Однако это не совсем так. Дело в том, что названные выше законы вообще не предусматривают такого понятия, как «электронная трудовая книжка». А ведение бумажных трудовых книжек прекратится только в отношении тех работников, которые не изъявят своего желания на продолжение ведения бумажной трудовой книжки в прежнем порядке.
Тем не менее новшества пугают как работодателей, не готовых отказываться от документа, который использовался в нашей стране многие десятилетия, так и работников, опасающихся, что теперь им нечем будет подтвердить свой трудовой стаж. Однако если внимательно изучить суть нововведений, то становится очевидным, что все не так страшно.
Что же конкретно предусматривают законы, связанные с переходом на новые правила? Начнем с того, что вносятся изменения в ст. 65 ТК РФ, которой установлен перечень документов для трудоустройства. Ранее данная норма предусматривала, что при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю наряду с прочими документами трудовую книжку установленного образца. Теперь, согласно новой редакции, наряду с трудовой книжкой или вместо нее работник будет предъявлять работодателю сведения о своей трудовой деятельности по установленной форме.
Что такое сведения о трудовой деятельности?
В новой статье 66.1 ТК РФ сказано, что сведения о трудовой деятельности – это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему ПФР в соответствии с законодательством РФ об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования.
Как видно из приведенного понятия, сведения о трудовой деятельности – это почти все те же сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, но которые теперь будут включаться в информационную систему ПФР. Вот они-то, по сути, и являются так называемой электронной трудовой книжкой.
Однако не все сведения, которые ранее вносились в бумажную трудовую книжку, по новым правилам будут отражаться в ее электронной версии. Некоторые данные в информационную систему ПФР передаваться не будут (это касается, к примеру, сведений о награждениях).
Как сведения о трудовой деятельности появятся в информационной системе ПФР?
Сведения о трудовой деятельности сотрудников работодатели должны направлять в ПФР по специально разработанной форме, утвержденной постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 25.12.2019 № 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений». Этот же документ содержит и порядок заполнения указанной формы (далее – форма СЗВ-ТД, Порядок заполнения).
Документы по форме СЗВ-ТД должны представляться не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, в котором были проведены соответствующие кадровые мероприятия или работником подавалось заявление о продолжении ведения его трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности (п. 1.6 Порядка заполнения).
Таким образом, в 2020 году работодатель впервые должен был подать соответствующие сведения 17.02.2020, поскольку 15.02.2020 попадает на субботу – выходной день, а значит, крайний срок сдачи отчета сместился на понедельник – ближайший рабочий день (письмо ПФР от 07.04.2016 № 19/4844).
При представлении документа по форме СЗВ-ТД в отношении работника впервые работодатель одновременно должен передать сведения о его трудовой деятельности у данного работодателя по состоянию на 01.01.2020 (в этой же форме). Однако в некоторых исключительных случаях – если в течение 2020 года:
- в отношении работника не будут проводиться кадровые мероприятия (в связи с которыми сведения будут направляться в ПФР) и (или)
- от работника не поступит заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности,
такие сведения по состоянию на 01.01.2020 работодатель должен представить в ПФР не позднее 15.02.2021 (п. 1.7 Порядка заполнения).
Кстати, с 01.01.2021 в ряде случаев документы по форме СЗВ-ТД придется подавать в ПФР в более сжатые сроки. В частности, в ситуациях приема на работу и увольнения сотрудника – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений. А в случае перевода на другую постоянную работу, подачи заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности срок остается прежним– не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место соответствующие кадровые мероприятия (п. 1.8 Порядка заполнения).
Если работодатель в течение года два или более раз не направит в ПФР сведения о трудовой деятельности работников, направит их с нарушением сроков или направит неполную и недостоверную информацию, то это может повлечь административную ответственность должностного лица в виде предупреждения (согласно новой ч. 1.1 ст. 5.27 КоАП РФ) 1.
Как заполнять форму СЗВ-ТД?
