Наиболее эффективно контролировать рабочее время с введением в организации электронного пропускного режима. Работник на входе и при выходе подносит к турникету свой пропуск, который отмечает, когда он пришел в компанию и когда из нее вышел. Таким образом фиксируются все приходы и уходы сотрудников. Введение электронного пропускного режима может быть и требованием законодательства. Даем алгоритм введения системы контроля и учета рабочего времени, рассказываем, как использовать данные из нее в спорах с работниками и приводим образцы документов, которые понадобятся для регламентации.
В современных реалиях пропускной режим представляет собой электронную контрольно-пропускную систему (как правило, СКУД – система контроля и учета рабочего времени). Для работников она обычно означает турникеты на входе/выходе, к которым для прохода нужно каждый раз прикладывать магнитную карточку.
Электронные пропускные системы помогают контролировать время прихода и ухода работника, обеспечивать только санкционированный доступ в офис (здание, помещение) и сохранность имущества работодателя. Данные с турникета по каждой магнитной карточке, как правило, сохраняются на сервер с помощью специального программного обеспечения. И в случае необходимости эту информацию можно распечатать в виде отчета. Также электронные пропуска можно запрограммировать в индивидуальном порядке, разрешая или запрещая доступ на определенные объекты и/или в определенное время.
При введении электронного пропускного режима очень важно позаботиться о корректно работающем оборудовании и безопасном программном обеспечении, сервере. Чтобы система работала бесперебойно и показывала достоверные данные в удобной форме.
Однако наличие электронной контрольно-пропускной системы само по себе не освобождает работодателя от ведения табеля учета рабочего времени в отношении каждого сотрудника.
Как оформить введение пропускного режима?
По своей сути пропускной режим – это не только ограничение доступа в здание (помещение) и вноса/выноса материальных ценностей, но также способ контроля и учета рабочего времени сотрудников. Для его установления в компании необходимо сделать следующее.
Шаг 1. Для начала в Правилах внутреннего трудового распорядка (ПВТР) нужно закрепить положение о том, что в организации с определенной даты вводится контрольно-пропускной режим и все работники обязаны его соблюдать. А далее – сослаться на ЛНА, посвященный вопросам действия данной системы. Мы рекомендуем именно принятие отдельного ЛНА, т. к. это гораздо удобнее, в т. ч. в случае если в будущем нужно будет вносить какие-то изменения/дополнения. Ведь в ПВТР обычно закрепляют общие положения о регулировании трудовых отношений в организации, указывать в них подробности по каждому аспекту излишне.
Вносимые в ПВТР поправки в связи с введением контрольно-пропускного режима, как правило, утверждаются приказом работодателя. Причем можно прописать изменения/дополнения непосредственно в тексте приказа, а можно утвердить приказом новую редакцию ПВТР. Здесь все остается на усмотрение организации (если в Инструкции по делопроизводству или ином документе 1 установлен порядок принятия ЛНА, внесения в них изменений и дополнений, утверждения новых редакций, нужно будет руководствоваться таким порядком). С приказом...
