Принимая трудовую книжку работника на хранение, кадровик должен проверить ранее внесенные записи. Что делать, если там обнаружены ошибки? Когда ошибки в трудовой книжке необходимо исправить, а когда лучше оставить все как есть? В статье проанализированы примеры ошибок и дана инструкция по их исправлению.
Исправлять записи в трудовых книжках нужно не только для зачета данного периода в страховой стаж при расчете больничного, но и для того, чтобы у работника не возникли сложности при оформлении пенсии. Кроме того, в настоящее время нет ясности с механизмом отказа от трудовых книжек и, возможно, кадровикам придется их сдавать в Пенсионный фонд на проверку. Поэтому лучше сейчас проверить трудовые книжки работников и решить проблемные вопросы.
Начнем с того, что при обнаружении ошибочных записей в трудовой книжке необходимо поставить в известность работника и соответствующего работодателя. Исправить ошибку можно либо по старому месту работы, где она была допущена, либо по новому на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. По желанию работника ему должна быть оказана необходимая помощь по устранению ошибок (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Рассмотрим действия кадровика на примерах.
Ошибки на титульном листе трудовой книжки
Нередко на титульном листе трудовой книжки встречается ошибка в написании фамилии, имени, отчества или даты рождения, что приводит к несоответствию этих сведений данным в паспорте или свидетельстве о рождении. Например, на титульном листе трудовой книжки допущена ошибка в имени: вместо «Наталия» написано «Наталья». Титульный лист был заполнен 5 марта 2000 г., а ошибка обнаружена 24 января 2012 г. при проведении проверки трудовых книжек силами компании. Каковы действия кадровой службы, если ошибка была обнаружена спустя довольно продолжительное время и сотрудник сменил несколько мест работы?
Исправить ошибку можно несколькими способами в зависимости от того:
- продолжает ли в настоящее время хозяйственную деятельность организация, которая впервые оформляла трудовую книжку;
- есть ли у работника возможность в настоящее время прийти или приехать в ту компанию для внесения исправлений в трудовую книжку;
- не было ли в той организации каких-либо изменений (переименования, реорганизации и т.д.).
Рассмотрим возможные варианты.
Вариант 1. Изменений у бывшего работодателя за прошедшие годы не произошло
В этом случае исправление вносит тот работодатель, который заполнял титульный лист трудовой книжки и допустил ошибку (Пример 1). Неправильная запись зачеркивается одной чертой, а рядом вносится правильная. На внутренней стороне обложки указывается ссылка на паспорт, произведенная запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №...
