Как учесть пожелания работников при составлении графика отпусков? По какой форме составлять документ? Что включить в график? Как отражать не отгулянные дни отпусков? Каков порядок утверждения документа? Нужно ли ознакамливать персонал с графиком? Как уведомить работников об отпуске?
До 17 декабря 2014 г. нужно успеть разработать и утвердить график отпусков работников на следующий год. Чем грозит отсутствие этого документа? Как собрать пожелания работников и в реализации каких из них организания не вправе отказать? В этом вопросе мы систематизировали требования не только законодательства, но и отраслевых соглашений, действующих в 2015 году. По какой форме составлять график? Какие отпуска в него включать? Как утвердить этот документ и потом ознакомить с ним работников? Сколько хранить график отпусков?
Обязательность графика отпусков
График отпусков отражает распределение ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год. При его составлении учитывают положения действующего законодательства, специфику деятельности организации и пожелания работников. График обязателен к исполнению как работодателем, так и работниками (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. Сделать это надо не позже чем за 2 недели до наступления очередного календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). Соответственно, график отпусков на 2015 год следует утвердить не позднее 17.12.2014.
Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением. Ответственное должностное лицо могут оштрафовать на сумму до 5000 руб., организацию – до 50 000 руб., а также приостановить деятельность на срок до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Если должностное лицо будет поймано на подобном нарушении второй раз, то его могут дисквалифицировать на срок от 1 года до 3 лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
При этом у работодателей-физлиц ситуация иная. Роструд в письме от 20.12.2011 № 3683-6-1 указал, что наличие графика отпусков для них не является обязательным (в т.ч. и для индивидуальных предпринимателей). В данном случае порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяют по соглашению между работником и работодателем. При этом продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска не может быть меньше, чем установлено ТК РФ (ст. 305 ТК РФ).
Учитываем пожелания работников
Составляя график отпусков, следует учитывать не только законодательные нормы и производственную необходимость, но и пожелания работников.
Согласование даты отпусков – это, пожалуй, самый сложный момент для сотрудников. Ведь каждый пытается совместить свой будущий отдых со множеством факторов: с отпуском мужа / жены, с каникулами детей, с друзьями, хорошей погодой, низкой стоимостью путевок и т.д. Для руководителей же главное, чтобы не нарушался производственный процесс и, соответственно, время отпусков сотрудников по смежным специальностям не пересекалось.
Лучше иметь письменное подтверждение опроса работников, чтобы в будущем исключить конфликтную ситуацию «мое мнение при составлении графика не было учтено». Это могут быть индивидуальные заявления работников, опросные листы, ведомости или т.д. Лучше, если вы сами разработаете форму, в которую работники потом будут вписывать нужные вам сведения (см. Примеры 1 и 2).
Отметим, что пожелания сотрудников относительно даты предоставления будущего отпуска обязательными к исполнению не являются. Исключение составляют работники, ежегодный оплачиваемый отпуск которым должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время.
Пример 1. Заявление о планируемом отпуске с визой согласования и резолюцией
