Автор разделил все журналы регистрации кадровой документации на три группы – с особым статусом, те, что должны вестись в бумажном виде, и те, что могут быть электронными. Для каждого вида предусмотрены свои правила ведения и хранения.
Как и в каких учетных формах регистрировать кадровую документацию – вопрос, актуальный всегда, потому что журналы регистрации в кадровом делопроизводстве требуют особого обращения, условий ведения и хранения. В статье мы разделили журналы регистрации кадровых документов на три категории: те, что требуют особого обращения, те, что непременно должны вестись в бумажном виде, и те, что могут быть электронными.
Книги учета с особым статусом
Как говорится: есть плохая и хорошая новости. Плохая – книги учета с особым вниманием просматриваются на предмет нарушений любыми проверяющими независимо от цели проверки. Хорошая – таких книг всего две. Расскажем, как их правильно оформить. Речь идет:
- о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
- Приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (правда, обычно она хранится в бухгалтерии, но проверяющие попросят ее у кадровиков).
Далее для удобства будем называть их коротко «книги учета». Напомним, что формы названных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69. Эти журналы в готовом для заполнения виде можно легко купить в магазинах канцелярских товаров.
Книги учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, скреплены сургучной печатью или опломбированы (см. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Отсутствие какого-либо из этих элементов защиты однозначно воспринимается как нарушение трудового законодательства. Вопреки распространенному среди некоторых кадровиков мнению, все описанные в Правилах манипуляции с книгами учета осуществляются не после того, как они «закрыты», а в момент их заведения. Если нумерация, шнуровка и подпись директора не доставляют особых трудностей, то сургучная печать и пломбы могут поставить в тупик.
Конечно, сургуч – это вчерашний день. Несмотря на то что он относительно доступен для покупки, его еще нужно как-то растопить, нанести на книгу, не испортив ее, и – самое главное – поставить на эту массу со специфическим запахом металлическую печать, которую предварительно еще нужно изготовить.
Остается пломба. Поскольку в Правилах не говорится о том, какая именно пломба ставится на книги учета, кадровик может выбрать любой из существующих видов. Главное, чтобы она соответствовала требованиям ГОСТ 31282-2004 «Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация», введеного в действие приказом Ростехрегулирования от 16.06.2005 № 158-ст. Идеальный для документов вариант – пломба-наклейка, или пленочная пломба. Что говорит о них ГОСТ? Во-первых, пленочные пломбы – это пломбы, изготовляемые из полимерных материалов, обладающие индикаторной способностью и несущие силовую нагрузку от 0,05 до 0,2 кН (от 5 до 20 кгс) (п. 3.16). Во-вторых, пломба выполнена на однослойном или многослойном пленочном носителе с нанесенным на одну из сторон клеевым слоем. На поверхности и в материале пломбы выполнены идентификационные надписи и знаки (см. таблицу в п. 4.7).
Заказать наклейки-пломбы...
