Какой кадровик не знает правил кадрового делопроизводства? А много ли таких, кто сможет с легкостью изложить их в локальном нормативном акте – инструкции по кадровому делопроизводству? С этим сталкивается, пожалуй, каждый, кому поручено написать инструкцию, положение или любой другой внутренний регламент: человек прекрасно знает правила, а написать их становится настоящей проблемой. Мы рассмотрим инструкцию по кадровому делопроизводству как организационно-правовой документ, определим цель ее составления и основные этапы работы над ней.
Инструкция в организации – это локальный (внутренний) нормативный акт, регламентирующий порядок выполнения какого-либо производственного или бизнес-процесса. В теории делопроизводства инструкции делятся на организационные и технические. Инструкция по кадровому делопроизводству (будем называть ее ИКД) – представитель организационной группы, так же как и инструкции по охране труда, конфиденциальному делопроизводству и др. К техническим можно отнести, например, инструкцию по производству переключений в электроустановках.
Существует определение инструкции по общему делопроизводству. В полной мере его можно отнести и к ИКД. Так, инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству) – это нормативный правовой акт, устанавливающий требования к созданию, обработке, хранению и использованию документов в организации 1.
Таким образом, цель инструкции, во-первых, пошагово передать ход выполнения какого-либо процесса, во-вторых, закрепить именно этот ход выполнения процесса как единственно правильный. Цель ИКД – изложить и регламентировать порядок работы с документами кадрового делопроизводства.
О том, как оформить отпуск или принять человека на работу, думается, знает каждый кадровик, и нет смысла переписывать в отдельный локальный нормативный акт очевидные вещи. Ценность инструкции по кадровому делопроизводству в том, что в ней отражаются «местные» особенности движения кадровых документов. Приведем пример о том, как может быть описан в ИКД реальный путь всего одного заявления о приеме на работу от сотрудника и до кабинета генерального директора.
Пример 1
На заявлении о приеме на работу специалист отдела кадров ставит отметку о наличии в компании соответствующей вакансии, форме оплаты труда, размере оклада. Заявление о приеме на работу визируется руководителем структурного подразделения, в которое устраивается работник, и директором по направлению деятельности, после чего передается на рассмотрение генеральному директору.
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Для чего требуются справки с места работы. Что включить в справку в зависимости от цели получения и документов, которыми ее можно заменить на практике. Какие реквизиты предусмотреть. Какова ответственность за нарушение срока выдачи справки. Готовые образцы разных справок. В частности, о периоде работы в организации, условиях работы, датах отпуска, использовании дополнительных выходных дней по уходу за ребенком-инвалидом, стаже работы и зарплате.
Кадровым специалистам регулярно приходится составлять проекты документов и позже согласовывать с другими отделами и руководством. Показываем, как автоматизировать последовательное согласование проекта документа несколькими людьми при помощи режима рецензирования в Word. Даем практические советы: как включить данный режим и отслеживать его по тексту, как установить пароль на его отмену, как управлять визуализацией правок в тексте (включая удаление, добавление, изменение форматирования разными пользователями), как комментировать правки, отменять и применять их, как объединить правки из разных файлов в один, как определить, кто какие правки и когда вносил, и пр.
Выясняем сроки хранения приказов по личному составу: на отпуск (по беременности и родам, допотпуск за ненормированный рабочий день, бракосочетание, смерть родственника, дополнительный социальный отпуск по коллективному договору и пр.), на дополнительные дни отдыха в связи со сдачей крови и за работу в районах Крайнего Севера. Дело в том, что в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, многие приказы не указаны. Как определять сроки хранения таких документов? Опираемся на действующие нормативные правовые акты, а также на проект нового варианта типового Перечня хранения. Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Разъясняем отдельные особенности составления и оформления приказов. В частности, какую терминологию лучше использовать: «признать утратившим силу», «считать утратившим силу» или «отменить» приказ? Когда писать «утвердить», а когда «утвердить и ввести в действие»? Когда приложения к приказу нумеруются, достаточно ли написать только «прилагается»? Можно ли для удобства оформить ниже текста приказа список приложений, как в сопроводительном письме? Каков порядок внешнего согласования документа и утверждения его приказом?
Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.
На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее следует вшить вкладыш. Между тем, несмотря на то, что вкладыш оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка, при его заполнении возникает множество вопросов, которые автор и рассмотрела в статье. По наиболее интересным моментам мы представляем вам комментарии специалиста Роструда.
Оформить подписку на журнал
«Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
можно в любом отделении почты:
