Расскажем о процедуре оформления дел по личному составу в том порядке, в котором это осуществляется на практике, и прокомментируем все шаги. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в соответствии с правилами единицы хранения дел по личному составу.
Дела по личному составу подлежат полному оформлению, даже если их срок хранения составляет всего пять лет. В статье разберем, что включает в себя полное оформление, и подробно, с примерами, остановимся на каждой операции этого процесса.
Где это написано: нормативная база
Исчерпывающий перечень дел организации, подлежащих полному оформлению на хранение, приведен в Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила). Так, согласно п. 4.19 Правил, полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.
Там же указано, что оформление дел на бумажном носителе предусматривает:
- подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках);
- нумерацию листов дела;
- составление листа-заверителя дела (приложение № 8 к Правилам);
- составление внутренней описи документов дела (приложение № 27 к Правилам);
- оформление обложки дела (приложение № 28 к Правилам).
Дела по личному составу неформатными, как правило, не бывают. Поэтому по окончании оформления в архив компании помещаются аккуратные тома, сшитые в картонные обложки, с пронумерованными страницами и полным комплектом сопровождающих каждый том документов.
Расположим операции по полному оформлению дел в том порядке, в котором они выполняются на практике, и прокомментируем их. Исходить будем из того, что в отделе кадров действует номенклатура дел и никаких проблем ни с формированием единиц хранения, ни с определением сроков хранения нет. Наш исходный пункт – документы по личному составу, завершенные делопроизводством и подшитые в папки-регистраторы согласно номенклатуре. Конечный – оформленные в полном соответствии с Правилами единицы хранения дел по личному составу.
Подготовка тома дела
Том дела не может превышать по своему объему 250 листов или 4 см в корешке (п. 4.20 Правил). Поэтому в самом начале работы формируем будущие тома: вынимаем документы из папок и делим их на единицы хранения.
Многотомные дела удобно делить по месяцам, кварталам или полугодиям. Если 250-й лист тома приходится на середину какого-нибудь месяца, то лучше сделать этот том поменьше, но зато он будет соответствовать одному периоду.
Документы в томе всегда размещаются в прямом порядке: от 1 числа к 31-му, если порядок хронологический, от «А» к «Я», если алфавитный, и т.д. Из дела нужно удалить все ненужные в нем бумаги: копии присутствующих здесь же оригинальных экземпляров документов, черновики, заметки, чистые листы.
Следующий этап – удаление скоб, скрепок, файлов, вынимание дел из скоросшивателей и подобные действия. В результате перед кадровиком на столе должен лежать том, состоящий исключительно из не скрепленных между собой документов, подлежащих хранению.
Нумерация листов дела
Теперь можно приступить к нумерации листов дела. Она производится простым карандашом, арабскими цифрами в валовом порядке. Номер листа ставится в правом верхнем углу.
Нумерации подлежат только листы дела (тома). Внутренняя опись, которую нам еще предстоит составить, будет иметь собственную нумерацию. Лист-заверитель дела...
