Top.Mail.Ru
Внедрение электронного документооборота уже началось на законодательном уровне. Поэтому вполне логично, что многие организации для упрощения работы вводят СЭД в компании. Однако далеко не всех сотрудников радуют подобные нововведения, и они начинают сопротивляться. Расскажем, как организовать обучение работников в СЭД с наименьшими потерями.

Как и любое организационное изменение, «приход» в компанию системы электронного документооборота (СЭД) сопряжен с рядом трудностей в плане работы с персоналом. Нужно, во-первых, максимально сократить период неизбежного сопротивления, а во-вторых, обучить коллег работе в СЭД. Как это сделать? Мы привели распространенные типы реакции на новшество и методы преодоления негатива. Объяснили, как организовать обучение работе в СЭД (оптимальное время и место, ведущий, деление слушателей на группы, график обучения, как заставить на нем появиться, ход и методы обучения, что делать по его окончании). Примеры составлены на основе СЭД Directum.

Консультанты от производителя системы электронного документооборота (СЭД), конечно, знают свое дело. Но в первых рядах при ее внедрении плечом к плечу должны стоять, во-первых, работники службы делопроизводства организации-заказчика, во-вторых, ее топ-менеджмент. Тогда компания и ее работники пройдут через это организационное изменение максимально безболезненно.

Реакция работников на внедрение СЭД

Главное, что нужно уяснить рабочей группе по внедрению СЭД, – сопротивление организационным изменениям абсолютно естественно.

Чем более вовлечен в процесс руководитель организации, тем ниже уровень сопротивления работников, и наоборот. При всей своей занятости первый руководитель должен хотя бы симулировать интерес и время от времени показывать всем, что переход на СЭД – не блажь работников службы ДОУ, которым, кажется, нечем заняться на работе, а продуманное стратегическое решение, следы которого напрямую ведут в кабинет генерального директора.

Типов реакции на внедрение СЭД можно выделить не так уж и много.

1. Смирение и принятие. В норме эти качества проявляют большинство работников. Рано или поздно к ним придут все. Будущие пользователи понимают, что нравится им это или нет, но программа уже куплена, установлена и с условного «первого числа» всем предстоит в ней работать. Силы, которые менее сознательные коллеги тратят на борьбу, эти работники весьма разумно бросают на изучение программы.

2. Громкое неприятие. Противники нововведения оттачивают на новой программе и тех, кто ее внедряет, свое остроумие и навыки диссидента. При этом внятно объяснить, что именно им не нравится, могут с большим трудом. Чаще всего никаких конкретных претензий и нет, а внешний негатив – продукт психологической реакции на новое и скрытых страхов, которые нужно проработать (об этом далее).

3. Скрытое неприятие. Представители этой группы игнорируют изменение столько, сколько могут, а потом прямо заявляют, что работать в новой СЭД не собираются. Для этого, в отличие от их коллег из предыдущего пункта, у них имеются нужная смелость, прямота и умение сформулировать свое «нет», и даже авторитет (худший вариант из всех возможных).

Компании, внедряющие СЭД, прекрасно знают, как бороться с сопротивлением работников у своих клиентов. Обычно они имеют собственные программы по преодолению этого сопротивления. Основа основ таких программ – принцип открытости. Чем доступнее информация о нововведении, тем ниже уровень сопротивления персонала. Корень негатива у коллег в конечном счете всегда один: страх остаться без работы. С этим страхом нужно работать и постоянно объяснять, что СЭД не приведет к сокращениям, что никому не придется работать больше (скорее, наоборот), что научиться пользоваться программой совсем не сложно. СЭД никаких «непопулярных мер» с собой не принесет, а вот отказ от работы в ней – очень может быть. Эти истины нужно донести до каждого.

При внедрении СЭД периодические встречи группы внедрения с будущими пользователями строго обязательны. Хорошо, если на встречах будут выступать топ-менеджеры, то есть авторитетные для всех работников руководители. Можно организовать анонимный сбор вопросов, чтобы даже те, кто стесняется выступить на общем собрании, могли их задать.

Обратный эффект имеет атмосфера полной секретности, которой некоторые компании окутывают свои проекты. В этой атмосфере бесконтрольно разрастаются...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Оформляем копии и выписки из документов

Рассказываем, в чем разница между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. Показываем на примерах разницу в оформлении и юридической силе перечисленных вариантов.

Как составить справку для работника

Рассказываем о справках, которые могут составляться в организации (как внутренние, так и внешние). Разбираем порядок оформления информационных справок и справок по личному составу. Показываем обязательные и факультативные реквизиты. Приводим образцы справок, в том числе о факте работы, среднем ежемесячном доходе работника, факте предоставления отпуска.

Проблемная трудовая книжка при трудоустройстве

Рассматриваем проблемные вопросы, связанные с трудовыми книжками при приеме на работу. Например, когда у кандидата оказываются на руках две и более трудовые книжки или совсем нет книжки, хотя она должна у него быть; если при приеме на работу сотруднику завели новую трудовую книжку в связи с утерей старой, а спустя месяц он нашел прежнюю. Даем образцы документов, которые понадобятся, чтобы выправить ситуацию: заявлений от работника с информацией, какую из своих нескольких трудовых книжек он просит работодателя вести, какой страховой стаж учитывать и где будет храниться другая трудовая книжка, об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной, о нахождении им трудовой книжки с просьбой принять ее к ведению и хранению, а также приказа о приеме работодателем найденной работником трудовой книжки, фрагмента книги (журнала) по учету движения трудовых книжек с записью о замене сведений о трудовой книжке, уничтожении ранее оформленной новой трудовой книжки.

Изменение, отмена, аннулирование кадровых приказов и соглашений

Рассказываем, что должно быть в приказе и как можно его изменить или отменить. Что должен включать корректирующий приказ. Поясняем, в чем разница между признанием приказа утратившим силу и его аннулированием. В каких случаях формулировка приказа должна включать прямое указание на отмену им другого приказа. Разбираем на конкретных примерах, когда возможно аннулирование трудового договора и издание приказа об этом. Даем рекомендации, как оформить изменение приказа о приеме на работу и каким образом отменить приказ об увольнении по соглашению сторон. Узнаете и об отмене приказа об увольнении по решению суда. Получите готовые образцы разных приказов и соглашений, а также отдельные формулировки для них, которые понадобятся в сложных ситуациях.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.