Каким образом кодируется информация о рабочем времени в табеле, зачем нужны дополнительные коды, как их ввести. Как отразить вахтовый цикл и работу по суточным графикам, сверхурочные и ночные часы, труд в нерабочие праздничные, выходные и предпраздничные дни, отпуска, отгулы, сокращенное и неполное рабочее время, дополнительные выходные дни. Особенности отражения неявок на работу и периода приостановки действия трудового договора. Показываем образцы заполнения табеля.
Табель учета рабочего времени показывает не только количество фактически отработанных каждым работником часов, но и другую информацию, в частности:
-
время выполнения работы (в дневное или ночное время, в рамках нормы или свыше нее);
- установленный работнику режим рабочего времени (неполное или сокращенное время);
-
причины, по которым работник отсутствовал на рабочем месте.
Вся эта информация содержится в специальных кодах (условных обозначениях). Однако набор кодов в унифицированных формах табеля (напомним, что их разработали более 20 лет назад 1) уже давно не позволяет отражать все современные рабочие ситуации. Поэтому работодатели вправе:
- либо разработать свои коды для всех возможных ситуаций и вести табель по своей форме,
- либо добавить в унифицированную форму недостающие (для бюджетной сферы доступен только этот способ).
В любом случае введение новых кодов требует корректировки программного обеспечения (ПО). Программа расчета заработной платы должна понимать:
- оплачивается ли период, отмеченный этим кодом, и в каком размере;
- входит ли данный период в стаж для оплачиваемого ежегодного отпуска;
- включается ли этот период (и, соответственно, начисления за эти дни) в расчетный период для определения среднего заработка.
Новые (дополнительные) коды можно:
-
ввести в действие приказом (см. Пример 1) или
-
зафиксировать в учетной политике либо в ином локальном нормативном акте (ЛНА).
Выбор варианта зависит от того, каким документом была утверждена форма табеля. Напомним, что формы первичных учетных документов (к которым принадлежит и табель) работодатель обязан утвердить независимо от того, разработал он их сам или применяет унифицированные формы в неизменном виде.
Обратите внимание: недостаточно просто придумать новый код. В приказе или соответствующем ЛНА нужно указать также:
- размер оплаты дней (часов) по этому коду;
- включается ли этот период в стаж, дающий право на ежегодный отпуск, и в расчетный период для определения среднего заработка.
В настоящее время многие компании автоматизировали процесс расчета заработной платы. Поэтому неверные коды или некорректная настройка ПО могут приводить к ошибкам в начислениях. А это прямой путь к конфликтам с работниками (они-то хорошо умеют считать свои деньги) и штрафам, если при проверке выяснится, что какие-то выплаты не начислялись.
Коды, которые могут пригодиться
Разберем на примерах, как правильно кодировать в табеле отработанные в разных случаях часы и периоды отсутствия на работе.
Отражение в табеле сверхурочной, ночной работы и в праздники
Обозначений, которыми кодируют фактически отработанные часы, много. Но начинающие или неопытные «табельщики» зачастую ставят только один код: «Я» (расшифровывая его, как «явка»). На самом деле код «Я» означает продолжительность работы в дневное время. Есть еще коды:
-
«Н» – работа в ночное время и
-
«С» – продолжительность сверхурочной работы.
И такие часы оплачиваются в повышенном размере.
Пример 1. Приказ о введении новых кодов в табель учета рабочего времени
Пример 2. Отражение в табеле учета рабочего времени работы в ночное время и в нерабочий праздничный день
Работник работает в должности администратора с 12:00 до 24:00 (с часовым перерывом на обед) по графику «2/2».
В табеле нужно разделить ночные и дневные часы, применив двойной код «Я/Н»:
- кодом «Я» обозначают 9 часов, отработанных работником с 12:00 до 22:00,
- кодом «Н» – 2 ночных часа (с 22:00 до 24:00) (см. заливку и «1» в Продолжении Примера 2 на стр. 33).
По окончании месяца ночные часы выделяют в специальном столбце (см. «3»).
Обратите внимание: 08.03.2026 – нерабочий праздничный день. У администратора этот день по графику рабочий, поэтому отработанные в праздник часы стоят под кодом «РВ» (работа в выходной или нерабочий праздничный день, см. «2»). Такие часы тоже выносим в отдельный столбец в конце месяца (см. «4»).
