Навигатор тем:
Войти или зарегистрироваться
Навигатор тем:
  1. Главная
  2. Кадровая служба
  3. Делопроизводство в кадровой службе

Аудит работы с персональными данными

0
Журнал «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» № 7 / 2021
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Изменения в законодательстве о персональных данных – повод провести аудит и актуализацию работы с персональными данными в организации. Какие приказы и ЛНА необходимо проверить? Формы каких документов утвердить? Приводим пример из практики работы с личными делами сотрудников с учетом защиты персональных данных. Рассказываем, кого стоит знакомить с личными делами, как это организовать и документировать; как хранить часть документов о работнике вне личного дела (чтобы после увольнения не изымать из него лишнее перед сдачей в архив); сколько и как хранить уведомления и согласия на обработку персданных.

Повод для аудита

Соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» 1 обеспечивается комплексом организационных и технологических мероприятий. В реализации организационных мер активную роль играет отдел кадров. В связи со вступлением в силу с 1 марта 2021 года изменений в Закон № 152‑ФЗ необходимо провести аудит системы работы с персональными данными в организации.

Связанный материал
Согласие на распространение персональных данных: новые требования
№ 06 / 2021

См. статью «Согласие на распространение персональных данных: новые требования» в № 6’ 2021

Во-первых, вместе с руководителем организации необходимо проверить актуальность приказа о назначении ответственного за организацию работы с персональными данными, поставить его на контроль по сроку действия (с напоминанием один раз в полгода о поддержании приказа в актуальном состоянии при смене персоналий). Таким ответственным назначается, как правило, заместитель руководителя организации, и в случае его смены необходимо будет издание нового приказа.

Во-вторых, совместно с экспертной комиссией организации по работе с конфиденциальной информацией и документами (образуется, как правило, в крупных организациях) надо решить вопрос:

  • о включении в Перечень конфиденциальной информации и документов конкретного списка обрабатываемых и распространяемых (с согласия работников) персональных данных (включая биометрические, особенно личные фото) или
  • о разработке в плановом порядке отдельного Перечня персональных данных, в котором необходимо закрепить категории и конкретный список персональных данных, обработку которых работник разрешает (путем оформления согласия) или обработка которых запрещена (с указанием срока действия).

Далее на основе Перечня и с учетом положений о структурных подразделениях (отделах и пр.) и должностных инструкций, которые также подлежат регулярному обновлению, необходимо проверить актуальность приказа о назначении ответственных за обработку персональных данных работников организации. В такой приказ включаются:

  • кроме сотрудников кадровой службы,
  • бухгалтерии и
  • службы делопроизводства
  • еще и руководители структурных подразделений,
  • а при необходимости – ​их заместители и секретари подразделений, т. к. они тоже должны получить права доступа к персональным данным работников своих подразделений, о чем работники должны быть уведомлены.

В связи с функциями кадровой службы, бухгалтерии и ИТ-отдела рекомендуем проверить актуальность приказа об утверждении мест хранения материальных носителей персональных данных и соответствующих ответственных за хранение.

Изменения в Закон № 152‑ФЗ – ​хороший повод проверить актуальность действующих в организации локальных нормативных актов об обработке и защите персональных данных:

  • начиная с обязательно публикуемой на сайте Политики обработки и защиты персональных данных, в которой заявляются обязательства оператора,
  • и заканчивая Правилами формирования и ведения личных дел, которыми руководствуется кадровая...

Вы видите начало этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 700 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail
доступ
к Базе знаний

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

доступ
к Базе знаний

Рекомендовано для вас

Что ждет работодателей в 2026 году?

Кадровая служба
№ 01 / 2026
Актуальное интервью

В начале года редакция журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» традиционно побеседовала с экспертами, чтобы обобщить, чем удивил прошлый, 2025 год и что стоит ожидать в 2026 году. Узнаете, почему кадровик в текущих условиях – один из самых важных специалистов, защищающих компанию от финансовых и репутационных рисков, помогающих оптимизировать издержки и превращающих кадровую политику в конкурентное преимущество. Рассказываем о последних изменениях в трудовом законодательстве и судебной практике, а также об инспекционных проверках / профилактических визитах. Говорим о состоянии рынка труда в целом, борьбе государства с теневой занятостью и интересе соискателей к стабильным компаниям. Выясняем, почему защита персональных данных, ведение воинского учета и иностранные работники – наиболее важные направления кадровой политики на ближайшую перспективу.

Трудовые и связанные с ними отношения в микропредприятии

Кадровая служба
№ 12 / 2025
Правовое обеспечение деятельности

Автор разбирает в деталях трудовые и связанные с ними отношения в микропредприятиях (кадровый учет, утверждение ЛНА, специальную оценку условий труда, статотчетность и пр.), которые имеют свою специфику. Узнаете также, каким критериям должны соответствовать организации и ИП, чтобы относиться к микропредприятиям, какие документы в таком случае они должны иметь и какими льготами по сравнению с другими представителями малого бизнеса могут пользоваться. В статье есть готовые образцы приказа об отказе от применения ЛНА, а также трудового договора, составленного на основе типовой формы.

Ирина Куролес
юрист по трудовому праву, член АЮР

Что нужно учитывать при составлении номенклатуры дел

Кадровая служба
№ 01 / 2026
Делопроизводство в кадровой службе

Номенклатура дел утверждается в конце года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Все структурные подразделения, в том числе отдел кадров, составляют свои номенклатуры, а потом на их основе оформляется сводная номенклатура по всей организации. В редакцию журнала пришло множество вопросов, касающихся составления и ведения этого документа, которые мы рассмотрели. Например, кто может не утверждать номенклатуру? Какую форму следует использовать? Какие заголовки дел и наименования разделов использовать? В какой последовательности располагать заголовки? Каков порядок их исправления? Как правильно индексировать дела? Можно ли предусмотреть резервные номера? Каким образом отражать сроки хранения в номенклатуре дел? Как ссылаться на статьи со сроками хранения документов и на другие нормативные акты, решения экспертной комиссии организации, установившие сроки хранения? Какие записи надо сделать в номенклатуре дел по окончании делопроизводственного года?

Валентина Андреева
профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российского государственного университета правосудия, к.и.н.

Топ-10 обязанностей операторов персональных данных

Кадровая служба
№ 10 / 2025
Кадровая служба с нуля

Новые положения об административной ответственности в сфере обработки персональных данных действуют уже более 4 месяцев. Увеличенные размеры штрафов напугали предпринимателей, многие задумались о своих обязанностях, перечень которых, кстати, не изменился. В статье последовательно разбираем основные обязанности, которые есть у каждого оператора персональных данных, с учетом уже сложившейся правоприменительной практики. В частности, касаемся назначения ответственного лица, разработки специальных ЛНА, внутреннего контроля, обучения работников, оценки вреда, утверждения перечня лиц, которые имеют доступ к персональным данным, и пр.

Алина Мартянова
ведущий юрист Правовой фирмы «ВЕД»

Тонкости ознакомления с кадровыми документами

Кадровая служба
№ 11 / 2014
Кадровая служба с нуля

Работодатель при приеме сотрудника на работу, еще до заключения трудового договора, должен ознакомить его с основными документами, связанными с его работой. Помимо локальных нормативных актов имеется ряд документов, с которыми также следует ознакомить сотрудников, но уже после заключения трудового договора – в процессе работы в организации. Посмотрим, что это за документы, каким способом можно организовать ознакомление и в какие сроки, а также кто будет нести ответственность в случае несоблюдения этой обязанности.

Ирина Куролес
заместитель генерального директора по правовым вопросам ООО «АсВи-групп», член Ассоциации юристов России

Можно ли обязать держать зарплату в тайне?

Кадровая служба
№ 08 / 2020
Правовое обеспечение деятельности

Имеет ли право работодатель обязать сотрудника не разглашать информацию о своей заработной плате или об оплате труда иных сотрудников? Относится ли эта информация к персональным данным или коммерческой тайне? На всех ли сотрудников можно возложить обязанность по неразглашению? Как правильно прописать это в документах? Какая ответственность может быть предусмотрена за разглашение? Имеет ли право работодатель предоставить информацию о зарплате сотрудника третьим лицам (например, супруге работника)? Ответим на эти вопросы, учитывая требования законодательства и судебную практику, а также дадим свои рекомендации и образцы документов, которые готовы к использованию на практике.

Елена Грозовская
адвокат Адвокатской палаты Саратовской области

Какие данные являются персональными: позиция суда

Кадровая служба
№ 05 / 2021
Правовое обеспечение деятельности

Перечень информации, которая может быть персональной, является открытым. В законе он четко не поименован. Поэтому определять, относятся ли какие-то сведения к персональным данным конкретного лица, необходимо индивидуально. Организации обрабатывают данные не только сотрудников, но и клиентов, партнеров и пр. Когда фото и видео, номер телефона, сетевые идентификаторы, зарплата и условия работы, профессия и образование будут персональными, зависит от ситуации. Мы проанализировали судебную практику, чтобы разобраться в нюансах. Ведь полезно знать не только об ответственности работодателя, но и ситуациях, когда нарушается закон в отношении вас как субъекта персданных, а также сотрудников или клиентов вашей организации, если вы размещаете какую-то информацию в открытом доступе.

Александр Бычков
директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»

Что ждет работодателей в 2026 году?

Кадровая служба
№ 01 / 2026
Актуальное интервью

В начале года редакция журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» традиционно побеседовала с экспертами, чтобы обобщить, чем удивил прошлый, 2025 год и что стоит ожидать в 2026 году. Узнаете, почему кадровик в текущих условиях – один из самых важных специалистов, защищающих компанию от финансовых и репутационных рисков, помогающих оптимизировать издержки и превращающих кадровую политику в конкурентное преимущество. Рассказываем о последних изменениях в трудовом законодательстве и судебной практике, а также об инспекционных проверках / профилактических визитах. Говорим о состоянии рынка труда в целом, борьбе государства с теневой занятостью и интересе соискателей к стабильным компаниям. Выясняем, почему защита персональных данных, ведение воинского учета и иностранные работники – наиболее важные направления кадровой политики на ближайшую перспективу.