Закон об архивном деле установил сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака. Завершенные делопроизводством до 2003 года документы следует хранить 75 лет, а завершенные после 2003 года – 50 лет. Как не ошибиться с определением срока документа? Есть ли документы, на которые это правило не распространяется? Что означают «запретные даты»? И какие периоды подпадают под них? За какие годы уничтожать документы не следует? Когда кадровый документ будет считаться завершенным делопроизводством? Дадим ответы на эти и другие практические вопросы.
Поводом для написания статьи стали вопросы читателей.
Вопрос в тему
Как определить ценность документов, если истек срок хранения с 1946 года? А раз есть ценность, то нужно в НСА прописывать. На что нужно обратить внимание при ЭЦД документов 1946 года? Имеются документы: личные карточки и расчетные ведомости за 1946 год.
Как определить, какие документы относятся к документам по личному составу? В профильном законе, регулирующем архивную деятельность, есть прямой ответ:
Фрагмент документа
Статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон об архивном деле)
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:
…3) документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем…
Такие документы включены в основном в разделы 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение» Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 1.
Фрагмент документа
Статья 22.1 «Сроки хранения документов по личному составу» Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
1. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
2. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет.
3. По истечении сроков хранения, указанных в частях 1 и 2 настоящей статьи, документы по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности документов.
4. Положения, предусмотренные частями 1 и 2 настоящей статьи, не распространяются на документы по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения.
5. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения.
Части 1 и 2 ст. 22.1 Закона об архивном деле установили сроки хранения документов по личному составу с учетом хронологического признака:
- завершенные делопроизводством до 2003 года – хранить 75 лет,
- завершенные делопроизводством после 2003 года – 50 лет.
Эти положения не распространяются:
- на документы, имеющие иной (не 50 / 75-летний) срок хранения в Перечнях документов (см. Пример);
- на документы по личному составу государственных служащих, не являющихся гражданскими государственными служащими. Сроки хранения на документы по личному составу данной категории лиц остались 75 лет.
Для наглядности далее приведем несколько статей из раздела 8 «Кадровое обеспечение» Переченя УД, отметив «1» указанные там сроки 50 / 75 лет, которые в каждом конкретном случае и должны определяться как 50 или 75 лет согласно ст. 22.1 Закона об архивном деле в зависимости:
- от года завершения делопроизводством и
- прохождения госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой.
При этом гораздо больше документов в Перечне УД имеет меньший срок хранения (во взятом фрагменте отметили их «2») – на них правило 50 / 75 лет из ст. 22.1 Закона об архивном деле не распространяется. В первоначальной редакции этой статьи данной оговорки не было и специалисты недоумевали: ведь не могут же все кадровые документы храниться 50 или 75 лет! После корректировки формулировок Закона данное уточнение появилось там, а заодно и в новом Перечне УД (который был принят в 2019 г. взамен предыдущего 2010 г.) в сноске номер 3, где теперь перечисляются положения ст. 22.1 Закона об архивном деле.
В соответствии с ч. 2 ст. 21.1 Закона об архивном деле «сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством».
Таким образом, срок хранения документов по личному составу (приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела, карточки по форме Т-2), завершенных делопроизводством с 1946 года (как указано в вопросе читателя) и до 2003 года, составляет 75 лет. К сроку хранения таких видов документов, как лицевые счета (карточки по заработной плате), личные дела,...
