Top.Mail.Ru
Анализируем частые ошибки в деловой документации, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. В частности, затрагиваем такие вопросы: когда указывать букву «г.» перед наименованием города, как писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты, периоды, давать ссылки, оформлять абзацы, использовать прописную или строчную буквы в обращениях «вы», «ваш» и пр.

Буква «г.» перед названием города

Надо ли ставить букву «г.» (сокращение от полного слова «город») перед названием таких городов, как Москва и Нижний Новгород?

Сокращение «г.» не ставится перед городами федерального значения Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, а также не указывается для городов, в названии которых уже есть слово «город» / «град»: Новгород, Белгород, Калининград и т.д. Это правило относится к оформлению реквизита «место издания документа» 1. Такого же правила надо придерживаться и в тексте документа.

Пример 1. Сокращение «г.» в названии города

Числа и физические величины

Существует 3 способа оформления числительных: буквенный, цифровой и смешанный.

Буквенная (словесная) форма рекомендуется при написании однозначных количественных числительных, кроме указания их при единицах физических и денежных единиц.

Пример 2. Однозначные количественные числительные

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) – она сочетает цифры с сокращениями «тыс.», «млн», «млрд», например: 200 тыс., 10 млрд, 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт·ч., 30 млрд руб.

Обратите внимание: после некоторых сокращений точка ставится, а после других нет: «тыс.», «млн», «млрд», «трлн».

Цифровой способ чаще всего используется для написания многозначных чисел, при указании дат и при оформлении количественных числительных в таблицах, схемах, диаграммах, формулах и т.п.

Согласно Справочнику издателя и автора многозначные числа делятся пробелами на группы, по 3 цифры справа налево, точку в пробелах между цифровыми группами ставить запрещается 2.

Пример 3. Многозначные числа должны быть с пробелами между тройками цифр

Для вставки неразрывного пробела вместо одной клавиши «Пробел» нужно нажать комбинацию клавиш «Ctrl»+»Shift»+«Пробел».

Числа в графах таблиц желательно проставлять так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю, и в графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин 3. Если числовые значения величин указываются с определенной степенью точности, то в ряду значений делают выравнивание числа знаков после запятой 4.

Пример 4. Числа в графе таблицы

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих год, номер (после знака «№»), в числах обозначений марок машин и механизмов, нормативных документов – надо точно воспроизводить первоначальный порядок цифр без добавления своих пробелов.

Когда числительному нужно наращение окончания

Стоит обратить внимание на то, что запись порядковых числительных отличается от записи количественных.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (буквенно-падежным окончанием). Если последней букве числительного предшествует гласный звук, то наращение будет однобуквенным, если согласный – то...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Телеграмма как способ уведомления работника

В работе кадровых специалистов то и дело встречаются ситуации, когда необходимо о чем-то срочно официально уведомить работника. Иногда традиционные способы (письмо, звонок по телефону и пр.) не подходят, тогда в ход идут телефонограмма (о которой мы раньше писали на страницах журнала) и телеграмма (о ней поговорим на этот раз). Расскажем, как ее правильно оформить, какие требования к процедуре отправки надо соблюсти. В какой срок ее доставят и какими подтверждающими ее отправку и доставку документами следует заручиться.

Отказ принять заявление от работника: просчитываем последствия

Разбираем, кому и каким образом должен передать заявление работник в различных ситуациях, чтобы оно считалось поданным надлежащим образом. Как сотрудники обычно доказывают получение документа работодателем в случае конфликтных ситуаций. Узнаете среди прочего, как суд посмотрит на увольнение за прогул работника, который согласовал себе отгул с непосредственным руководителем и сумел это доказать; отзыв заявления об увольнении посредством электронной почты. А также каким образом распределяется бремя доказывания в споре о прогуле, когда работник утверждает, что подавал заявление об отпуске за свой счет.

5 вопросов об оформлении текста приказа

Мы разобрали вопросы от читателей по оформлению текста приказа. В частности, ответили на следующие: как писать слово «приказываю»? как формулировать преамбулу и можно ли излагать ее в повествовательной форме? как дать поручение конкретному лицу? в каком падеже писать Ф.И.О. и должность? как сформулировать пункт о контроле? можно ли руководителю расписаться не только на приказе, но и на приложениях, которые он утвердил?

Как создать «умный» бланк документа в MS Word

«Умный» бланк документа, созданный при помощи шаблонов документов в MS Word версии 2010 и 2016, облегчит работу кадровику. Он поможет оптимизировать работу с документами, включая подготовку и оформление. Не нужно вспоминать правила оформления реквизитов, подглядывать в старые документы или в ГОСТ. Бланк позволит закрепить зоны расположения реквизитов; задать им форматирование; заложить подсказки и примеры оформления реквизитов в сам бланк; защитить от редактирования неизменные реквизиты и от удаления исполнителями обязательные реквизиты документа; задать правильную нумерацию страниц; включить закладки для определения координат отметки об электронной подписи и штампа с датой и регистрационным номером документа, присваиваемых в СЭД. Покажем на примере письма. Но эти рекомендации можно использовать и для уведомления, требования, приказа и пр.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Как изменится оформление документов по новому ГОСТ

С 1 июля вступил в силу новый ГОСТ с требованиями к оформлению документов. Выясним, как изменились состав реквизитов на приказах и их оформление. В частности: инициалов имени и отчества при адресации документа должностному лицу; адресов электронной почты или номеров телефона / факса в реквизите «адрес»; этикетных фраз; отметок о приложении; реквизита «подпись» при подписании документа лицом, исполняющим обязанности, а также заверении копии документа.