Анализируем частые ошибки в деловой документации, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. В частности, затрагиваем такие вопросы: когда указывать букву «г.» перед наименованием города, как писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты, периоды, давать ссылки, оформлять абзацы, использовать прописную или строчную буквы в обращениях «вы», «ваш» и пр.
Буква «г.» перед названием города
Надо ли ставить букву «г.» (сокращение от полного слова «город») перед названием таких городов, как Москва и Нижний Новгород?
Сокращение «г.» не ставится перед городами федерального значения Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, а также не указывается для городов, в названии которых уже есть слово «город» / «град»: Новгород, Белгород, Калининград и т.д. Это правило относится к оформлению реквизита «место издания документа» 1. Такого же правила надо придерживаться и в тексте документа.
Пример 1. Сокращение «г.» в названии города
Числа и физические величины
Существует 3 способа оформления числительных: буквенный, цифровой и смешанный.
Буквенная (словесная) форма рекомендуется при написании однозначных количественных числительных, кроме указания их при единицах физических и денежных единиц.
Пример 2. Однозначные количественные числительные
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) – она сочетает цифры с сокращениями «тыс.», «млн», «млрд», например: 200 тыс., 10 млрд, 12 млн.
Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт·ч., 30 млрд руб.
Обратите внимание: после некоторых сокращений точка ставится, а после других нет: «тыс.», «млн», «млрд», «трлн».
Цифровой способ чаще всего используется для написания многозначных чисел, при указании дат и при оформлении количественных числительных в таблицах, схемах, диаграммах, формулах и т.п.
Согласно Справочнику издателя и автора многозначные числа делятся пробелами на группы, по 3 цифры справа налево, точку в пробелах между цифровыми группами ставить запрещается 2.
Пример 3. Многозначные числа должны быть с пробелами между тройками цифр
Для вставки неразрывного пробела вместо одной клавиши «Пробел» нужно нажать комбинацию клавиш «Ctrl»+»Shift»+«Пробел».
Числа в графах таблиц желательно проставлять так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю, и в графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин 3. Если числовые значения величин указываются с определенной степенью точности, то в ряду значений делают выравнивание числа знаков после запятой 4.
Пример 4. Числа в графе таблицы
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих год, номер (после знака «№»), в числах обозначений марок машин и механизмов, нормативных документов – надо точно воспроизводить первоначальный порядок цифр без добавления своих пробелов.
Когда числительному нужно наращение окончания
Стоит обратить внимание на то, что запись порядковых числительных отличается от записи количественных.
Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (буквенно-падежным окончанием). Если последней букве числительного предшествует гласный звук, то наращение будет однобуквенным, если согласный – то...
