Top.Mail.Ru
Анализируем частые ошибки в деловой документации, опираясь на ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Методические рекомендации по его применению. В частности, затрагиваем такие вопросы: когда указывать букву «г.» перед наименованием города, как писать многозначные числа и физические величины, порядковые числительные, даты, периоды, давать ссылки, оформлять абзацы, использовать прописную или строчную буквы в обращениях «вы», «ваш» и пр.

Буква «г.» перед названием города

Надо ли ставить букву «г.» (сокращение от полного слова «город») перед названием таких городов, как Москва и Нижний Новгород?

Сокращение «г.» не ставится перед городами федерального значения Москва, Санкт-Петербург, Севастополь, а также не указывается для городов, в названии которых уже есть слово «город» / «град»: Новгород, Белгород, Калининград и т.д. Это правило относится к оформлению реквизита «место издания документа» 1. Такого же правила надо придерживаться и в тексте документа.

Пример 1. Сокращение «г.» в названии города

Числа и физические величины

Существует 3 способа оформления числительных: буквенный, цифровой и смешанный.

Буквенная (словесная) форма рекомендуется при написании однозначных количественных числительных, кроме указания их при единицах физических и денежных единиц.

Пример 2. Однозначные количественные числительные

Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) – она сочетает цифры с сокращениями «тыс.», «млн», «млрд», например: 200 тыс., 10 млрд, 12 млн.

Это правило распространяется и на сочетание крупных круглых чисел с обозначениями единиц физических величин, денежных единиц: 20 млн км; 200 млрд кВт·ч., 30 млрд руб.

Обратите внимание: после некоторых сокращений точка ставится, а после других нет: «тыс.», «млн», «млрд», «трлн».

Цифровой способ чаще всего используется для написания многозначных чисел, при указании дат и при оформлении количественных числительных в таблицах, схемах, диаграммах, формулах и т.п.

Согласно Справочнику издателя и автора многозначные числа делятся пробелами на группы, по 3 цифры справа налево, точку в пробелах между цифровыми группами ставить запрещается 2.

Пример 3. Многозначные числа должны быть с пробелами между тройками цифр

Для вставки неразрывного пробела вместо одной клавиши «Пробел» нужно нажать комбинацию клавиш «Ctrl»+»Shift»+«Пробел».

Числа в графах таблиц желательно проставлять так, чтобы разряды чисел во всей графе были расположены один под другим, если они относятся к одному показателю, и в графе должно быть соблюдено одинаковое количество десятичных знаков для всех значений величин 3. Если числовые значения величин указываются с определенной степенью точности, то в ряду значений делают выравнивание числа знаков после запятой 4.

Пример 4. Числа в графе таблицы

Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих год, номер (после знака «№»), в числах обозначений марок машин и механизмов, нормативных документов – надо точно воспроизводить первоначальный порядок цифр без добавления своих пробелов.

Когда числительному нужно наращение окончания

Стоит обратить внимание на то, что запись порядковых числительных отличается от записи количественных.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (буквенно-падежным окончанием). Если последней букве числительного предшествует гласный звук, то наращение будет однобуквенным, если согласный – то...

Вы видите 20% этой статьи. Выберите свой вариант доступа

Купить эту статью
за 500 руб.
Подписаться на
журнал сейчас
Получать бесплатные
статьи на e-mail

Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:

  • его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
  • все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.

А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!

Рекомендовано для вас

Как знакомить работников с кадровыми приказами

Одна из будничных обязанностей кадровика – ​ознакомление работников с кадровыми документами. В частности, с приказами. Особенно доставляет хлопот, когда работника нет здесь и сейчас или он отказывается даже смотреть в сторону приказа. Ситуация осложняется тем, что в ТК РФ упоминаются только некоторые виды приказов (и распоряжений). А правила доведения их до сведения работника предусмотрены и вовсе в двух случаях. Как быть кадровику? Когда и при каких условиях можно оставить документ без ознакомительной подписи? Возможно ли вовсе отказаться от ознакомления работников с некоторыми видами приказов? Читайте, как правильно знакомить работников с приказами на бумаге и когда этим можно пренебречь. Пользуйтесь выверенными образцами записей на различных приказах об обстоятельствах невозможности ознакомить с документами работников под подпись, а также акта об отказе об ознакомлении.

Заполняем раздел об отпуске в личной карточке работника

Практики не рекомендуют отказываться от личных карточек работников, тем более что их теперь можно вести в электронном виде. В этих документах собрано много важных сведений о работниках, с их помощью удобно отслеживать некоторые изменения, например, касательно учета предоставленных отпусков. Рассматриваем подробно и с образцами заполнения личной карточки по госкомстатовской унифицированной форме № Т-2, как вносить записи в раздел VIII «Отпуск» в различных ситуациях, изменять или исправлять их.

Отправка документов работнику почтой

Как можно отправить документы работнику почтой? Когда это обязательно, а когда речь идет лишь о целесообразности? Какие виды отправлений бывают? Как подтвердить отправку, где хранить такие документы? Эти и другие практические вопросы мы рассматриваем в статье.

Когда документ не обязателен, но полезен

Кадровый документооборот идет в сторону упрощения. Если раньше требовалось как можно больше различных документов, то теперь их число сокращается, в частности речь идет о приказе о приеме на работу, ведении личной карточки работника, заполнении служебного задания в случае командировки и пр. Выясняем, когда лучше оставить эти документы в своем кадровом делопроизводстве, а когда от них можно отказаться.

Внутренние переводы: оформляем правильно

Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д. Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без. При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.

Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика

На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.

Как оформить приказ по новому ГОСТ

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – ​в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде. Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.

Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет

Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.